1. Khái niệm về hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính bao gồm hệ thống tài liệu, bản đồ, sổ sách, v.v., chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai được thiết lập trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính đăng ký ban đầu và đăng ký biến động đất đai, cấp GCNQSD đất.
Hồ sơ địa chính được lập thành một (01) bản gốc và hai (02) bản sao từ bản gốc; VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Sở TN và MT có trách nhiệm lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính gốc và sao gửi cho VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Phòng TN và MT, UBND xã, phường, thị trấn để phục vụ nhiệm vụ quản lý đất đai của địa phương.
VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Sở TN và MT có trách nhiệm gửi trích sao hồ sơ địa chính đã chỉnh lý biến động về sử dụng đất cho VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Phòng TN và MT và UBND xã, phường, thị trấn. VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Phòng TN và MT, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn có trách nhiệm chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính phù hợp với hồ sơ địa chính gốc.

2. Các loại tài liệu hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính bao gồm nhiều tài liệu khác nhau, căn cứ vào giá trị sử dụng, hệ thống các tài liệu hồ sơ địa chính được phân loại như sau:
- Bản dồ địa chính: là bản đồ thể hiện các thửa đất và các yếu tố địa lý có liên quan, lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.
- Sổ địa chính: là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi người sử dụng đất và các thông tin về sử dụng đất của người đó.
- Sổ mục kê: là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi các thửa đất và các thông tin về thửa đất đó.
- Sổ theo dõi biến động đất đai: là sổ được lập để theo dõi các trường hợp có thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạng thửa đất, người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất.

3. Các quy định về hồ sơ địa chính

3.1 Yêu cầu chung

Việc lập hồ sơ địa chính trên giấy phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Phải lập đầy đủ các tài liệu theo quy định của thủ tục đăng ký đất.
- Các tài liệu thiết lập phải thể hiện đầy đủ các nội dung và đúng quy cách quy định với mỗi tài liệu.
- Các nội dung thông tin phải thể hiện chính xác thống nhất trên tất cả các tài liệu của hồ sơ địa chính.
- Hình thức trình bày các tài liệu hồ sơ phải rõ ràng; không được cạo, tẩy, hoặc dùng bút phủ nội dung đã viết; việc chỉnh lý biến động trên các tài liệu phải theo đúng quy định đối với mỗi loại tài liệu (đối với hồ sơ dạng trên giấy).
Việc lập hồ sơ địa chính dạng số phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Cơ sở dữ liệu địa chính được xây dựng phải bảo đảm các điều kiện tối thiểu sau:Được cập nhật, chỉnh lý đầy đủ theo đúng yêu cầu đối với các nội dung thông tin của bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính theo quy định của Thông tư này;Từ cơ sở dữ liệu địa chính in ra được:GCN;Bản đồ địa chính theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ TN&MT quy định;Sổ mục kê đất đai và Sổ địa chính theo mẫu quy định tại Thông tư này;Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp GCN và đăng ký biến động về đất đai theo mẫu do Bộ TN&MT quy định;Trích lục bản đồ địa chính, trích sao HSĐC của thửa đất hoặc một khu đất (gồm nhiều thửa đất liền kề nhau);
Tìm được thông tin về thửa đất khi biết thông tin về người sử dụng đất, tìm được thông tin về người sử dụng đất khi biết thông tin về thửa đất; tìm được thông tin về thửa đất và thông tin về người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất khi biết vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính, tìm được vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính khi biết thông tin về thửa đất, người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất;
Tìm được các thửa đất, người sử dụng đất theo các tiêu chí hoặc nhóm các tiêu chí về tên, địa chỉ của người sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất; vị trí, kích thước, hình thể, mã, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, nguồn gốc sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất; giá đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền của người sử dụng đất, nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; những biến động về sử dụng đất của thửa đất; số phát hành và số vào Sổ cấp GCN;
Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu địa chính được lập theo đúng chuẩn dữ liệu đất đai do Bộ TN&MT quy định: Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu địa chính phải bảo đảm các yêu cầu:Bảo đảm nhập liệu, quản lý, cập nhật được thuận tiện đối với toàn bộ dữ liệu địa chính theo quy định tại Thông tư này; Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính trên nguyên tắc chỉ được thực hiện tại Văn phòng ĐKQSDĐ và chỉ do người được phân công thực hiện; bảo đảm việc phân cấp chặt chẽ đối với quyền truy nhập thông tin trong cơ sở dữ liệu;
Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu;Thể hiện thông tin đất đai theo hiện trạng và lưu giữ được thông tin biến động về sử dụng đất trong lịch sử;Thuận tiện, nhanh chóng, chính xác trong việc khai thác các thông tin đất đai dưới các hình thức tra cứu trên mạng; trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai; sao thông tin đất đai vào thiết bị nhớ;Bảo đảm tính tương thích với các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác, phần mềm ứng dụng đang sử dụng phổ biến tại Việt Nam.

3.2 Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính

- Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính
- Hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy phải bảo đảm tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và các bản sao; thống nhất giữa hồ sơ địa chính với GCNQSD đất và hiện trạng sử dụng đất

3.3 Trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính

Sở TN&MT có trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận đối với bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai trước khi đưa vào sử dụng; kiểm tra nghiệm thu việc nhập dữ liệu bản đồ địa chính vào cơ sở dữ liệu địa chính;Văn phòng ĐKQSDĐ trực thuộc Sở TN&MT có trách nhiệm kiểm tra việc nhập dữ liệu thuộc tính địa chính trong quá trình thực hiện;
Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng ĐKQSDĐ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng;Đối với địa phương chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ đồ khác thì Sở TN&MT xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc tổ chức chỉnh lý trước khi đưa vào sử dụng để cấp GCN.

3.4 Quản lý hồ sơ địa chính

3.4.1 Văn phòng ĐKQSDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu 

Cơ sở dữ liệu địa chính (trong máy chủ và trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; Bản lưu GCN, Sổ cấp GCN, hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với QSDĐ ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
GCN của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCN;Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập qua các thời kỳ trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
Văn phòng ĐKQSDĐ thuộc Phòng TN&MT chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu bao gồm: Cơ sở dữ liệu địa chính (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;
Bản lưu GCN, Sổ cấp GCN, hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với QSDĐ ở, cộng đồng dân cư; GCN của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với QSDĐ ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCN; Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phòng ĐKQSDĐ gửi đến để cập nhật, chỉnh lý bản sao HSĐC.

3.5 Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính

HSĐC và các tài liệu có liên quan đến HSĐC được phân loại để quản lý như sau:Bản đồ địa chính;Thiết bị nhớ chứa dữ liệu đất đai; Bản lưu GCN;Sổ địa chính; Sổ mục kê đất đai; Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC và các giấy tờ khác kèm theo; Các giấy tờ có liên quan đến việc cấp GCN lần đầu; Hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất, GCN đã thu hồi đối với từng thửa đất;Các tài liệu khác.

3.6 Bảo quản hồ sơ địa chính

Quy định về trách nhiệm bảo quản: Việc bảo quản HSĐC và các tài liệu có liên quan đến HSĐC được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.
Sở TN&MT, Phòng TN&MT, UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản HSĐC và các tài liệu có liên quan đến HSĐC. Văn phòng ĐKQSDĐ và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản HSĐC và các tài liệu có liên quan đến HSĐC theo đúng quy định của phát luật về lưu trữ quốc gia.
- Quy định về thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn đối với bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, bản lưu GCN, hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất, Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với giấy tờ thông báo công khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp GCN; Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC và các giấy tờ khác kèm theo.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Đất đai - Công ty luật Minh Khuê