Người yêu cầu không có mặt Cán bộ Tư pháp huyện chứng thực chữ ký có đúng?

1. Quy định về chứng thực?

Chứng thực là một quy trình quan trọng trong hệ thống pháp luật nhằm xác nhận tính chính xác và pháp lý của các văn bản, thông tin, hay giao dịch. Điều này giúp tăng cường sự tin cậy và công bằng trong quá trình xử lý các vấn đề pháp lý. Người thực hiện chứng thực là những cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Theo hướng dẫn tại Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các thuật ngữ liên quan đến chứng thực được hiểu như sau.

- Chứng thực bản sao từ bản chính: Đây là quy trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, theo quy định của Nghị định này, sử dụng bản chính để xác nhận tính đúng đắn của bản sao so với bản gốc. Việc này đặt ra một cơ chế quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của các bản sao trong các vấn đề pháp lý.

- Chứng thực chữ ký: Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy trình này để xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ hoặc văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và tính pháp lý của các văn bản đặt chữ ký.

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Quy trình này được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền, theo quy định tại Nghị định, để xác nhận các chi tiết quan trọng trong hợp đồng và giao dịch. Điều này bao gồm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, cũng như năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện của các bên tham gia. Chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên cũng được chứng thực để đảm bảo tính pháp lý của giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực: Đây là những cá nhân có thẩm quyền được uỷ quyền thực hiện chức năng chứng thực. Điều này bao gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp ở cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; cũng như công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng. Ngoài ra, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của các Cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự, cũng như các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cũng nằm trong danh sách những người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Với những quy định chi tiết và rõ ràng như vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã xác định một hệ thống chứng thực chặt chẽ, giúp bảo vệ tính chính xác và tính pháp lý của các văn bản và giao dịch, đồng thời đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình xử lý các vấn đề pháp lý.

2. Có thể thực hiện ở những địa điểm nào đối với việc chứng thực ?

Đối với việc chứng thực tài liệu, văn bản, hay các giao dịch pháp lý, quy trình này thường diễn ra tại những địa điểm cụ thể được quy định theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP tại Điều 10. Theo đó, có các quy định chi tiết như sau:

Đầu tiên, quy định tại Điều 10 nêu rõ rằng chứng thực có thể được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực. Điều này bao gồm các cơ quan và tổ chức chính trị, quản lý, và có thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực. Tại những địa điểm này, quy trình chứng thực diễn ra một cách tiện lợi và chính xác, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các văn bản được chứng thực.

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt được miễn chứng thực tại trụ sở. Đó là khi liên quan đến việc chứng thực di chúc, hợp đồng, giao dịch, chữ ký của những người thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù, hoặc có lý do chính đáng khác. Trong những tình huống này, quy trình chứng thực có thể diễn ra tại những địa điểm đặc biệt, như là nơi tạm giữ, trại tù, hoặc những địa điểm khác phù hợp với tình trạng cụ thể của người liên quan.

Quan trọng hơn, quy định còn đề cập đến việc ghi rõ địa điểm chứng thực khi quá trình này không diễn ra tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Nếu có bất kỳ yêu cầu chứng thực nào diễn ra ngoại trụ sở, cần phải ghi chính xác thời gian (giờ, phút) chứng thực để đảm bảo tính chính xác và theo dõi của quy trình.

Đối với cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, họ có trách nhiệm bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào các ngày làm việc trong tuần. Đồng thời, họ cũng phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của mình. Những thông tin này cần được cung cấp một cách rõ ràng để người dân có thể dễ dàng tiếp cận và thực hiện quy trình chứng thực một cách thuận tiện và minh bạch.

Tổng cộng, việc chứng thực có thể được thực hiện tại các địa điểm cụ thể được quy định theo Điều 10 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đồng thời các quy định chi tiết như việc ghi rõ địa điểm, thời gian chứng thực, và niêm yết thông tin quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của quá trình chứng thực trong hệ thống pháp luật.

3. Có đúng luật không khi cán bộ Tư pháp huyện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền khi người yêu cầu không có mặt ?

Theo hướng dẫn của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực hợp đồng và giao dịch, quy định tại Điều 36, người yêu cầu chứng thực cần nộp một bộ hồ sơ chứng thực gồm dự thảo hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, và bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch đó. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không có mặt, cán bộ thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ và, nếu hồ sơ đầy đủ, có thể thực hiện chứng thực khi các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức rõ về hành vi của mình.

Tuy nhiên, quy định tại Điều 36 cũng nêu rõ rằng các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực có thể kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, người đó cần điểm chỉ, và nếu không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng. Những người làm chứng này cần có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch.

Nếu nhìn vào quy định trên, có thể thấy rõ rằng quy trình chứng thực yêu cầu sự hiện diện và sự tham gia tích cực của các bên liên quan. Tuy nhiên, trong ví dụ nêu trên, người yêu cầu không có mặt và không thể ký vào giấy ủy quyền trước mặt cán bộ tư pháp huyện. Điều này làm cho việc cán bộ tư pháp huyện chứng thực văn bản cho người này mặc dù người này không có mặt tại thời điểm chứng thực là không đúng theo quy định nêu trên.

Có thể hiểu rằng quy định này nhấn mạnh vào việc đảm bảo tính chân thực và tính minh bạch trong quá trình chứng thực, đồng thời tạo điều kiện cho các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch để tự nguyện, minh mẫn và nhận thức rõ về hành vi của mình. Việc cán bộ tư pháp huyện chứng thực cho người yêu cầu không có mặt tại thời điểm chứng thực có thể tạo ra rủi ro về tính chân thực và minh bạch của quy trình chứng thực. Do đó, việc này là không đúng luật theo quy định tại Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Xem thêm >>> Cán bộ tư pháp gây khó khăn, người cha phải làm thế nào để khai sinh cho con ?

Quý khách còn thắc mắc về những quy định pháp luật khác, vui lòng liên hệ ngay đến hotline 19006162 để được giải đáp. Ngoài ra, quý khách cũng có thể liên hệ qua email tại địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi nhanh chóng và cung cấp thông tin chi tiết, giải đáp mọi thắc mắc của quý khách trong thời gian sớm nhất có thể.