Mẫu phiếu lương cho từng nhân viên, bảng lương cá nhân Excel

1. Phiếu lương nhân viên, bảng lương cá nhân là gì?

- Phiếu lương (tên tiếng Anh là Payslip) là mẫu phiếu thể hiện được mức lương của người lao động hàng tháng. Phiếu chi lương tương tự như một loại văn bản ghi chép các thông tin chi tiết về số tiền lương mà người lao động được trả. Thông thường thì các thông tin đó sẽ được ghi nhận căn cứ theo tuần hoặc tháng tùy từng doanh nghiệp. Phiếu lương là một căn cứ giúp người người lao động có thể nắm rõ mức lương và các khoản chi phí khác (ghi rõ số tiền công nhận được, số tiền trừ cho thuế, bảo hiểm, các khoản phụ cấp và các khoản mục chi tiết khác về tiền lương trong một tháng) mà công ty dành cho mình. Đồng thời, nó còn giúp bộ phận nhân sự, kế toán theo dõi và kiểm soát được mức thu nhập tương ứng với chức danh, thâm niên của từng nhân viên. Từ đó họ có thể xây dựng các chính sách phúc lợi, đãi ngộ phù hợp từng người.

- Theo quy định tại khoản 3 Điều 95 Bộ Luật lao động năm 2019, khi thực hiện trả lương thì người sử dụng lao động phải có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động. Bảng lương được sử dụng để giúp bộ phận hành chính kế toán giải quyết vấn đề chi tiền lương cho nhân viên mỗi tháng. Nhằm đảm bảo được sự minh bạch trong quá trình chi trả tiền lương. Phiếu lương sẽ được gửi trước cho người lao động trước khi đi lương hoặc đi kèm trong ngày thanh toán tiền lương. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương (cụ thể là tạo lập phiếu chi lương, bảng lương, nảng lương cá nhân) cho người lao động. Trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương về việc làm thêm giờ, tiền lương về làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có). Như vậy, mỗi tháng, ngoài việc trả lương, người sử dụng lao động còn phải gửi kèm phiếu thanh toán lương chi tiết các khoản lương, thưởng… cho người lao động.

- Còn về bản chất phiếu lương nhân viên hay bảng lương cá nhân thì đều thể hiện tiền lương, các khoản phu cấp, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có). Các khoản phụ cấp có thể bao gồm: phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, ăn trưa, xăng xe, điện thoại, con nhỏ / nhà ở, tiền thâm niên, chuyên cần, … Các khoản bị trừ: ví dụ liên quan đến các khoản bắt buộc như đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân theo quy định nhà nước hoặc các khoản bị trừ như phạt lương do lý do cá nhân, các khoản quỹ cần đóng góp mà công ty đề ra.

- Bảng lương cá nhân là chứng từ cần thiết giúp người lao động nắm được các thông tin liên quan đến quyền và lợi ích mình được hưởng. Đây còn là căn cứ để người lao động tự kiểm tra đối chiếu số lượng mình nhận được có phù hợp với sức lao động mình bỏ ra hay không cũng như phù hợp với pháp luật quy định hay chưa. Còn đối với doanh nghiệp, lập phiếu lương giúp cho công tác quản trị thuận lợi hơn. Giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát tốt các vấn đề liên quan đến tiền lương cho người lao động. Trên cơ sở đó xác định được thực trạng tài chính để có những chính sách điều chỉnh tăng, giảm phù hợp. Tất nhiên việc điều chỉnh này cũng dựa trên các lợi ích, đóng góp của người lao động đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Bảng lương cá nhân thường được lưu trữ để làm căn cứ đánh giá thu nhập hằng năm của một nhân viên, từ đó mà doanh nghiệp có kế hoạch tăng lương phù hợp theo chế độ định kỳ.

- Trong phiếu lương sẽ có những thông tin của công ty, đơn vị tổ chức chi trả lương nhưng cần phải có các thông tin cơ bản sau:

• Các thông tin về doanh nghiệp: logo, tên công ty, địa chỉ, phòng ban.
• Ngày của phiếu lương.
• Đơn vị tiền sử dụng trong mẫu bảng lương.
• Thông tin người nhận lương gồm: Họ tên, phòng ban, ngày công, ngày nghỉ bù, ngày nghỉ không phép, ngày nghỉ được hưởng lương, số ngày nghỉ tính phép, ...
• Thông tin các khoản lương: Mức lương, lương cơ bản, lương hiệu quả, lương làm thêm.
• Thông tin người lập phiếu, con dấu và chữ ký của người thực hiện trách nhiệm chi trả lương.
• Thông tin phòng ban người sẽ giải quyết các vấn đề thắc mắc, khiếu nại của nhân viên.

- Đối với bảng lương sẽ liệt kê chi tiết các nội dung sau:

• Tên ngày tháng năm để chi trả lương cho người lao động.
• Mã số nhân viên: Tên nhân viên được mã hoá theo tên gọi hoặc số thứ tự. Tuy nhiên để có bảng mã nhân viên thì trước đó bạn cần lập một danh sách. Bảng danh mục nhân viên giúp bạn quản lý được toàn bộ hồ sơ về người lao động.
• Tên nhân sự: Họ và tên của người lao động được nhận lương từ công ty.
• Chức vụ: Vị trí công việc đang phụ trách.
• Lương cơ bản: Mức lương mà người lao động được hưởng / số ngày công hoặc công việc được giao khoán. Tại đây mức lương này chưa tính đến các khoản trừ và thưởng.
• Các khoản phụ cấp được hưởng.
• Ngày công / tháng: Số ngày nhân viên đó làm việc.
• Làm thêm giờ: Số thời gian người lao động làm việc ngoài giờ hành chính của công ty và được phép công nhận hợp lệ.
• Các khoản phải trừ: Tại mục này người lao động sẽ bị trừ một khoản tiền.
• Chữ ký xác nhận của người lao động và người lập phiếu.

>> Tham khảo: Mẫu phiếu lương bằng tiếng Anh, phiếu lương song ngữ mới nhất

2. Mẫu phiếu lương cho từng nhân viên, bảng lương cá nhân Excel.

Mẫu phiếu lương cho từng nhân viên, bảng lương cá nhân trên Excel được sử dụng rất rộng rãi vì tính tiện lợi, dễ sử dụng, dễ thống kê của nó. Các thông tin cơ bản cần có trên phiếu lương bảng lương Excel như sau:

• Thông tin doanh nghiệp gồm: Logo, Tên công ty, Phòng ban cấp văn bản, Địa chỉ.
• Tên phiếu.
• Ngày tháng cấp/xuất phiếu chi lương.
• Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong mẫu phiếu thanh toán trả lương.
• Thông tin người nhận phiếu chi lương như mã nhân viên, họ và tên, chức danh, phòng ban làm việc, lương đóng bảo hiểm xã hội, số ngày công làm việc thực tế, số ngày công tính lương, số ngày nghỉ không tính phép, số ngày nghỉ tính phép, số ngày nghỉ được hưởng lương.
• Thông tin về các khoản lương trong phiếu chi lương: Các khoản thu nhập của nhân viên gồm: lương chính; tổng phụ cấp; tiền lương trách nhiệm; tiền lương ăn trưa; tiền lương điện thoại; tiền lương xăng xe.
• Các khoản trừ vào lương như bảo hiểm bắt buộc; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; thuế thu nhập cá nhân; tạm ứng; tổng sổ tiền lương thực nhận (ghi bằng số và chữ).
• Chữ ký của người lập phiếu, chữ kí của người nhận tiền, chữ ký của kế toán thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.
• Thông tin phòng ban hoặc người sẽ giải quyết các vấn đề nếu nhân viên thắc mắc.

- Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp mẫu phiếu lương, bảng lương Excel năm 2023, quý khách hàng có thể tải xuống rồi chỉnh sửa theo nhu cầu và thông tin. Lưu ý: Phần nội dung thông tin là phần chúng tôi mô phỏng để quý khách hàng dễ dàng hình dung nội dung hơn.

Mẫu phiếu lương nhân viên năm 2023

Tổng số tiền lương thực nhận là: 8.467.671 đồng.

Bằng chữ: ....

Nếu có sai sót hoặc bất cứ thắc mắc nào nhân viên có liên quan vui lòng liên hệ Phòng Kế toán - Tổng hợp để được hỗ trợ. Xin chân thành cảm ơn./.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng liên hệ số Hotline 1900.6162 để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn!