Mục lục bài viết

1. Sổ địa chính

Sổ địa chính được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai.

Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 05 năm 2014 quy định về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành, được sửa đổi bởi Khoản 16 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT ngày 29 tháng 9 năm 2017 quy định về sổ địa chính đất đai như sau:Sổ địa chính được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai.

2. Mục đích sổ địa chính

Theo quy định về mẫu sổ địa chính, sổ mục kê đất, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai (Ban hành theo quyết định số 499/QĐ-ĐC ngày 27/7/ 1995 của Tổng cục Địa chính ) thì Sổ địa chính được lập nhằm đăng ký toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật.

Như vậy mục đích của sổ địa chính là lưu trữ thông tin về người sử dụng đất trên mảnh đất họ đang sử dụng và trước đó có sử dụng và ghi nhận kết quả đăng ký; làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý, giám sát và bảo hộ các quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc người được Nhà nước giao quyền quản lý đất theo quy định của Luật đất đai 2013.

3. Hình thức sổ địa chính

Nhiều người nhầm lẫn rằng sổ địa chính phải được tồn tại dưới dạng muốn cuốn sổ đúng nghĩa đen. Nhưng trên thực tế sổ địa chính được mã hóa thành dạng số. Thủ tướng cơ quan đăng ký đất đai sẽ có thẩm quyền duyệt, và duyệt bằng chữ ký điện tử. Chỉ có người kiểm soát và chịu trách nhiệm quản lý đất đai cao nhất mới có quyền thẩm định và phê duyệt hoạt động trong sổ địa chính.

Tất nhiên chữ ký điện tử sẽ được ứng dụng thay cho chữ ký thông thường. Hiện nay, sổ địa chính sẽ được thiết lập lưu trên cơ sở dữ liệu chính của địa phương. Quy định này được nêu rõ theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

4. Nội dung sổ địa chính

Nội dung sổ địa chính bao gồm các dữ liệu sau:

a) Dữ liệu về số hiệu, địa chỉ, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;

b) Dữ liệu về người sử dụng đất, người được Nhà nước giao quản lý đất;

c) Dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất;

d) Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất (gồm cả dữ liệu về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất);

đ) Dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất;

e) Dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất.

- Sổ địa chính được lập ở dạng số, được Thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính theo Mẫu số 01/ĐK ban hành kèm theo Thông tư này.

- Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, chưa có điều kiện lập Sổ địa chính (điện tử) theo quy định tại Thông tư này thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Đối với địa phương đã lập Sổ địa chính dạng giấy theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính thì tiếp tục cập nhật vào Sổ địa chính dạng giấy đang sử dụng; nội dung thông tin ghi vào sổ theo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Đối với địa phương chưa lập Sổ địa chính dạng giấy theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính thì Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm in trang Sổ địa chính (điện tử) chưa ký số ra dạng giấy để thực hiện ký, đóng dấu của Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phục vụ cho công tác quản lý thường xuyên.”

5. Thành phần hồ sơ địa chính

Tùy thuộc vào từng trường hợp mà thành phần của hồ sơ sẽ có một số khác biệt. Điều 4 Thông tư 24/2014 quy định về thành phần hồ sơ địa chính như sau:

- Đối với địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính

Được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;

+ Sổ địa chính;

+ Bản lưu Giấy chứng nhận.

- Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính

Gồm có:
+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai và Bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);

+ Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;

+ Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

6. Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính

Căn cứ vào Thông tư 24 năm 2014, cụ thể tại điều 7 chúng ta có thể xác định được 4 giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính.

- Dựa vào hồ sơ địa chính, người quản lý có thể xác minh được các quyền sở hữu đất đai và cả tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình/ doanh nghiệp. Đồng thời hồ sơ địa chính còn quy định rõ về nghĩa vụ của người đang sở hữu hoặc đang được nhà nước giao quyền quản lý sử dụng đất. Tất cả quyền và nghĩa vụ đã được pháp luật về đất đai quy định rõ và bắt buộc người sử dụng đất phải thực hiện đầy đủ.

- Dù hồ sơ địa chính tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào thì đều có giá trị pháp lý. Hiện nay có 02 dạng tồn tại chính đó là hồ sơ số (được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu về đất đai) và hồ sơ dạng giấy thông thường.

- Dù ở dạng tồn tại nào thì hồ sơ địa chính phải yêu cầu sự thống nhất về thông tin bên trong. Nếu phát hiện điểm chênh lệch, ngay lập tức phải lập hồ sơ kiểm tra lại các nguồn dữ liệu. Sau khi tìm ra được kết quả chính xác cuối cùng sẽ thực hiện chỉnh sửa lại cơ sở hồ sơ gốc.

- Nếu cơ quan chức năng muốn lập hồ sơ địa chính mới thì có thể dựa vào số liệu ở hồ sơ cũ để cập nhật thông tin.

Riêng đối với nội dung thứ 4 là làm lại hồ sơ mới cần tuân thủ đúng các quy định sau đây:

+ Thứ nhất, với trường hợp đã đổi giấy chứng nhận dựa vào sổ địa chính mới: Lúc này tất cả các thông tin sẽ căn cứ vào giấy chứng nhận mới nhất đã nhận được.

+ Thứ hai, chưa đổi được giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới: Lưu trữ lại các thông tin về diện tích đất, quyền hạn sử dụng đất như giấy chứng nhận đã cũ. Hoặc có điều chỉnh, tranh chấp sẽ thực hiện đổi theo bản đồ địa chính mới nhất.

7. Có tên trong sổ địa chính có đồng thời có quyền sử dụng đất không?

Căn cứ theo Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, quy định lập sổ địa chính. Hiện nay, trong các văn bản pháp lý về lĩnh vực đất đai không đưa ra định nghĩa về quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, có thể hiểu quyền sử dụng đất là tổng hợp các quyền và nghĩa vụ mà pháp luật cho phép người sử dụng đất được thực hiện trên phần diện tích đất nhất định. Và nhà nước công nhận quyền sử dụng đất của một cá nhân, tổ chức thông qua việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho họ.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 5 Điều 95 Luật đất đai 2013 thì người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện được quy định của Luật đất đai 2013, tức nếu ai có tên trong sổ địa chính thì người đó hoặc là người sử dụng đất hoặc chỉ là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nhưng không là người sử dụng đất hoặc vừa là người sử dụng đât vừa là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất. Tức có nghĩa việc có tên trong sổ địa chính không đồng thời là người có quyền sử dụng đất.

8. Mẫu sổ địa chính

SỔ ĐỊA CHÍNH (ĐIỆN TỬ)

PHẦN ĐĂNG KÝ THỬA ĐẤT

Chữ ký điện tử

I - Thửa đất

1.1 Số thửa:

1.2 Số tờ bản đồ:

1.3 Địa chỉ thửa đất:

1.4 Diện tích (m2):

1.5 Tài liệu đo đạc sử dụng:

II - Người sử dụng đất/Người được Nhà nước giao quản lý đất

2.1 Người thứ nhất

- Tên:

- Giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân:

- Địa chỉ:

2.2 Người thứ hai (ghi đối với trường hợp có nhiều người cùng sử dụng đất):

III - Quyền sử dụng đất/Quyền quản lý đất

3.1 Hình thức sử dụng:

3.2 Loại đất:

3.3 Thời hạn sử dụng:

3.4 Nguồn gốc sử dụng: Mã:

3.5 Nghĩa vụ tài chính:

3.6 Hạn chế sử dụng:

3.7 Quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề:

IV - Tài sản gắn liền với đất

4.1 Tài sản thứ nhất:

a) Đặc điểm của tài sản:

b) Chủ sở hữu:

Hình thức sở hữu:

Thời hạn sở hữu:

c) Chủ sở hữu thứ hai:

4.2 Tài sản thứ hai (ghi đối với trường hợp có nhiều tài sản):

V - Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất

5.1 Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: ngày …/…/…

5.2 Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: ngày …/…/…

5.3 Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu:

5.4 Giấy chứng nhận: Số seri: Số vào sổ cấp GCN:

5.5 Hồ sơ thủ tục đăng ký số:

VI - Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất

Thời điểm đăng ký Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý

SỔ ĐỊA CHÍNH (ĐIỆN TỬ)

PHẦN ĐĂNG KÝ CĂN HỘ, VĂN PHÒNG, CƠ SỞ DỊCH VỤ - THƯƠNG MẠI TRONG NHÀ CHUNG CƯ, NHÀ HỖN HỢP

Chữ ký điện tử

I - Tên tài sản:

II - Thuộc nhà chung cư:

III - Chủ sở hữu:

3.1 Chủ sở hữu thứ nhất:

- Tên:

- Giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân:

- Địa chỉ:

3.2 Chủ sở hữu thứ hai:

IV - Diện tích sàn căn hộ:

V - Hình thức sở hữu căn hộ:

VI - Hạng mục được sở hữu chung ngoài căn hộ:

VII - Thời hạn sở hữu:

VIII - Quyền sử dụng đất chung:

8.1 Số thứ tự thửa:

8.2 Số thứ tự tờ bản đồ:

8.3 Diện tích đất sử dụng chung:

IX - Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất 9.1 Thời điểm đăng ký lần đầu: ngày …/…/…

9.2 Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: ngày …/…/…

9.3 Giấy chứng nhận: Số seri:, Số vào sổ cấp GCN:

9.4 Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu: Hồ sơ đăng ký số:

X-Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất

Thời điểm đăng ký

Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng!