Một số quy định mới về chứng thực

1. Thế nào là hoạt động chứng thực?

Hiện nay, chúng ta có thể nhận thấy rằng đối với một số loại hồ sơ và thủ tục, việc chứng thực theo quy định là bắt buộc. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997, chúng ta có thể định nghĩa chứng thực theo góc độ ngôn ngữ như sau: Chứng thực là việc xác nhận rằng một điều gì đó là đúng và có tính chất chứng cứ. Đây có thể là việc chứng thực lời khai, xác nhận tính chính xác, hoặc sự chứng thực của các sự việc trong thực tế.

Phạm vi của khái niệm "chứng thực" không được định rõ trong pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, thông qua các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chúng ta có thể hiểu "chứng thực" là quá trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các yêu cầu, giao dịch dân sự do người có yêu cầu chứng thực thực hiện. Hoạt động chứng thực sẽ không đề cập đến nội dung, mà tập trung chủ yếu vào khía cạnh hình thức và tính thực tế.

Hoạt động chứng thực bao gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Một số quy định mới về chứng thực

Vào ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP nhằm quy định chi tiết và hướng dẫn việc thực hiện một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ liên quan đến cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thông tư này sẽ có hiệu lực chính thức từ ngày 20/4/2020 và thay thế cho Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 do Bộ Tư pháp ban hành trước đây.

Thông tư số 01/2020/TT-BTP mang đến nhiều điểm mới so với Thông tư số 20/2015/TT-BTP, cụ thể như sau:

(1) Vấn đề giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật

Về vấn đề này, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa đề cập cụ thể về quy trình khắc phục khi phát hiện việc chứng thực không đúng quy định, dẫn đến sự rối loạn trong việc thực hiện chứng thực. Để đảm bảo quy trình thống nhất trong xử lý văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã rõ ràng quy định: Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này sẽ không có giá trị pháp lý; đồng thời quy định thẩm quyền của cơ quan ban hành để hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản này.

(2) Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Điều 8 của Thông tư quy định về trách nhiệm của bộ phận tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch, người tiếp nhận hồ sơ (bao gồm công chức của Phòng Tư pháp và công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ và đảm bảo tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải đảm bảo rằng người yêu cầu chứng thực chữ ký có sự minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cần có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện tham gia và ký kết hợp đồng, giao dịch.

(3) Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định của Điều 11 trong Thông tư, trong trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung hoặc sử dụng giấy tờ giả, hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính, người tiếp nhận và giải quyết hồ sơ sẽ lập biên bản vi phạm và giữ lại hồ sơ. Biên bản vi phạm này sẽ được đề nghị cơ quan có thẩm quyền tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật.

(4) Quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Nhằm đảm bảo sự thống nhất trong việc áp dụng quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã chi tiết quy định các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Đồng thời, Thông tư cũng rõ ràng quy định rằng việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp đã được quy định sẽ phải tuân thủ các thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

Theo Khoản 2 Điều 14 của Thông tư, có tổng cộng 4 trường hợp cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, bao gồm:

- Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

(5) Không ghi nhận xét vào tờ khai lý lịch cá nhân

Để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong quy trình chứng thực, Điều 15 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định rằng người thực hiện chứng thực không được ghi bất kỳ nhận xét nào vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ được ghi lời chứng thực theo mẫu quy định. Tuy nhiên, trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định riêng về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân, thì người thực hiện chứng thực phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.

(6) Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 21 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã định rõ trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực trong việc tuyên truyền và phổ biến thông tin, nhằm giúp người yêu cầu chứng thực hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hậu quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang bị tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác, cơ quan này sẽ lập biên bản vi phạm và giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Những quy định mới trên đây của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đóng góp vào việc giải quyết các khó khăn và vướng mắc đã xảy ra trong quá trình chứng thực. Đồng thời, chúng cung cấp cơ sở pháp lý cho các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng thực một cách thuận lợi và thống nhất.

3. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

Theo Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các quy định sau được nêu rõ:

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác trong pháp luật.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định trong Nghị định này có giá trị chứng minh việc người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Để có thêm những thông tin liên quan, quý bạn đọc có thể tham khảo bài viết: Xin chứng thực bản sao chứng minh nhân dân ở đâu ? Có được cấp mới chứng minh nhân dân ? 

Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi Luật Minh Khuê về một số quy định mới về chứng thực. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị. Chân thành cảm ơn sự quan tâm và theo dõi của quý vị đối với thông tin từ Luật Minh Khuê.