Căn cứ pháp lý: 

Luật lưu trữ 2011.

1. Tài liệu lưu trữ là gì?

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Nguyên tắc về quản lý lưu trữ

- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.

3. Quy định pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Hiện nay, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Phạm vi nội hàm tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu cá nhân của các nhân vật lịch sử tiêu biểu. Khoản 8 và 9, Điều 2 Luật Lưu trữ nêu rõ: “Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động… các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tiền thân của Đảng và các tổ chức chính trị xã hội” (đối với Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) và “là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động… nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước (đối với Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam). Khoản 3 Điều 4 Luật Lưu trữ quy định: “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ”. 

Luật Lưu trữ quy định nguyên tắc chuyển giao quyền, nội dung quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, cụ thể như sau:

- Về nguyên tắc dịch chuyển quyền của chủ thể tại Khoản 3 Điều 20 quy định: “Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận”.

- Hình thức dịch chuyển các quyền: hiến tặng, mua - bán, ký gửi hoặc đăng ký vào Lưu trữ lịch sử hoặc giữa các chủ thể khác với nhau về tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ.

- Về quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ pháp luật lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.

Để bảo vệ an toàn tài liệu, nhất là tài liệu quý, hiếm, tránh những biến cố bất thường, Điều 26 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ quý hiếm, không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và trên thế giới… Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”. 

Về quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu cũng như nghĩa vụ của Lưu trữ lịch sử, Luật Lưu trữ quy định hạn chế sử dụng tài liệu để tránh làm phương hại đến bí mật nhà nước, bí mật đời tư thông qua việc ban hành danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, cụ thể: “Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ”, “Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng” (Điều 3). 

Hạn chế sử dụng những tài liệu chứa đựng thông tin liên quan bí mật đời tư, song Luật Lưu trữ cũng quy định thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin, trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ: “Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ” (khoản 5 Điều 10).

Điều 34 Luật Lưu trữ quy định về việc mang tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đã đăng ký ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó… Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”.

Về phía khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, pháp luật tôn trọng quyền được tiếp cận dữ liệu cá nhân, cá nhân thường không cần phải cung cấp lý do và không phải trả chi phí. Điều 8 Luật Lưu trữ quy định các hành vi bị nghiêm cấm: chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép. Luật Lưu trữ công nhận và bảo vệ quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ đã tạo cơ sở pháp lý cho các quan hệ về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, góp phần ổn định các quan hệ xã hội. Về mặt xã hội, các quy định trên cũng tác động đến ý thức trách nhiệm của các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ trong việc giữ gìn tài liệu lưu trữ của mình.

Song, quy định về tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ của Luật Lưu trữ cũng đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập. Ví dụ, khoản 2 Điều 14 Hiến pháp năm 2013 quy định: “Quyền con người, quyền công dân chỉ có thể bị hạn chế theo quy định của luật trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng”. Mặt khác, về tính toàn diện trong quản lý nhà nước cũng như kết cấu quy phạm, pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ còn thiếu quy định về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; biện pháp chế tài áp dụng khi các quyền của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ bị vi phạm; xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính đối với các vi phạm pháp luật; chế độ khen thưởng...  

Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ tiếp cận tài liệu lưu trữ của cá nhân về cơ bản mới chỉ trên phương diện quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ, trên phương diện pháp luật dân sự còn ở dạng luật “khung”, trong khi để đi vào thực tiễn nhiều quy định cần được điều chỉnh cụ thể và chi tiết. Về các quyền và nghĩa vụ của các bên chủ thể trong quan hệ sưu tầm, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, các vấn đề chưa được pháp luật quy định cụ thể trong từng hình thức dịch chuyển quyền chủ thể đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.  

4. Những giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là tài liệu do cá nhân hoặc nhóm cá nhân có quan hệ huyết thống, quan hệ gia đình tạo ra, sưu tầm hay nhận được, không phân biệt về nội dung và hình thức vật lý của tài liệu, được lựa chọn để lưu trữ. Vì vậy, các loại tài liệu lưu trữ này có những giá trị cơ bản sau:

Thứ nhất, chứa đựng thông tin quá khứ. 

Thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ gồm những sự kiện, hiện tượng đã diễn ra hoặc xảy ra đồng thời với việc tạo ra tài liệu, được phản ánh trong tài liệu. Thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ thể hiện ở hai cấp độ:

- Thông tin tự thân của tài liệu: đây là thông tin mà tài liệu được tạo ra để truyền tải. Ví dụ, thông tin trong cuốn nhật ký gồm các nội dung diễn ra hàng ngày được người viết ghi chép lại; thông tin trong thư của người chiến sĩ thể hiện những sự kiện, tâm tư, tình cảm muốn chia sẻ với người thân ở quê nhà…

- Ý nghĩa của tài liệu thông qua ý kiến chủ quan của người tiếp nhận thông tin, vì người tiếp nhận thông tin có cách đánh giá riêng và được diễn giải dưới góc nhìn của riêng họ hoặc tùy thuộc vào mục đích sử dụng tài liệu cũng như thông tin trong tài liệu lưu trữ. Ví dụ, một cuốn nhật ký, hồi ký có thể là vật kỷ niệm khi lưu giữ trong gia đình, nhưng có thể trở thành bằng chứng cho quá trình trăn trở sáng tác của một nghệ sĩ trong các công trình nghiên cứu phê bình nghệ thuật.

Thứ hai, có giá trị lưu giữ.

Đặc điểm này được gọi là tính được lựa chọn của tài liệu. Hiểu theo cách khác, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được coi là tài liệu lưu trữ khi chúng có giá trị và được lựa chọn để lưu giữ lại. Việc lựa chọn này được thực hiện bởi người lưu giữ (nếu lưu giữ tại gia đình), hoặc cán bộ lưu trữ (nếu hiến tặng, bán cho cơ quan lưu trữ). Thông thường, chủ sở hữu hay người (nhóm người) đang lưu giữ tài liệu tại gia đình, tại cộng đồng là chủ thể chọn lọc đầu tiên đối với tài liệu trước khi cơ quan lưu trữ có thể tiếp cận. Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được tạo ra để phục vụ các mục đích sử dụng như giấy chứng nhận sở hữu tài sản, văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy khen, nhật ký nghiên cứu, bản thảo tác phẩm… nên được lưu giữ để phục vụ cho các mục đích đó. Sau khi hoàn thành mục đích sử dụng, những tài liệu này có thể có giá trị cho nghiên cứu tiểu sử cá nhân, lịch sử nhóm người, lịch sử dân tộc, nên chúng có giá trị lịch sử, cần được các cơ quan lưu trữ đánh giá và có biện pháp quản lý.  

Thứ ba, không thuộc sở hữu của Nhà nước.

Quyền sở hữu bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt của chủ sở hữu theo quy định của pháp luật. Nội dung quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được xác định thông qua quá trình hình thành, quản lý tài liệu và mục đích sử dụng tài liệu, cũng như quy định của pháp luật theo từng thời kỳ. Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được cá nhân, nhóm cá nhân tạo ra, sưu tầm, nhận được và lưu giữ theo nguyện vọng và bằng các phương tiện, nguồn lực của họ, để thực hiện mục đích của riêng họ nên những tài liệu này hoàn toàn do họ sở hữu.

Ngoài ra, những tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ mua về, trao đổi bằng nguồn lực của riêng dòng họ hoặc có được dưới hình thức khác một cách hợp pháp cũng được coi là thuộc sở hữu của công dân. Hiện nay, đang còn một số vướng mắc, bất cập đối với cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan lưu trữ là những tài liệu do cơ quan nhà nước tạo ra nhưng đang do cá nhân, gia đình, dòng họ lưu giữ và không xác minh được nguồn gốc hình thành tài liệu (ví dụ như các châu bản, bản đồ của triều đình phong kiến) đang thuộc quyền chiếm hữu của một số gia đình hoàng tộc cũ hoặc nhà sưu tầm. 

Thứ tư, đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung.

Đặc điểm này thể hiện rõ so với các tài liệu lưu trữ nhà nước. Nếu các tài liệu của Nhà nước được tạo theo những quy chuẩn nhất định về hình thức trình bày và cách diễn đạt thì tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ không bị bó hẹp trong một dạng thức nào. Nếu các văn bản của Nhà nước thể hiện hoạt động quản lý của chính quyền với văn phong hành chính có phần khuôn sáo và nguyên tắc thì tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ đem đến nhiều sắc thái cảm xúc, gần gũi hơn với đời sống con người và nhiều chi tiết sinh động, khiến cho lịch sử được tạo ra từ các nguồn tài liệu đó trở nên cuốn hút hơn. Ví dụ, thư gửi nhà, nhật ký, hồi ký, lịch sử qua lời kể, ghi chép hành trình… đều là tiếng nói của những người trong cuộc, thể hiện góc nhìn của nhân chứng lịch sử dù họ tình cờ hay hữu ý trở thành nhân chứng. 

Thứ năm, không nhất quán về hình thức và thiếu toàn vẹn về nội dung.

Do các đặc thù luôn gắn liền với cá nhân trong quá trình từ lúc tạo ra đến lúc lựa chọn để lưu giữ lại, tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ chịu sự chi phối hoàn toàn bởi quan điểm, cách đánh giá chủ quan của chủ sở hữu hoặc người có trách nhiệm lưu giữ tài liệu. Tài liệu có thể bị sửa chữa, thay đổi về cả hình thức và nội dung, thậm chí bị làm sai lệch ngay từ lúc được tạo ra trước khi được giao lại cho cơ quan lưu trữ để phục vụ sử dụng rộng rãi. Cá nhân hay nhóm người làm ra tài liệu có thể cố ý để lại những thông tin không chính xác để dẫn đến nhận thức khác về một vấn đề nào đó. Trường hợp này xuất hiện ở một số gia phả dòng họ vì khi soạn gia phả, các dòng họ đều muốn tạo ra nhiều công trạng, thành tích cho các cá nhân nổi bật nên đã ghi thêm những chi tiết thiếu chân thực. 

5. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

5.1. Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân 

Đây là tài liệu chứa đựng thông tin cá nhân, có trong nội dung tài liệu lưu trữ cá nhân, có thể được hiểu đồng nghĩa với dữ liệu cá nhân, là những điều, tin tức có nội dung liên quan, thuộc về một con người tự nhiên và được ghi nhận, thể hiện trong các vật mang tin do cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân tạo ra sao cho từ việc sử dụng một hoặc kết hợp nhiều điều, tin tức đó có thể nhận diện, xác định được người đó là cá nhân nào trong xã hội.

Thông tin cá nhân liên quan mật thiết đến quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, bao gồm các quyền chính đáng của cá nhân được pháp luật bảo vệ, nhất là quyền về bí mật dữ liệu cá nhân, quyền bí mật đời tư, bí mật gia đình. Tuy nhiên, không phải mọi mong muốn giữ bí mật của cá nhân đối với thông tin của mình đều được đáp ứng vô điều kiện do có thể bị giới hạn bởi các quy định của pháp luật để trở thành quyền của cá nhân đó, được pháp luật xác lập, ghi nhận, thừa nhận và bảo vệ. 

Với cách tiếp cận này, có thể hiểu thông tin bí mật của cá nhân là những thông tin cá nhân có khả năng gây nguy hại tới thân thể, vật chất, tinh thần của cá nhân đó mà họ được quyền giữ kín theo quy định của pháp luật.

5.2. Đối với tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ

Tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ là những ghi chép lịch sử các hoạt động xã hội như quản lý tộc vụ, sắp xếp thế hệ, ban hành gia quy, thờ cúng tổ tiên, gìn giữ gia phả... của dòng họ và các thành viên trong dòng họ ấy, đồng thời là đối tượng truyền tải của văn hóa gia đình, dòng họ. Những tài liệu này thường bao gồm nhật ký, thư từ, bản thảo, khế ước, hóa đơn, bia khắc, ảnh chụp, di chúc, gia phả và sách vở... Những tài liệu lưu trữ được hình thành bởi các gia đình, dòng họ cũng có những đặc điểm riêng biệt. 

Tài liệu lưu trữ của gia đình, dòng họ có một số đặc trưng riêng, bao gồm:

- Tính huyết thống: tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ thể hiện rõ mối quan hệ gia đình, huyết thống giữa các thành viên. Thông qua những tài liệu này, các nhà nghiên cứu phả hệ có thể xác định được sự liên quan giữa các cá nhân, một số đặc tính di truyền của nhóm người, biểu hiện bệnh lý hoặc yếu tố ưu việt. Do đó, các nghiên cứu cũng có thể tham khảo để xác định mối quan hệ giữa các thành viên và sự ảnh hưởng của nó cùng các yếu tố khác thuộc về truyền thống gia đình đến các cá nhân kiệt xuất…

Thuộc quyền sở hữu của một nhóm người và có tính kế thừa hợp pháp: những tài liệu này được hình thành bằng nhiều cách, trong đó có những tài liệu như thần tích, thần sắc, văn bia… do chính quyền tạo ra, nhưng được nhiều thế hệ của dòng họ lưu giữ, được coi là đồ gia bảo, gia truyền và việc quản lý, sử dụng phải có sự đồng thuận của cả gia đình, dòng họ. Những tài liệu do nhiều thế hệ cùng tạo ra như các gia phả, lịch sử dòng họ, các ghi chép, băng đĩa hình, ảnh chụp về các hoạt động của dòng họ cũng được quản lý, sử dụng theo nguyên tắc chung của gia đình, dòng họ. Việc bàn giao quyền quản lý, sử dụng tiếp tục các tài liệu của dòng họ, của gia đình dựa trên quan hệ huyết thống và quy tắc chung của gia đình, dòng họ, đa phần được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Đó là căn cứ chính xác định tính chất sở hữu của những tài liệu lưu trữ này. 

- Tính đặc thù: trong tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ có thông tin về cá nhân như các mối quan hệ cá nhân, nhân thân, các thông tin về sức khỏe, tài chính và các yếu tố riêng tư khác cần được bảo vệ khỏi sự lợi dụng để trục lợi bất hợp pháp. Với các gia đình, dòng họ có hoạt động kinh tế chung, hoạt động chuyên môn như các doanh nghiệp gia đình, các gia đình có thành viên là các chuyên gia về cùng một lĩnh vực… tài liệu lưu trữ gia đình còn chứa đựng thông tin về bí mật kinh doanh, bí mật sản xuất, chế tạo, các phát minh, sáng chế, thành tựu nghiên cứu, sáng tạo của mỗi thành viên và của cả gia đình. Ví dụ, một số dòng họ cũng có hoạt động kinh tế chung, có những khoản đóng góp, quản lý quỹ và ngân sách chung… mà người ngoài dòng họ không nên và không cần biết. Những nội dung đó tạo nên đặc thù riêng của thông tin trong tài liệu của gia đình, dòng họ và cần được bảo vệ hợp pháp.