Một số vấn đề tác động trực tiếp tới giá trị pháp lý của văn bản công chứng?

Công chứng viên là chủ thể duy nhất tiến hành hoạt động công chứng – chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Hơn nữa, hoạt động công chứng là một ngành nghề có tính đặc thù riêng. Vì vậy, công chứng viên phải đảm bảo những tiêu chuẩn nhất  định  là  qui định  quan trọng  và cần thiết. Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên,  Luật công  chứng năm 2014 bổ sung quy định  mới về  tiêu  chuẩn công chứng viên  phải  tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định  tại khoản  2 Điều  10 của Luật này và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành  nghề công chứng. Quy định này nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hành nghề của đội ngũ công chứng viên.

Việc quy định chặt chẽ về tiêu chuẩn và  điều  kiện  bổ  nhiệm  công chứng viên như vậy cũng xuất phát từ đặc điểm của công chứng là hoạt động mang tính chuyên môn nghề  nghiệp  của công chứng  viên.  Nghề công chứng  là một nghề đòi hỏi phải có những kỹ  năng  mang  tính nghề  nghiệp  chuyên sâu, phải có khả năng làm việc độc lập cao, sản phẩm của công chứng viên là những văn bản có giá trị chứng cứ không phải chứng minh và có giá  trị thi  hành, nên để đảm bảo giá trị cho  một văn bản công chứng thì việc đặt ra một  hệ thống quy chuẩn đào tạo trang bị kỹ năng hành nghề công chứng, như kỹ năng áp dụng pháp luật, xử lý tình huống, xác định đối tượng, chủ thể của hợp đồng, giao dịch, kỹ năng xác định, phân biệt giấy tờ, con dấu, chữ ký là thật hay giả..., và đạo đức hành nghề đối với công chứng viên  là  vô  cùng quan trọng nhằm đảm bảo cho hoạt động hành nghề công chứng đạt chất lượng.

Văn bản công chứng là sự chứng nhận sự hợp pháp của ý chí, nó có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành. Do ý nghĩa,  giá  trị pháp  lý  đó mà văn bản  công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt những qui định  về  trình tự,  thủ  tục công chứng.

Thứ nhất, về Lời chứng của công chứng viên Điều 45 của Luật Công chứng đã quy định công chứng viên khi thực  hiện  công chứng  phải ghi rõ  "thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng", "người tham gia hợp đồng, giao  dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự", "mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội",  "chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc  dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch"... Quy định như vậy là phù hợp, thể hiện đúng  bản chất của công chứng nội dung, đồng thời qua đó xác định cụ thể trách nhiệm của công chứng viên đối với việc công chứng.

Thứ hai, một số điểm mới với mục đích đáp ứng yêu cầu đơn giản hoá thủ tục công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho người  yêu  cầu công chứng những vẫn đảm bảo sự chính xác trong việc xác minh người yêu cầu công chứng, sự việc được yêu cầu công chứng và  giá  trị pháp  lý của văn bản sau  khi được công chứng, cụ thể như sau:

- Người yêu cầu công  chứng chỉ  phải xuất  trình bản chính của các  giấy tờ để công chứng viên đối chiếu trước khi ghi lời chứng và ký vào hợp đồng, giao dịch mà không cần xuất trình bản chính ngay  khi nộp hồ  sơ yêu  cầu công chứng.

- Việc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe dự thảo hợp đồng, giao dịch chỉ được thực hiện nếu có đề nghị của người yêu cầu công chứng để đảm bảo người yêu cầu công chứng hiểu rõ, đầy đủ và chính xác về nội dung hợp đồng, giao dịch.

Những điểm sửa đổi, bổ sung nêu trên tuy không lớn, song sẽ góp phần không nhỏ vào việc giải quyết những khó khăn, vướng mắc của các công chứng viên trong quá trình hành nghề công chứng mà  họ  đã gặp  phải trong thời gian qua.

Thứ ba, về thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động Luật công chứng năm 2014 đã sửa đổi quy định này theo hướng việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản tiếp theo do công chứng viên của tổ chức hành  nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện, trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đó chấm dứt hoạt động, chuyển  đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ  chức  hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

Thứ tư, về thủ tục Công chứng hợp đồng ủy quyền đây là một điểm mới Luật công chứng năm 2014 quy định về trình tự, thủ tục khi công chứng hợp đồng ủy quyền, theo đó, khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Trên thực tế có thể thấy việc khiếu kiện,  tranh chấp về các hợp  đồng, giao dịch đã được công chứng có thể phát sinh bất kỳ lúc nào cùng với việc văn bản công chứng còn là căn cứ làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ dân sự của người yêu cầu công chứng đối với các tài sản, lợi ích của mình, nên nếu vào thời điểm xảy ra tranh chấp mà văn  bản công chứng hoặc các giấy tờ trong hồ sơ công chứng đã bị hủy đi theo quy định của pháp luật thì sẽ không còn chứng cứ để chứng minh hợp đồng, giao dịch đó có phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội không, công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch có lỗi hay không có lỗi với thiệt hại xảy ra cho các bên tham giao giao kết hợp đồng hay không. Chính vì thế, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và lưu giữ hồ sơ công chứng là vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo giá trị chứng cứ và giá trị thi hành của văn bản công chứng.

Về cơ sở dữ liệu công chứng, nhằm kết nối thông tin công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, tránh các rủi ro trong hoạt động công chứng, Luật công chứng năm 2014 quy định rõ về cơ sở dữ liệu  công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được  áp  dụng đối với tài sản có  liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng,  trách nhiệm của Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên  và  Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo,  hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.

Đối với lưu trữ hồ sơ công chứng, Luật công chứng năm 2014 quy định thời hạn lưu trữ ít nhất là 20 năm đối với cả bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng (Luật công chứng  năm  2006  quy định thời hạn lưu trữ đối với các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng là 05 năm). Đồng thời, để đảm bảo tính bảo mật của hoạt động công chứng, Luật  quy định nguyên tắc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp tổ  chức  hành  nghề công chứng không còn tồn tại…

Trong các quy định  về  thời điểm  có hiệu lực  của văn bản công chứng và hiệu lực của hợp đồng, giao dịch còn có sự chồng chéo, mẫu thuẫn. Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014, thì  “văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Tuy nhiên, theo quy định của khoản 3 Điều 188 Luật Đất đai 2013 thì “Việc chuyển đổi, chuyển nhượng, cho  thuê,  cho  thuê lại,  thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, góp  vốn bằng quyền sử dụng đất phải đăng ký tại cơ quan đăng ký đất đai và có hiệu lực  kể từ thời điểm đăng ký vào sổ địa chính”. Còn tại khoản 1 Điều 12 Luật Nhà ở lại quy định “Trường hợp mua bán nhà  ở” “thì  thời điểm chuyển quyền sở hữu nhà ở là kể từ thời điểm bên mua, bên thuê mua đã thanh toán đủ tiền mua, tiền thuê mua và đã nhận bàn giao nhà ở, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”.  Sự không thống nhất này trong thực tiễn  đã phát sinh nhiều vướng mắc, đẩy khó khăn cho người dân trong việc thực hiện các thủ  tục  hành chính có liên quan và cũng là một trong những nguyên nhân  làm  phát  sinh  tranh  chấp,  khiếu kiện trên thực tế.