Mô tả công việc của kế toán bán hàng chuẩn nhất

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là một lĩnh vực trong kế toán mà tập trung vào các hoạt động liên quan đến quản lý và ghi nhận các giao dịch mua bán của một doanh nghiệp. Nó bao gồm việc ghi nhận và phân loại các khoản thu và chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý các khoản giảm giá và chiết khấu bán hàng, theo dõi các khoản phải thu và phải trả của khách hàng và nhà cung cấp, cũng như các hoạt động lưu trữ và quản lý các hóa đơn và tài liệu liên quan đến bán hàng.

Công việc của kế toán bán hàng còn liên quan đến việc chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận và khoản phải thu, để giúp cho các nhà quản lý và các bộ phận khác của doanh nghiệp có thông tin chính xác về tình hình kinh doanh của công ty. Kế toán bán hàng còn có nhiệm vụ đưa ra các khuyến nghị và giải pháp để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng doanh số bán hàng.

2. Mô tả công việc của kế toán bán hàng chi tiết nhất

2.1. Các công việc liên quan đến hóa đơn bán hàng

Các công việc liên quan đến hóa đơn bán hàng của kế toán bán hàng bao gồm như sau:

• Lập hóa đơn GTGT, hoá đơn bán hàng: Kế toán bán hàng phải lập và cập nhật thông tin chi tiết trên hoá đơn, bao gồm số lượng sản phẩm, đơn giá, thuế GTGT và giá trị đơn hàng.
• Cập nhật ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày: Kế toán bán hàng phải thường xuyên cập nhật và phản ánh thông tin về việc xuất nhập hàng, số lượng sản phẩm, giá cả, khách hàng, đơn vị giao hàng và địa điểm giao hàng.
• Tập hợp các hóa đơn bán hàng: Kế toán bán hàng phải tập hợp và kiểm tra các hóa đơn bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
• Cuối ngày vào bảng kê chi tiết các hoá đơn bán hàng: Kế toán bán hàng phải tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT (nếu có) trong ngày và cập nhật vào bảng kê chi tiết các hoá đơn bán hàng.
• Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra: Kế toán bán hàng phải tính toán và phản ánh chính xác giá trị doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng...).

2.2. Các công việc liên quan đến hợp đồng bán hàng

Các công việc liên quan đến hợp đồng bán hàng của kế toán bán hàng thường bao gồm các hoạt động sau:

• Chuẩn bị hợp đồng: Kế toán bán hàng thường tham gia trong việc chuẩn bị các hợp đồng bán hàng. Điều này bao gồm xem xét và đánh giá các điều khoản, điều kiện và các điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Kế toán cần đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện được ghi chính xác và phù hợp với quy định pháp luật và chính sách của công ty.
• Ghi chép hợp đồng: Kế toán bán hàng thường thực hiện việc ghi chép hợp đồng bán hàng vào hệ thống tài chính của công ty. Điều này bao gồm việc tạo mã số hợp đồng, nhập các thông tin liên quan và xác định các tài khoản tương ứng để phản ánh các khoản thu, nợ và các khoản chi phí liên quan đến hợp đồng.
• Xử lý thanh toán: Kế toán bán hàng theo dõi quá trình thanh toán của hợp đồng bán hàng. Khi khách hàng thanh toán, kế toán phải kiểm tra và xác nhận số tiền đã nhận, cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống tài chính và xử lý các giao dịch liên quan đến thu, nợ và chi phí.
• Kiểm tra hợp đồng: Kế toán bán hàng thường tham gia trong việc kiểm tra tính hợp lệ và hiệu lực của hợp đồng bán hàng. Điều này bao gồm việc xác nhận rằng các điều khoản và điều kiện đã được thực hiện đúng theo hợp đồng và kiểm tra tính chính xác của các thông tin và số liệu liên quan đến hợp đồng.
• Báo cáo tài chính: Kế toán bán hàng thường có trách nhiệm tham gia trong việc lập báo cáo tài chính liên quan đến hợp đồng bán hàng. Điều này bao gồm việc tạo ra các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, các khoản thu và nợ từ hợp đồng, và các chỉ số tài chính khác liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Theo dõi công nợ: Kế toán bán hàng thường theo dõi công nợ của khách hàng từ hợp đồng bán hàng. Điều này bao gồm việc theo dõi các khoản thanh toán chưa được thu, các khoản nợ phải thu từ khách hàng và các khoản nợ phải trả đến nhà cung cấp. Kế toán cần cập nhật thông tin công nợ, phân loại và xử lý các khoản thu, nợ, cũng như quản lý quy trình thu hồi công nợ.
• Xử lý hoàn trả và đổi trả: Trong quá trình bán hàng, có thể xảy ra các trường hợp khách hàng yêu cầu hoàn trả hoặc đổi trả hàng hóa. Kế toán bán hàng phải tham gia trong việc xác nhận và xử lý các yêu cầu này. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin về hoàn trả và đổi trả vào hệ thống tài chính, kiểm tra tính chính xác và xử lý các khoản thu, nợ và chi phí liên quan.
• Phân tích hiệu quả kinh doanh: Kế toán bán hàng thường tham gia trong việc phân tích hiệu quả kinh doanh của các hợp đồng bán hàng. Điều này bao gồm đánh giá doanh thu, lợi nhuận, chi phí và lợi ích từ hợp đồng. Kế toán cần tạo ra các báo cáo, phân tích và dự báo để đưa ra quyết định kinh doanh và đề xuất cải tiến trong hoạt động bán hàng.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Kế toán bán hàng phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng bán hàng, bao gồm quy định về thuế, quy định hợp đồng và quy định về báo cáo tài chính. Kế toán cần nắm rõ và áp dụng các quy định này trong quá trình xử lý và báo cáo các hoạt động bán hàng.

2.3. Các công việc liên quan đến khách hàng 

Các công việc liên quan đến khách hàng của kế toán bán hàng bao gồm như sau:

• Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng: Kế toán bán hàng phải đảm bảo việc thu hồi tiền hàng từ khách hàng và quản lý tình trạng tiền hàng của các khách hàng đang nợ.
• Quản lý khách nợ: Kế toán bán hàng phải quản lý tình trạng nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.
• Theo dõi chi tiết theo từng khách hàng: Kế toán bán hàng phải theo dõi chi tiết các hoá đơn bán hàng, thu tiền và kiểm tra số tiền đã thanh toán của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
• Tổng hợp báo cáo về tình hình khách hàng: Kế toán bán hàng phải thường xuyên tổng hợp và báo cáo tình hình khách hàng, bao gồm danh sách khách hàng, số tiền khách nợ, thời hạn nợ và tình hình trả nợ để đưa ra các quyết định quản lý và điều hành kinh doanh phù hợp.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan: Kế toán bán hàng cần phối hợp với các bộ phận liên quan như bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán nợ, bộ phận kiểm soát nội bộ và bộ phận thanh toán để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin về khách hàng.

2.4. Các công việc liên quan đến hàng chiết khấu

Các công việc liên quan đến hàng chiết khấu của kế toán bán hàng bao gồm:

• Xác định các điều kiện và chiết khấu: Kế toán bán hàng phải xác định các điều kiện để khách hàng được hưởng chiết khấu, ví dụ như số lượng hàng mua, thời gian mua hàng, doanh số bán hàng, hình thức thanh toán...
• Tính toán chiết khấu: Kế toán bán hàng cần tính toán chiết khấu cho từng khách hàng theo các điều kiện đã xác định. Chiết khấu này có thể được tính dựa trên tổng giá trị hoá đơn bán hàng hoặc được tính riêng lẻ cho từng sản phẩm.
• Lập phiếu giảm giá: Sau khi tính toán chiết khấu, kế toán bán hàng cần lập phiếu giảm giá và ghi nhận số tiền chiết khấu đó. Phiếu giảm giá này sẽ được gửi tới khách hàng cùng với hoá đơn bán hàng để khách hàng có thể thanh toán đúng số tiền còn lại.
• Theo dõi số tiền chiết khấu: Kế toán bán hàng phải theo dõi số tiền chiết khấu đã được cấp cho từng khách hàng và đảm bảo tính chính xác của các giao dịch liên quan đến chiết khấu.
• Báo cáo và kiểm tra: Kế toán bán hàng cần báo cáo các số liệu về chiết khấu cho các bộ phận liên quan như bộ phận kế toán tổng hợp, bộ phận kế toán quản lý chi phí để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng cần kiểm tra và đối chiếu các số liệu liên quan đến chiết khấu để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.

2.5. Làm các báo cáo liên quan

Các công việc làm các báo cáo liên quan của kế toán bán hàng bao gồm:

• Báo cáo doanh số bán hàng: Báo cáo này thường được tạo ra hàng tháng hoặc hàng quý để cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, tổng thu nhập, chi phí bán hàng, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận. Báo cáo này cũng có thể chứa thông tin về tổng số lượng hàng hóa đã bán ra và các sản phẩm bán chạy nhất.
• Báo cáo theo dõi kho hàng: Báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho và hàng đã bán ra. Kế toán bán hàng cần đảm bảo rằng các mặt hàng được theo dõi đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Báo cáo chi phí bán hàng: Báo cáo này cung cấp thông tin về chi phí bán hàng bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí marketing, chi phí vận chuyển, chi phí trả cho nhân viên bán hàng và chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng khác. Kế toán bán hàng cần đảm bảo rằng chi phí bán hàng được kiểm soát và quản lý hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận.
• Báo cáo khách hàng: Báo cáo này cung cấp thông tin về khách hàng, bao gồm số lượng khách hàng, doanh số bán hàng của từng khách hàng, số tiền nợ khách hàng và số tiền đã thu được từ khách hàng. Kế toán bán hàng cần đảm bảo rằng thông tin về khách hàng được theo dõi đầy đủ và chính xác để giúp cho việc quản lý và tương tác với khách hàng trở nên hiệu quả hơn.
• Báo cáo thuế GTGT: Báo cáo này cung cấp thông tin về số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế. Kế toán bán hàng cần đảm bảo rằng số liệu liên quan đến thuế GTGT được theo dõi đầy đủ và chính xác để tránh phạt do không đúng thời hạn hoặc không đúng số tiền.

2.6. Một số các công việc khác của kế toán bán hàng

Ngoài các công việc đã liệt kê ở trên, kế toán bán hàng còn có một số công việc khác như sau:

• Làm thẻ VIP khách hàng: Nếu công ty có chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết hoặc thường xuyên mua hàng, kế toán bán hàng sẽ thực hiện việc làm thẻ VIP và quản lý thông tin khách hàng tham gia chương trình ưu đãi này.
• Tư vấn, chăm sóc khách hàng: Kế toán bán hàng có thể phải tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của công ty và giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng như gửi thư cảm ơn, gọi điện hỏi thăm và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
• Đốc thúc công nợ của khách hàng: Kế toán bán hàng thường xuyên liên hệ với khách hàng để nhắc nhở và đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn.
• Cập nhật giá cả, sản phẩm mới: Kế toán bán hàng thường xuyên cập nhật giá cả của sản phẩm, dịch vụ của công ty và giới thiệu các sản phẩm mới đến khách hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng, sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty: Kế toán bán hàng phải đảm bảo việc quản lý thông tin khách hàng, sổ sách và chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty được đầy đủ, chính xác và được lưu trữ đúng quy định.

3. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng

• Có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty;
• Có khả năng tìm kiếm và xử lý thông tin, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh;
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán và các công cụ khác để quản lý thông tin bán hàng;
• Có khả năng làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm;
• Được đào tạo về quy trình kế toán, thuế và pháp luật liên quan đến doanh nghiệp;
• Có kỹ năng giao tiếp và thuyết phục để đàm phán với khách hàng và đối tác

>> Xem thêm: Bản mô tả công việc của Nhân viên bán hàng mới nhất