1. Ngân sách linh hoạt( flexible budget)
Ngân sách linh hoạt (flexible budget) là ngân sách cho phép chi phí được thay đổi cùng với những thay đổi trong quy mô sản lượng. Chẳng hạn, chi phí gắn với việc vận hành 50% công suất nhà máy khác với chi phí vận hành 70% hoặc 100% công suất, Ngân sách phải được phép thay đổi cùng với mức sử dụng công suất thông qua việc phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi, cũng như mối liên hệ của chúng với sản lượng.
Trong quá trình thiết lập và áp dụng ngân sách, việc so sánh kết quả sản xuất thực tế với budget ban đầu là một khía cạnh quan trọng và mật thiết để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, khi so sánh giữa một ngân sách cố định và kết quả thực tế với mức độ hoạt động (level of activity) khác nhau sẽ không đem lại nhiều giá trị cho các cấp quản lý. Doanh thu, chi phí thực tế phụ thuộc vào activity level thực tế. Do đó, ngân sách linh hoạt (Flexible budget) ra đời.
Như vậy thì Flexible budget là sự điều chỉnh ngân sách cố định theo activity level thực tế sau khi tổng hợp các thành phần chi phí biến đổi và chi phí cố định. Là ngân sách cho phép chi phí được thay đổi cùng với những thay đổi trong quy mô sản lượng. Chẳng hạn, chi phí gắn với việc vận hành 50% công suất nhà máy khác với chi phí vận hành 70% hoặc 100% công suất. Ngân sách phải được phép thay đổi cùng với mức sử dụng công suất thông qua việc phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi, cũng như mối liên hệ của chúng với sản lượng.
2. Các bước thiết lập ngân sách linh hoạt.
Các bước thiết lập ngân sách linh hoạt bao gồm:
- Bước 1: Xác định thành phần chi phí cố định và biến đổi
- Bước 2: Thiết lập báo cáo linh hoạt dựa trên phương pháp tính chi phí cận biên điều chỉnh thành phần chi phí biến đổi dựa trên sản lượng đầu ra trên thực tế.
Các bạn có thể theo dõi nội dung ví dụ sau đây để có thể hiểu rõ hơn về các bước thiết lập ngân sách linh hoạt, Cụ thể như sau:
Ví dụ doanh nghiệp A có ngân sách $10m doanh thu cho năm tới, giá vốn hàng bán là $4m trong đó $3m là chi phí sản xuất biến đổi và $1m là chi phí sản xuất cố định.
Đến cuối năm, doanh nghiệp A thấy rằng doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ là $8m. Chi phí cố định là $4m và biến đổi là $2m.
Vậy phương sai của doanh nghiệp A với ngân sách cố định và ngân sách linh hoạt sẽ là bao nhiêu?
Bước 1: Xác định các thành phần chi phí
- Variable costs tăng giảm tương đồng với doanh thu, tỉ lệ sẽ là $1 variable cost cho $10 doanh thu. Khi doanh thu thực giảm 20% còn $8m thì theo budget phần variable cost sẽ giảm tương ứng 20% còn $0.8m.
- Fixed costs không tăng giảm tương ứng với doanh thu, vậy nên ngân sách cho fixed costs dưới ngân sách cố định và ngân sách linh hoạt là như nhau.
Bước 2: Tiến hành thiết lập ngân sách:
Ví dụ 2: Giả sử rằng một nhà sản xuất xác định rằng chi phí điện và nước cho nhà máy là khoảng $ 10 cho mỗi giờ máy (MH). Cũng biết rằng giám sát nhà máy, khấu hao, và chi phí cố định khác là khoảng $ 40.000 mỗi tháng. Thông thường, thiết bị sản xuất hoạt động từ 4.000 đến 7.000 giờ mỗi tháng. Dựa trên thông tin này, ngân sách linh hoạt cho mỗi tháng sẽ là $ 40,000 + $ 10 mỗi MH.
Hãy minh họa ngân sách linh hoạt bằng cách sử dụng một số dữ liệu. Nếu thiết bị sản xuất được yêu cầu hoạt động trong 5.000 giờ trong tháng 1, ngân sách linh hoạt cho tháng 1 sẽ là $ 90.000 ($ 40,000 cố định + $ 10 x 5.000 MH). Nếu thiết bị được yêu cầu hoạt động vào tháng Hai trong 6.300 giờ, thì ngân sách linh hoạt cho tháng 2 sẽ là $ 103.000 ($ 40,000 cố định + $ 10 x 6,300 MH). Nếu tháng 3 chỉ yêu cầu 4,100 giờ máy, ngân sách linh hoạt cho tháng 3 sẽ là $ 81.000 ($ 40,000 cố định + $ 10 x 4,100 MH).
Theo đó nếu như người quản lý nhà máy được yêu cầu sử dụng nhiều giờ máy hơn, việc tăng ngân sách của người quản lý nhà máy cho chi phí điện và vật tư là hợp lý. Ngân sách của người quản lý cũng nên giảm khi nhu cầu vận hành thiết bị bị giảm. Tóm lại, ngân sách linh hoạt cung cấp một cơ hội tốt hơn cho việc lập kế hoạch và kiểm soát hơn là một ngân sách không đổi.
3. Các loại tiêu chuẩn ( types of standard)
| Loại | Định nghĩa | Ưu điểm | Nhược điểm | Ảnh hưởng đến nhân viên |
| Tiêu chuẩn lý tưởng (Ideal standard) | Là tiêu chuẩn có thể đạt được trong điều kiện hoạt động hoàn hảo: không lãng phí, hỏng hóc, không có thời gian nhàn rỗi | Là tiêu chuẩn cao và mục tiêu hoàn hảo để doanh nghiệp hướng tới | Không khả thi và không đạt được | Tạo tâm lý tiêu cực“underachiever” ở nhân viên vì họ thấy rằng tiêu chuẩn là không thể đạt được và sẽ không cố gắng làm việc |
| Tiêu chuẩn khả thi (Attainable standard) | Là tiêu chuẩn cao có thể đạt được trong điều kiện sản xuất hiệu quả: máy móc hoạt động hợp lý, NVL được sử dụng phù hợp, có lãng phí nhưng trong định mức cho phép | Sử dụng được cho nhiều mục đích: sản xuất, giá thành, thiết lập ngân sách nên thường được sử dụng nhiều nhất trong thực tế | Yêu cầu đầu tư nhiều nguồn lực | Tạo ra sự khuyến khích, thử thách cho nhân viên để đạt được mục tiêu đặt ra |
| Tiêu chuẩn hiện tại (Current standard) | Là tiêu chuẩn đạt được trong điều kiện hiện tại của doanh nghiệp: có lãng phí, thất thoát | Là tiêu chuẩn tốt để lập ngân sách vì thể hiện đúng khả năng hiện tại của doanh nghiệp | Doanh nghiệp không cần cố gắng cải thiện hoạt động | Không tạo động lực cho nhân viên, phấn đấu hơn mức độ hiện tại |
| Tiêu chuẩn cơ bản (Current standard) | Là tiêu chuẩn tối thiểu, được sử dụng để thể hiện các xu hướng dài hạn trong sản xuất | Phù hợp để đánh giá hiệu quả hoạt động qua một thời kỳ dài | Tiêu chuẩn quá thấp, thường ít được sử dụng | Mục tiêu đề ra đạt được quá dễ dàng nên nhân viên không cần cố gắng, gây ra chán nản và mất hứng thú làm việc |
4. Ngân sách budget và tiêu chuẩn standard cost.
Budget là một kể hoạch tổng thể cho từng doanh nghiệp, bộ phận và standard cost là chi phí sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm. Budget có góc nhìn tổng thể hơn, sử dụng dữ liệu thu thập được về standard costs của từng sản phẩm, từng bộ phận, để thiết lập nên ngân sách phù hợp, khả thi.
Giống:
- Dự báo về năng lực hoạt động tương lai của doanh nghiệp, bộ phận
- Sử dụng cho mục đích quản lý của doanh nghiệp
Khác nhau:
- Budget:
+ Ước tính tổng chi phí của từng doanh nghiệp hoặc bộ phận
+Thiết lập cho từng bộ phận, kể cả khi sản phẩm đầu ra không đong đếm được
+ Chỉ thể hiện được theo định dạng tiền tệ
- Standard cost:
+ Thể hiện tiêu hao nguồn lực cho từng hoạt động. Ví dụ số giờ lao động trung bình sản xuất sản phẩm
+ Chỉ áp dụng cho hoạt động sản xuất với sản phẩm tiêu chuẩn và đo lường được
+ Thể hiện theo nhiều định dạng
Như vậy thì ngân sách (budget) và tiêu chuẩn (standard) là 2 định nghĩa gần giống nhau và có nhiều sự tương quan.
Trên đây là toàn bộ những nội dung và thông tin mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến ngân sách linh hoạt flexible budget. Mong rằng những nội dung chúng tôi cung cấp đã giúp các bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều hơn về ngân sách linh hoạt. Nếu các bạn còn có câu hỏi khác có liên quan thì có thể liên hệ cho chúng tôi theo số điện thoại của tổng đài 19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn
Ngoài ra các bạn còn có thể tham khảo thêm một số nội dung bài viết sau đây của chúng tôi để có thêm thông tin hữu ích như sau:
Ngân sách linh hoạt (flexible budget) là gì ?
Phân cấp quản lý ngân sách nhà nước là gì? Tại sao cần thiết?
Khái niệm về chính sách tài chính? Nội dung cơ bản của chính sách tài chính quốc gia
