1. Căn cứ để ghi bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (viết tắt là Bảng phân bổ) được lập dựa trên các căn cứ sau:
- Dự toán sản xuất, kinh doanh: Đây là căn cứ quan trọng nhất để xác định số lượng bảng phân bổ cần thiết cho từng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dự toán được lập dựa trên kế hoạch sản xuất, kinh doanh đã được phê duyệt, đồng thời phải tính đến các yếu tố như hao hụt, tồn kho, v.v.
- Nhu cầu sử dụng bảng phân bổ của từng đối tượng, từng công việc: Cần phân chia nhu cầu sử dụng bảng phân bổ cụ thể cho từng đối tượng (bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm) và từng công việc để theo dõi, quản lý chặt chẽ việc sử dụng bảng phân bổ.
- Giá trị thực tế của bảng phân bổ tại thời điểm lập bảng: Giá trị thực tế của bảng phân bổ bao gồm giá mua vào, các khoản thuế liên quan, chi phí vận chuyển, v.v. Việc sử dụng giá trị thực tế giúp phản ánh chính xác chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Các quy định của pháp luật liên quan đến quản lý tài sản và kế toán: Cần tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, Thông tư hướng dẫn Luật Kế toán và các văn bản pháp luật liên quan khác khi lập Bảng phân bổ bảng phân bổ.
- Ngoài ra, khi lập Bảng phân bổ bảng phân bổ, cũng cần lưu ý một số điểm sau:
+ Bảng phân bổ bảng phân bổ cần được lập chi tiết, đầy đủ, chính xác và có tính thuyết phục.
+ Bảng phân bổ bảng phân bổ cần được lập theo định kỳ (thường là hàng tháng) và được cập nhật khi có thay đổi về dự toán sản xuất, kinh doanh, nhu cầu sử dụng bảng phân bổ hoặc giá trị thực tế của bảng phân bổ.
+ Bảng phân bổ bảng phân bổ là căn cứ để lập các bảng kê, sổ kế toán liên quan đến bảng phân bổ và để thanh toán tiền lương, thưởng cho người lao động.
- Lưu ý:
+ Mẫu Bảng phân bổ bảng phân bổ có thể thay đổi tùy theo quy định của từng doanh nghiệp.
+ Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lập và quản lý Bảng phân bổ bảng phân bổ phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mình.
2. Phương pháp ghi bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Hướng dẫn phương pháp ghi và trách nhiệm ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ theo Mẫu số 07 - VT
- Cấu trúc bảng phân bổ: Bảng phân bổ bao gồm các cột dọc và dòng ngang:
+ Cột dọc: Phản ánh các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ (CCDC) xuất dùng trong tháng tính theo giá hạch toán và giá thực tế.
+ Dòng ngang: Phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu, CCDC.
- Cách tính giá thực tế CCDC: Sử dụng các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu để tính giá thực tế CCDC xuất kho.
- Sử dụng bảng phân bổ:
+ Giá trị CCDC xuất kho theo giá thực tế được dùng làm căn cứ để ghi vào Có các tài khoản 152, 153, 242 của các Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ và sổ kế toán liên quan (tùy theo hình thức kế toán áp dụng).
+ Số liệu trong bảng phân bổ cũng được sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
- Trách nhiệm ghi bảng phân bổ:
+ Bộ phận kho: Cung cấp số liệu CCDC xuất kho theo giá hạch toán và giá thực tế cho bộ phận kế toán.
+ Bộ phận kế toán:
-> Ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC dựa trên số liệu do bộ phận kho cung cấp.
-> Sử dụng Bảng phân bổ để ghi sổ kế toán và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
- Lưu ý:
+ Doanh nghiệp có thể điều chỉnh cấu trúc và nội dung của Bảng phân bổ cho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.
+ Cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong Bảng phân bổ.
3. Lưu ý khi sử dụng phương pháp ghi bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Ngoài những hướng dẫn trong các câu trả lời trước, việc ghi Bảng phân bổ cần lưu ý thêm một số điểm sau:
- Về hình thức:
+ Sử dụng bút mực để ghi thông tin vào bảng.
+ Ghi thông tin một cách rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu.
+ Tránh tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trong bảng.
+ Bảng phân bổ cần được lập phẳng phiu, không nhàu nát, rách rời.
- Về nội dung: Cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
+ Tên bảng phân bổ.
+ Kỳ tính (tháng, quý, năm).
+ Đơn vị lập bảng.
+ Các loại xuất kho trong tháng.
+ Số lượng, đơn vị tính của từng loại.
+ Giá hạch toán và giá thực tế của từng loại.
+ Thành tiền giá hạch toán và giá thực tế của từng loại.
+ Đối tượng sử dụng.
+ Số lượng, đơn vị tính, giá trị sử dụng cho từng đối tượng.
+ Chữ ký của người lập bảng, người kiểm tra và người phê duyệt.
- Về bảo quản:
+ Bảng phân bổ cần được bảo quản cẩn thận, an toàn tại nơi có khóa, tủ, kệ để tránh thất lạc, hư hỏng.
+ Lưu trữ bảng phân bổ trong thời gian quy định theo quy định của pháp luật và nội quy của doanh nghiệp.
- Lưu ý chung:
+ Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác vào bảng phân bổ cho phù hợp với nhu cầu quản lý của mình.
+ Cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến kế toán và quản lý tài sản khi lập và sử dụng Bảng phân bổ.
Việc ghi Bảng phân bổ một cách chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý hiệu quả việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và nâng cao lợi nhuận.
4. Tầm quan trọng của việc ghi Bảng phân bổ chính xác và đầy đủ
Việc ghi Bảng phân bổ một cách chính xác và đầy đủ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó mang lại những lợi ích thiết thực sau:
- Theo dõi và quản lý hiệu quả việc sử dụng:
+ Bảng phân bổ giúp doanh nghiệp theo dõi cụ thể số lượng, giá trị được xuất kho cho từng đối tượng, từng công việc trong một khoảng thời gian nhất định.
+ Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hao phí, lãng phí, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.
+ Việc theo dõi và quản lý hiệu quả góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Cung cấp dữ liệu cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ:
+ Giá trị sử dụng cho từng sản phẩm, dịch vụ được thể hiện cụ thể trong Bảng phân bổ.
+ Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác, hợp lý.
+ Việc tính giá thành chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định định giá sản phẩm phù hợp, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp và cạnh tranh trên thị trường.
- Làm căn cứ cho việc thanh toán tiền lương, thưởng cho người lao động:
+ Bảng phân bổ được sử dụng để xác định định mức tiêu hao cho từng sản phẩm, dịch vụ.
+ Dựa trên định mức này, doanh nghiệp có thể tính toán sản lượng hoàn thành của người lao động và thanh toán tiền lương, thưởng cho họ một cách hợp lý.
+ Việc thanh toán tiền lương, thưởng đúng thời hạn, đầy đủ góp phần nâng cao động lực làm việc cho người lao động, thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra:
+ Bảng phân bổ là một trong những chứng từ quan trọng trong hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp.
+ Nó được sử dụng làm căn cứ để cơ quan thuế, kiểm toán kiểm tra việc quản lý, sử dụng của doanh nghiệp.
+ Việc ghi Bảng phân bổ chính xác, đầy đủ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ thuế, tránh những sai sót, vi phạm trong hoạt động tài chính.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban:
+ Bảng phân bổ cho phép doanh nghiệp so sánh mức độ sử dụng của từng bộ phận, phòng ban.
+ Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban và có biện pháp điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Ghi Bảng phân bổ một cách chính xác và đầy đủ là trách nhiệm của mỗi cán bộ, nhân viên trong hoạt động kế toán, quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt trách nhiệm này góp phần quan trọng vào việc quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao lợi nhuận và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Mẫu bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế Nguyên liệu, vật liệu và Công cụ, dụng cụ (TK 152, 153) - Mẫu số S04b3-DN. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
