Mục lục bài viết

Tài liệu lưu trữ không chỉ là những "phế tích" của quá khứ được ngủ yên trong các kho tàng, mà là nguồn tài nguyên thông tin sống động, là căn cứ pháp lý thượng tôn phục vụ công cuộc xây dựng và quản trị quốc gia. Giá trị thực sự của tài liệu lưu trữ chỉ được hiện thực hóa khi chúng được đưa ra sử dụng, phục vụ nhu cầu tra cứu, nghiên cứu và thực thi công vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Chính vì vậy, việc thiết lập các phương thức tiếp cận tài liệu không chỉ là một yêu cầu kỹ thuật mà còn là một định chế pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của công dân theo quy định của Hiến pháp.

Trong bối cảnh kỷ nguyên số bùng nổ, Luật Lưu trữ 2024 đã kế thừa và phát triển mạnh mẽ các phương thức khai thác tài liệu, tạo nên một hệ thống các hình thức sử dụng đa dạng, linh hoạt và minh bạch. Từ những hình thức truyền thống tại phòng đọc cho đến việc triển khai các nền tảng lưu trữ số trực tuyến, hành lang pháp lý mới đã mở ra cơ hội tối đa để "đánh thức" nguồn di sản tư liệu quốc gia. 

1. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ 

Luật Lưu trữ 2024 (Luật 2024) đã khu biệt hóa một cách tinh gọn và thực tiễn các phương thức mà xã hội có thể tương tác với kho tàng tri thức quốc gia. Tại Điều 23, nhà làm luật đã xác định hai hình thức chủ đạo: phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tiếp và cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Sự phân chia này không đơn thuần là phân loại kỹ thuật mà phản ánh sự thay đổi trong tư duy phục vụ công chúng, chuyển từ quản lý khép kín sang khai thác mở.

1.1. Hình thức phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ

Phục vụ độc giả được hiểu là quá trình cơ quan lưu trữ tạo điều kiện tối đa để cá nhân, tổ chức tiếp cận nội dung thông tin nhằm mục đích phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc các nhu cầu hợp pháp khác. Trong kỷ nguyên số, khái niệm "phục vụ" không còn giới hạn trong không gian vật lý của phòng đọc mà đã mở rộng đáng kể sang môi trường trực tuyến.

Theo các quy định hướng dẫn tại Thông tư 06/2025/TT-BNV, việc phục vụ độc giả tại các lưu trữ lịch sử sẽ được chuyên nghiệp hóa thông qua hệ thống thẻ và tài khoản độc giả. Điều này cho phép phân loại đối tượng sử dụng và mức độ tiếp cận một cách chính xác.

Đối tượng sử dụng Phương thức tiếp cận Thời hạn giải quyết Cơ sở pháp lý
Độc giả trực tiếp Thẻ độc giả (sử dụng từ 05 ngày trở lên) Không quá 01 ngày làm việc Điều 20 Thông tư 06/2025/TT-BNV
Độc giả trực tuyến Tài khoản độc giả định danh Không quá 01 ngày làm việc Điều 20 Thông tư 06/2025/TT-BNV
Cơ quan, tổ chức Phiếu yêu cầu hoặc văn bản đề nghị Chậm nhất 01 ngày làm việc Điều 36 Thông tư 06/2025/TT-BNV

Cơ chế tài khoản độc giả trực tuyến là một bước tiến đột phá, yêu cầu cung cấp các thông tin định danh chính xác như số Căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân, đảm bảo tính trách nhiệm của người sử dụng trong không gian số. Việc rút ngắn thời gian cấp thẻ và phê duyệt phiếu đọc xuống còn tối đa 01 ngày làm việc minh chứng cho nỗ lực cải cách hành chính, loại bỏ các rào cản quan liêu trong việc tiếp cận di sản tư liệu.

1.2. Hình thức cấp bản sao tài liệu lưu trữ

Hình thức thứ hai là cấp bản sao, bao gồm việc nhân bản, sao chụp, in hoặc trích xuất một phần hoặc toàn bộ nội dung từ tài liệu gốc. Điểm mới quan trọng tại khoản 2 Điều 23 là việc công nhận cả bản sao có xác thực và bản sao không có xác thực.

Việc cấp bản sao không chỉ đáp ứng nhu cầu lưu giữ cá nhân mà còn là công cụ quan trọng trong các thủ tục hành chính và tố tụng. Đặc biệt, Luật 2024 quy định rõ về việc cấp bản sao dưới định dạng số từ tài liệu giấy và ngược lại, tạo sự linh hoạt trong giao dịch điện tử. Độc giả khi có nhu cầu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ, và cơ quan lưu trữ có trách nhiệm cung cấp chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu.

2. Giá trị pháp lý của bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực và trách nhiệm người đứng đầu

Sự tin cậy vào tài liệu lưu trữ nằm ở tính xác thực của nó. Luật Lưu trữ 2024 thiết lập một hành lang pháp lý vững chắc để bảo vệ giá trị của các bản sao, đồng thời gắn trách nhiệm cá nhân đối với người có thẩm quyền phê duyệt.

2.1. Bản sao có xác thực và giá trị tương đương bản gốc

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất là liệu bản sao có giá trị như bản gốc hay không. Luật Lưu trữ 2024 đã trả lời trực diện vấn đề này: bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu lưu trữ lịch sử có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.

Sự xác thực này có thể được thực hiện trên định dạng giấy (đóng dấu đỏ) hoặc định dạng số (ký số). Tài liệu lưu trữ số, khi đáp ứng các tiêu chuẩn về thông điệp dữ liệu, cũng được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý như bản gốc.

Đặc điểm so sánh Bản sao có xác thực Bản sao không xác thực
Thẩm quyền ký Người đứng đầu cơ quan/Lưu trữ lịch sử Không bắt buộc
Hình thức xác nhận Dấu xác thực hoặc Chữ ký số Không có
Giá trị pháp lý Tương đương bản gốc Chỉ có giá trị tham khảo
Mục đích sử dụng Thủ tục hành chính, tư pháp, chứng minh Nghiên cứu, tham khảo cá nhân

Hệ quả của quy định này là việc giảm tải áp lực cho các kho lưu trữ khi không phải thường xuyên mang tài liệu gốc ra đối chiếu, đồng thời tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự mà không cần lo lắng về tính pháp lý của giấy tờ.

2.2. Trách nhiệm và thẩm quyền của người đứng đầu

Đi kèm với quyền năng xác thực là trách nhiệm pháp lý nặng nề. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu lưu trữ lịch sử không chỉ là người ký phê duyệt mà còn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và toàn vẹn của bản sao so với tài liệu gốc đang được bảo quản.

Quy định này nhằm ngăn chặn triệt để các hành vi làm giả, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ – một trong những hành vi bị nghiêm cấm hàng đầu theo Điều 10. Việc làm sai lệch dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số cũng bị truy cứu trách nhiệm tương đương với việc sửa chữa tài liệu giấy, đảm bảo tính thống nhất trong bảo vệ tài sản quốc gia.

3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định mới

Luật Lưu trữ 2024 thực hiện phân cấp thẩm quyền một cách mạch lạc dựa trên vị trí bảo quản tài liệu, giúp độc giả dễ dàng xác định cơ quan cần liên hệ. Cơ chế thẩm quyền được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 23 nhằm bảo đảm tính chủ động của các cơ quan trong việc quản lý hồ sơ công việc.

  • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Quyết định việc cho phép sử dụng tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ hiện hành của đơn vị mình. Đây là những tài liệu mới hình thành, chưa đến hạn nộp lưu hoặc tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 05 năm.
  • Người đứng đầu lưu trữ lịch sử: Quyết định việc sử dụng tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Khi tài liệu đã được nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hoặc cấp tỉnh, việc khai thác sẽ tuân theo quy trình chung của cơ quan lưu trữ chuyên trách.

Sự phân định này giúp tối ưu hóa quy trình khai thác. Đối với các vấn đề giải quyết chính sách hiện hành, người dân liên hệ trực tiếp cơ quan ban hành văn bản. Đối với mục đích nghiên cứu lịch sử hoặc tra cứu các sự kiện trong quá khứ, người dân tìm đến các cơ quan lưu trữ lịch sử.

Không phải mọi tài liệu đều có thể sử dụng rộng rãi ngay lập tức. Luật 2024 và Nghị định 113/2025/NĐ-CP đã luật hóa khái niệm "tài liệu tiếp cận có điều kiện" để bảo vệ các lợi ích cốt lõi của quốc gia và quyền riêng tư của cá nhân. Thẩm quyền quyết định đối với loại tài liệu này được phân cấp như sau:

  • Đối với an ninh, quốc phòng, trật tự xã hội: Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định dựa trên văn bản xác định của cơ quan hình thành tài liệu hoặc cơ quan có thẩm quyền.
  • Đối với đời sống riêng tư, bí mật cá nhân: Việc tiếp cận bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của chính cá nhân đó hoặc người thừa kế hợp pháp của họ. Cơ quan lưu trữ không có quyền tự ý cung cấp thông tin đời tư nếu không có các văn bản đồng ý này.
  • Đối với tài liệu hiến tặng, ký gửi: Thẩm quyền và điều kiện sử dụng tuân theo thỏa thuận (hợp đồng) giữa bên hiến tặng và cơ quan lưu trữ.

4. Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước

Việc xử lý tài liệu mật trong lưu trữ luôn là điểm giao thoa nhạy cảm giữa quyền tiếp cận thông tin và an ninh quốc gia. Luật Lưu trữ 2024 đã thiết lập các nguyên tắc phối hợp chặt chẽ với Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

Nguyên tắc bảo mật và giải mật tài liệu: Điểm mới quan trọng nhất là tài liệu chứa bí mật nhà nước chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi đã được giải mật theo quy định pháp luật. Điều này có nghĩa là trong suốt thời gian tài liệu còn độ mật, nó sẽ được bảo quản an toàn tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu.

Quy định này giải quyết được hai vấn đề: một là đảm bảo tính bí mật tuyệt đối của thông tin trong quá trình luân chuyển; hai là giảm tải áp lực quản lý tài liệu mật cho các lưu trữ lịch sử, nơi vốn có nhiệm vụ chính là phục vụ công chúng. Khi tài liệu được giải mật, nó sẽ được chuyển trạng thái sang tài liệu sử dụng rộng rãi hoặc tiếp cận có điều kiện tùy theo tính chất nội dung còn lại.

Lưu ý khi sử dụng tài liệu bí mật nhà nước: Độc giả và các bộ phận nghiệp vụ cần lưu ý các hành vi nghiêm cấm tại Điều 10 của Luật, đặc biệt là việc chuyển giao, cung cấp trái phép tài liệu lưu trữ do cơ quan Đảng, Nhà nước quản lý. Việc sử dụng tài liệu hoặc lợi dụng dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của pháp luật hình sự hoặc hành chính.

Trong môi trường điện tử, việc bảo vệ bí mật nhà nước càng trở nên quan trọng. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe về an toàn thông tin theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP để ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu mật từ xa.

5. Hướng dẫn thực tế và quy trình tiếp cận tài liệu lưu trữ

Để việc khai thác tài liệu trở nên hiệu quả từ năm 2025, công dân và tổ chức cần tuân thủ lộ trình chuẩn bị và thực hiện yêu cầu theo các bước sau đây.

Bước 1: Xác định cơ quan quản lý tài liệu

Người dùng cần xác định tài liệu mình cần tìm đang nằm ở đâu để liên hệ đúng thẩm quyền.

  • Lưu trữ hiện hành: Liên hệ trực tiếp cơ quan, đơn vị ban hành hoặc thụ lý công việc.
  • Lưu trữ lịch sử trung ương: Dành cho tài liệu của các cơ quan cấp Trung ương (Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ngành...).
  • Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Dành cho tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã trong phạm vi địa phương đó.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu

Theo quy định tại Thông tư 06/2025/TT-BNV, độc giả cần chuẩn bị:

  • Thông tin định danh: Số định danh cá nhân hoặc Căn cước công dân/Hộ chiếu.
  • Phiếu yêu cầu: Điền đầy đủ thông tin về tài liệu cần tra cứu và mục đích sử dụng. Nếu là tài liệu tiếp cận có điều kiện, cần kèm theo các văn bản đồng ý hoặc minh chứng cần thiết.
  • Đăng ký tài khoản: Nếu sử dụng dịch vụ trực tuyến, độc giả thực hiện đăng ký thông qua Cổng dịch vụ công hoặc trang tin điện tử của cơ quan lưu trữ.

Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ tài chính và nhận kết quả

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao là dịch vụ có thu phí và lệ phí theo quy định. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, độc giả sẽ nhận được tài liệu hoặc bản sao theo thời hạn đã cam kết (01-02 ngày làm việc).

Kết luận

Tổng kết lại, hHViệc đa dạng hóa các hình thức khai thác — từ cấp bản sao, bản trích thực đến việc công bố tài liệu trên không gian mạng — không chỉ phản ánh tư duy quản trị minh bạch mà còn cho thấy sự thích ứng linh hoạt của ngành lưu trữ trước làn sóng chuyển đổi số. Khi tài liệu được sử dụng đúng mục đích và đúng quy trình, chúng trở thành vũ khí sắc bén trong đấu tranh pháp lý, là nguồn cảm hứng cho nghiên cứu khoa học và là điểm tựa vững chắc để củng cố niềm tin của nhân dân vào sự công bằng của pháp luật.

Tuy nhiên, việc mở rộng các hình thức sử dụng luôn phải song hành với cơ chế bảo mật và bảo vệ bí mật Nhà nước theo những chuẩn mực khắt khe nhất. Thượng tôn pháp luật trong việc khai thác tài liệu lưu trữ chính là biểu hiện của một xã hội văn minh, nơi giá trị của quá khứ được trân trọng để phục vụ cho sự phát triển bền vững của tương lai. Việc thực thi hiệu quả các hình thức sử dụng tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024 không chỉ là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ chuyên trách, mà còn là sự chủ động của mỗi cá nhân trong việc khai thác nguồn lực thông tin, góp phần xây dựng một xã hội tri thức và nền quản trị quốc gia hiện đại, liêm chính.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!