Nguyên tắc tiếp nhận, quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án

1. Bối cảnh ban hành Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 về việc ban hành quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân

Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 được ban hành dựa trên những nền tảng pháp lý và yêu cầu thực tiễn như sau:

- Nền tảng pháp lý:

+ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013: Quy định Nhà nước bảo đảm quyền tự do ngôn luận, tự do thông tin, tự do tiếp cận thông tin (Điều 24).

+ Luật giao dịch điện tử năm 2005: Quy định về giao dịch điện tử, trong đó có việc sử dụng văn bản điện tử trong các hoạt động thương mại và dân sự (Điều 10).

+ Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.

+ Chiến lược cải cách tư pháp giai đoạn 2011-2020, tầm nhìn đến năm 2025: Xác định mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Tòa án nhân dân.

- Yêu cầu thực tiễn:

+ Nhu cầu đổi mới thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của Tòa án nhân dân: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí và đơn giản hóa thủ tục hành chính trong hoạt động của Tòa án nhân dân.

+ Nhu cầu đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin: Việc ban hành quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin trong hoạt động của Tòa án nhân dân.

+ Nhu cầu hội nhập quốc tế: Việc sử dụng văn bản điện tử phù hợp với thông lệ quốc tế về giao dịch điện tử, góp phần nâng cao vị thế của Tòa án nhân dân Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế.

Với những lý do trên, Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 được ban hành nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới, hiện đại hóa hoạt động của Tòa án nhân dân, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết các vụ án, việc tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của công dân.

Ngoài ra, Quyết định này cũng góp phần thực hiện Chiến lược cải cách tư pháp giai đoạn 2011-2020, tầm nhìn đến năm 2025 và Chiến lược quốc gia phát triển ứng dụng công nghệ thông tin đến năm 2025.

2. Tầm quan trọng của việc áp dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Tòa án nhân dân

Việc áp dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Tòa án nhân dân (TAND) mang lại nhiều lợi ích quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tòa án nhân dân và chất lượng xét xử, cụ thể như sau:

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Tòa án nhân dân:

+ Rút ngắn thời gian: Việc trao đổi, lưu chuyển văn bản điện tử diễn ra nhanh chóng, không cần qua nhiều khâu trung gian, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho Tòa án nhân dân.

+ Giảm chi phí: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp giảm chi phí cho việc mua sắm, in ấn, vận chuyển và lưu trữ văn bản giấy.

+ Tăng cường tính minh bạch: Việc lưu trữ văn bản điện tử đảm bảo an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất, giúp tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của Tòa án nhân dân.

+ Nâng cao năng suất lao động: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp tự động hóa nhiều quy trình xử lý văn bản, giúp cán bộ TAND tập trung vào công việc chuyên môn.

- Nâng cao chất lượng xét xử:

+ Tiếp cận thông tin nhanh chóng: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp thẩm phán, thư ký Tòa án nhân dân dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin liên quan đến vụ án, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.

+ Giảm thiểu sai sót: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, từ đó nâng cao độ chính xác của văn bản.

+ Tiết kiệm thời gian xét xử: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp rút ngắn thời gian xét xử, từ đó giảm tải cho Tòa án nhân dân và tăng cường sự hài lòng của đương sự.

- Góp phần bảo vệ môi trường:

+ Giảm thiểu sử dụng giấy: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

+ Tiết kiệm tài nguyên: Việc sử dụng văn bản điện tử giúp tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên như gỗ, nước, năng lượng.

- Nâng cao vị thế của Tòa án nhân dân:

+ Thể hiện sự hiện đại: Việc áp dụng văn bản điện tử thể hiện sự hiện đại, chuyên nghiệp trong hoạt động của TAND.

+ Nâng cao uy tín: Việc áp dụng văn bản điện tử giúp nâng cao uy tín của Tòa án nhân dân trong mắt nhân dân và các tổ chức quốc tế.

Việc áp dụng văn bản điện tử trong hoạt động của TAND là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số. Việc áp dụng hiệu quả văn bản điện tử sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của TAND, chất lượng xét xử và góp phần bảo vệ môi trường.

3. Nguyên tắc tiếp nhận, quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án

Theo quy định tại Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 thì việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử tại Tòa án nhân dân (TAND) phải tuân thủ theo quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử và các quy định khác liên quan. Điều 5 Luật Giao dịch điện tử quy định các nguyên tắc chung về giao dịch điện tử, bao gồm:

- Nguyên tắc tự nguyện: Việc lựa chọn giao dịch điện tử là tự nguyện của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Nguyên tắc bình đẳng: Các bên tham gia giao dịch điện tử bình đẳng về quyền và nghĩa vụ.

- Nguyên tắc an toàn: Giao dịch điện tử phải được thực hiện đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

- Nguyên tắc minh bạch: Thông tin về giao dịch điện tử phải được cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời và dễ dàng truy cập.

- Nguyên tắc trách nhiệm: Các bên tham gia giao dịch điện tử chịu trách nhiệm về hành vi của mình.

- Ngoài ra, việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại TAND còn phải tuân thủ theo các quy định khác của pháp luật, bao gồm:

+ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018: Quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong hoạt động sử dụng công nghệ thông tin.

+ Quy định của TAND về văn thư, lưu trữ: Quy định về việc quản lý văn thư, lưu trữ tại TAND.

- Khi tiến hành tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử, TAND cần quy định cụ thể về các nội dung sau:

+ Định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu: Quy định về định dạng, biểu mẫu của văn bản điện tử đảm bảo tính thống nhất, dễ dàng sử dụng và lưu trữ.

+ Loại chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký điện tử: Quy định về loại chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký điện tử phù hợp với yêu cầu bảo mật của từng loại giao dịch điện tử.

+ Các quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của giao dịch điện tử: Quy định về các biện pháp bảo mật thông tin, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của giao dịch điện tử.

Việc tuân thủ các quy định trên sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý, tính an toàn và hiệu quả của việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại TAND.

- Lưu ý:

+ TAND cần xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử an toàn, bảo mật và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

+ Cán bộ TAND cần được tập huấn để sử dụng văn bản điện tử một cách hiệu quả.

+ TAND cần tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người dân về việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động tố tụng.

Việc áp dụng văn bản điện tử tại TAND là một giải pháp hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng xét xử và góp phần bảo vệ môi trường.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan, tổ chức. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.