Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Hình sự của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Hình sự, gọi:  1900.6162

Cơ sở pháp lý: 

Luật thi hành tạm giữ, tạm giam 2015

- Thông tư 23/2018/TT-BQP

1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

Thứ nhất, Hồ sơ giấy, gồm các loại tài liệu quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 17 Luật Thi hành tạm giữ, tạm giam. Cụ thể bao gồm:

a) Các lệnh, quyết định, biên bản về việc bắt, tạm giữ, tạm giam, gia hạn tạm giữ, gia hạn tạm giam, truy nã, trả tự do, trích xuất, điều chuyển nơi giam giữ; các quyết định phê chuẩn của Viện kiểm sát nhân dân;

b) Biên bản giao nhận người bị tạm giữ, người bị tạm giam, tài liệu, hồ sơ kèm theo; biên bản giao nhận tiền, tài sản khác của người bị tạm giữ, người bị tạm giam gửi lưu ký hoặc giao cho thân nhân, người đại diện hợp pháp của họ quản lý; quyết định, biên bản hủy đồ vật thuộc danh mục cấm;

c) Danh bản, chỉ bản, lý lịch và tài liệu về nhân thân; tài liệu liên quan đến việc chấp hành các quy định về giam giữ; biên bản, quyết định kỷ luật về việc vi phạm nội quy, pháp luật về thi hành tạm giữ, tạm giam; tài liệu về sức khỏe, khám, chữa bệnh; tài liệu liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người bị tạm giữ, người bị tạm giam trong thời gian bị giam giữ; tài liệu liên quan đến việc giải quyết chuyển kháng cáo, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị của người bị tạm giữ, người bị tạm giam; tài liệu về thăm gặp, tiếp xúc lãnh sự;

d) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền đưa người bị kết án phạt tù đến nơi chấp hành án; quyết định của Hội đồng thi hành án tử hình đưa người bị kết án tử hình đi thi hành án tử hình;

đ) Tài liệu khác có liên quan.

Đối với người bị tạm giam mà trước đó đã bị tạm giữ thì hồ sơ tạm giam còn bao gồm các tài liệu trong hồ sơ tạm giữ.

Thứ hai, hồ sơ điện tử là tập hợp thông tin chứa các thông tin cơ bản liên quan đến người bị tạm giữ, người bị tạm giam quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 17 Luật Thi hành tạm giữ, tạm giam.

2. Tổ chức, cá nhân lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

Cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

a) Cơ quan Quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng;

b) Cơ quan Thi hành án hình sự cấp quân khu;

c) Bộ Chỉ huy Bộ đội biên phòng cấp tỉnh có Đồn biên phòng được tổ chức buồng tạm giữ;

d) Trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng, quân khu, quân đoàn;

đ) Cơ quan Điều tra hình sự khu vực có nhà tạm giữ;

e) Đồn biên phòng có buồng tạm giữ;

Cá nhân lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

a) Nhân viên lưu trữ;

b) Trợ lý giam giữ kiêm hồ sơ;

c) Trưởng buồng tạm giữ Đồn biên phòng có tổ chức buồng tạm giữ.

Trách nhiệm Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng

a) Lập, quản lý hệ cơ sở dữ liệu điện tử đối với hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam trong Quân đội;

b) Quy định việc lập, kết nối và cung cấp thông tin về thi hành tạm giữ, tạm giam trong Quân đội;

c) Phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an trong việc xây dựng, hướng dẫn, kết nối, cung cấp thông tin về thi hành tạm giữ, tạm giam giữa hệ cơ sở dữ liệu về tạm giữ, tạm giam trong Công an nhân dân và hệ cơ sở dữ liệu về tạm giữ, tạm giam trong Quân đội nhân dân.

Trách nhiệm Cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ và dữ liệu điện tử của người bị tạm giữ, tạm giam

a) Kịp thời giải quyết yêu cầu, đề nghị của tổ chức, cá nhân về khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam theo quy định;

b) Từ chối giải quyết hoặc không cho tiếp tục khai thác hồ sơ khi có căn cứ cho rằng tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 4 Thông tư này;

c) Thực hiện các quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng về lập, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam và bảo mật tài liệu.

3. Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

- Tổ chức, cá nhân quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 Thông tư 23/2018/TT-BQP có quyền khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam ở đơn vị mình để phục vụ công tác quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam.

- Cơ quan tiến hành tố tụng hình sự, cơ quan thi hành án khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam để phục vụ việc Điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

- Người bị tạm giữ, người bị tạm giam có quyền đề nghị sao tài liệu trong hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam của mình đang được lưu trữ.

- Tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phục vụ công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tạm giữ, tạm giam; nghiên cứu khoa học, tổng kết, biên soạn lịch sử và công tác tổ chức, cán bộ.

- Tổ chức, cá nhân khác khi có sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam.

4. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

Tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác tài liệu trong hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải xuất trình:

a) Giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị của cơ quan, tổ chức, đơn đề nghị có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú (nếu là cá nhân). Nội dung giấy giới thiệu, đơn đề nghị gồm: Họ tên, cấp bậc, chức vụ (nếu có), nơi công tác của người được giới thiệu, nơi ở của người có đơn đề nghị; Mục đích yêu cầu khai thác tài liệu có trong hồ sơ tạm giữ, tạm giam; trường hợp có nhu cầu sao, chụp lại tài liệu thì phải nêu rõ tài liệu đề nghị được sao chụp;

b) Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân, chứng minh lực lượng vũ trang, thẻ hoặc giấy chứng nhận của ngành Điều tra, kiểm sát, tòa án khi thực hiện nhiệm vụ;

c) Văn bản đồng ý của cơ quan đang thụ lý vụ án cho khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam khi vụ án đang giai đoạn Điều tra, truy tố, xét xử.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong khai thác tài liệu, hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

a) Thực hiện theo thủ tục, hướng dẫn của cán bộ cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ để được đọc, sao, chụp tài liệu theo quy định của Thông tư này;

b) Giữ gìn bí mật hồ sơ, tài liệu;

c) Chấp hành quy định của cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam trong quá trình khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam;

d) Người khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ được đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu sau khi đã đăng ký và được Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phê duyệt. Việc đọc, sao, chụp hồ sơ tài liệu phải được phản ánh, ký nhận ở sổ theo dõi.

Trách nhiệm cán bộ giám sát việc khai thác hồ sơ

a) Phải trực tiếp giám sát quá trình khai thác hồ sơ, tài liệu của người khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam;

b) Giao, nhận lại đầy đủ, nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu;

c) Trực tiếp sao chụp, giao tài liệu sao cho tổ chức, cá nhân có đề nghị;

d) Không để người khai thác tài liệu thực hiện những hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 4 Thông tư này; trường hợp phát hiện vi phạm thì dừng ngay việc khai thác hồ sơ, đồng thời lập biên bản và báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ sở quản lý hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam.

5. Lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

Lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam trong các trường hợp sau:

a) Người bị tạm giữ, tạm giam được trả tự do;

b) Người bị tạm giữ, tạm giam được thay đổi biện pháp tạm giữ, tạm giam bằng biện pháp ngăn chặn khác;

c) Người đang bị tạm giữ, người bị tạm giam chết hoặc bỏ trốn;

Lập, bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam trong các trường hợp sau:

a) Người bị tạm giữ, người bị tạm giam chuyển đi chấp hành tạm giữ, tạm giam hoặc chấp hành án phạt tù tại cơ sở giam giữ khác;

b) Người bị kết án tử hình có quyết định thi hành án tử hình của Hội đồng thi hành án tử hình.

Việc lập hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam do cá nhân quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 23 trực tiếp thực hiện; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Thủ trưởng cơ sở tạm giữ, tạm giam.

Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được lập kể từ khi tiếp nhận người bị tạm giữ, người bị tạm giam và kết thúc khi họ chết, bỏ trốn trong khi bị tạm giữ, tạm giam; được trả tự do, chuyển sang chấp hành án phạt tù, bị thi hành án tử hình theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Tài liệu đưa vào hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự diễn biến, thời gian phát hành như sau:

a) Tài liệu phát hành trước thì sắp xếp trước, tài liệu phát hành sau thì sắp xếp sau;

b) Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản, tài liệu có các bằng chứng xác thực (chữ ký, con dấu).

- Tài liệu về tạm giữ, tạm giam do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến, trước khi đưa vào hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải thực hiện theo quy định của Bộ Quốc phòng về công tác văn thư, lưu trữ.

- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải được đóng thành tập, đóng dấu, đánh số thứ tự bút lục và ghi vào bản thống kê tài liệu có trong hồ sơ.

- Khi hồ sơ kết thúc, phải lập bản thống kê tài liệu có trong hồ sơ, có chữ ký của người lập hồ sơ, chữ ký và đóng dấu của cơ sở tạm giữ, tạm giam;

- Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 17 Luật thi hành tạm giữ, tạm giam.

- Trình tự sắp xếp, cách đóng dấu và đánh thứ tự bút lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn của Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng.

6. Thời hạn lưu trữ và hủy hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

Thời hạn lưu trữ và hủy hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư 23/2018/TT-BQP. Theo đó:

- Đối với hồ sơ người bị tạm giữ, người bị tạm giam được trả tự do; được thay đổi biện pháp tạm giữ, tạm giam bằng biện pháp ngăn chặn khác; người bị tạm giữ, người bị tạm giam chết thì thời hạn lưu trữ là 50 (năm mươi) năm tính từ năm kết thúc việc tạm giữ, tạm giam.

- Đối với hồ sơ người bị tạm giữ, tạm giam bỏ trốn thì thời hạn lưu trữ là 70 (bảy mươi) năm tính từ năm người bị tạm giữ, tạm giam bỏ trốn.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ đối với người bị tạm giữ, người bị tạm giam khi đã chuyển thành một bộ phận của hồ sơ phạm nhân hoặc hồ sơ người bị kết án tử hình đã bị thi hành án tử hình thực hiện theo quy định của Bộ Quốc phòng về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội.

- Hồ sơ người bị tạm giữ, người bị tạm giam được hủy sau khi thời hạn lưu trữ kết thúc.

Thẩm quyền quyết định hủy, thủ tục quyết định hủy và hồ sơ hủy thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Hình sự - Công ty luật Minh Khuê