Quy đinh về sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

1. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Trong giao dịch thuế điện tử, các quy định về chứng từ điện tử được chỉ định tại Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau:

- Chứng từ điện tử và giá trị pháp lý: Chứng từ điện tử theo quy định trong Thông tư này được coi như có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy. Điều này có nghĩa là trong các giao dịch thuế điện tử, chứng từ điện tử được công nhận và chấp nhận như một hình thức hợp lệ và pháp lý, có cùng giá trị với các loại chứng từ truyền thống bằng giấy. Chứng từ điện tử được xem là bản gốc nếu được tạo ra thông qua các phương tiện quy định tại Điều 5 của Nghị định số 165/2018/NĐ-CP.

- Chuyển đổi giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy: Việc chuyển đổi giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử và Nghị định số 165/2018/NĐ-CP. Đồng thời, các định dạng và tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu cũng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều này đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi giữa hai loại chứng từ này được thực hiện một cách hợp pháp và đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn của thông tin. Đồng thời, quy định về phục hồi chứng từ nộp ngân sách nhà nước cũng phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và Điều 23 của Thông tư này.

- Chứng từ nộp ngân sách nhà nước: Quy trình phục hồi chứng từ nộp ngân sách nhà nước phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và Điều 23 của Thông tư này.  Điều này đảm bảo rằng quá trình phục hồi chứng từ nộp ngân sách nhà nước được thực hiện theo đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Tóm lại, theo quy định hiện hành, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được xem như có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy. Điều này có nghĩa là chứng từ điện tử được công nhận và chấp nhận như một hình thức hợp lệ và pháp lý trong quá trình giao dịch và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế điện tử.

Thêm vào đó, chứng từ điện tử được xem như bản gốc khi được thực hiện thông qua một trong các biện pháp sau đây: Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác khỏi tạo chứng từ điện tử. Điều này đảm bảo tính chính xác và tính xác thực của chứng từ điện tử. Hệ thống thông tin phải bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu chứng từ điện tử không bị thay đổi hoặc mất mát trong quá trình xử lý và lưu trữ, giữ cho tính pháp lý và chứng minh của chúng.

Các biện pháp xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã tạo và xử lý chứng từ điện tử bao gồm: Sử dụng chứng thư số để xác thực; Áp dụng các biện pháp sinh trắc học để xác thực; Sử dụng ít nhất hai yếu tố xác thực, bao gồm mã xác thực một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên. Ngoài ra, các bên có thể chọn các biện pháp khác nhau để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực và tính chống chối bỏ, miễn là phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

2. Quy định về sửa đổi chứng từ điện từ trong giao dịch thuế điện tử

Việc chỉnh sửa chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định tại mục 4 của Điều 6 trong Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau: Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có thể được điều chỉnh theo quy định của Điều 8 trong Nghị định số 165/2018/NĐ-CP. Theo đó, quá trình điều chỉnh chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được thực hiện như sau:

- Chứng từ chưa được phê duyệt chính thức hoặc chưa được truyền đi để thực hiện giao dịch điện tử: Nếu chứng từ điện tử chưa được xác nhận chính thức hoặc chưa được chấp nhận trong quy trình giao dịch, việc điều chỉnh phải tuân thủ quy trình quản lý được thiết lập bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tạo ra chứng từ hoặc quản lý hệ thống thông tin liên quan. Quy trình điều chỉnh phải đảm bảo rằng thông tin điều chỉnh được ghi nhận một cách rõ ràng trong hệ thống thông tin, bao gồm thông tin về người thực hiện, thời điểm thực hiện và các thông tin liên quan khác.

- Chứng từ đã được phê duyệt chính thức hoặc đã được truyền đi để thực hiện giao dịch điện tử: Nếu chứng từ điện tử đã được xác nhận hoặc đã được chấp nhận trong quá trình giao dịch, việc điều chỉnh phải được thực hiện lại từ quá trình tạo ra chứng từ và đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Các thay đổi phải được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ theo quy định pháp luật. Hệ thống thông tin phải ghi nhận rõ ràng thông tin về việc điều chỉnh, bao gồm người thực hiện, thời điểm thực hiện và các thông tin liên quan khác.

Lưu ý, việc thực hiện điều chỉnh chứng từ điện tử phải được thực hiện theo quy trình và quy định của pháp luật, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin trong hệ thống.

3. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn nhưng tiếp tục được lưu trữ

Quy định về việc lưu trữ chứng từ điện tử được miêu tả trong mục 5 của Điều 6 trong Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau: Các chứng từ điện tử phải được lưu trữ trong thời gian quy định bởi pháp luật. Thời gian lưu trữ có thể thay đổi tùy theo loại chứng từ và yêu cầu cụ thể của cơ quan quản lý thuế. Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo các điều kiện về môi trường và an toàn thông tin để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu.

Điều này bao gồm việc sử dụng các phương tiện lưu trữ điện tử phù hợp và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 của Điều 15 trong Luật Giao dịch điện tử. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và khả năng truy xuất dễ dàng của dữ liệu. Việc tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ điện tử không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin thuế.

Trong trường hợp chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn còn liên quan đến tính toàn vẹn thông tin của hệ thống và các giao dịch điện tử đang hoạt động, chúng phải tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không gây ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và liên tục của hệ thống thông tin và các giao dịch điện tử.

Trong quá trình vận hành hệ thống, có thể có các giao dịch hoặc dữ liệu liên quan đến chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn cần phải được giữ lại để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống hoặc để phục vụ cho mục đích kiểm tra, xác minh hoặc giải quyết tranh chấp sau này. Tuy nhiên, trong trường hợp không còn nhu cầu sử dụng và chứng từ điện tử không còn giá trị pháp lý hay mục đích nào khác, việc hủy chứng từ điện tử là cần thiết để giảm bớt tải trọng dữ liệu và đảm bảo sự gọn gàng, hiệu quả của hệ thống.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!