Quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)?

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có những nội dung sau đây:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

- Họ, tên, chữ ký của người trả thu nhập.

- Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau có thể kể đến một số mục đích được ghi nhận trong pháp luật thuế như sau:

- Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

- Chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

- Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định.

Tuy nhiên kể từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bản điện tử.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được hiển thị một cách đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế thì kể từ ngày 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do cơ quan thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.

Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nập cá nhân tại cơ quan thuế.

Theo tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dạng diện tử.

Với chứng từ dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

- 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

- Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu  của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Bên cạnh đó, cần lưu ý về Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm về bài viết: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất năm 2023 của Luật Minh Khuê.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp. Ngoài ra, khách hành cũng có thể liên hệ trực tiếp với các luật sư của Luật Minh Khuê để được giải đáp các vấn đề liên quan đến thuế là: Luật sư Bùi Thị Nhung qua số điện thoại: 0931626162. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.