Sáp nhập xã năm 2026: Có ảnh hưởng đến mức lương tối thiểu vùng?

Sự chuyển dịch trong cấu trúc quản lý hành chính của Việt Nam hiện nay đang bước vào giai đoạn then chốt với việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã. Tiến trình này không đơn thuần là sự thay đổi về mặt địa giới hay tên gọi mà còn kéo theo những hệ quả sâu sắc đối với các chính sách kinh tế - xã hội cốt lõi, trong đó tiêu biểu nhất là quy định về tiền lương tối thiểu vùng cho người lao động. Trong bối cảnh Chính phủ đã chính thức ban hành lộ trình điều chỉnh mức lương tối thiểu cho năm 2026 thông qua Nghị định số 293/2025/NĐ-CP, việc thấu hiểu mối tương quan giữa sự biến động địa giới hành chính và quyền lợi sát sườn của các bên trong quan hệ lao động trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

1. Lộ trình sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã giai đoạn 2023 - 2026

Tiến trình sắp xếp đơn vị hành chính tại Việt Nam hiện nay được vận hành dựa trên một hành lang pháp lý chặt chẽ và nhất quán, chủ yếu xoay quanh Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Đây là văn bản nền tảng xác định các tiêu chuẩn về diện tích tự nhiên và quy mô dân số mà một đơn vị hành chính phải đáp ứng để tồn tại độc lập hoặc buộc phải thực hiện sáp nhập nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả quản trị nhà nước.

1.1. Căn cứ thực hiện việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã năm 2026

Việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã năm 2026 được thực hiện dựa trên những tiêu chí định lượng rất cụ thể về quy mô diện tích và dân số. Theo quy định tại Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15, các đơn vị hành chính cấp xã thuộc diện phải sắp xếp trong giai đoạn 2023 - 2025 và kéo dài sang năm 2026 bao gồm những trường hợp không đạt ngưỡng tiêu chuẩn quy định.

Các đơn vị hành chính cấp xã thuộc diện sắp xếp trong giai đoạn 2023 - 2025 bao gồm các đơn vị có diện tích tự nhiên và quy mô dân số dưới 70% tiêu chuẩn của đơn vị hành chính tương ứng. Đồng thời, những đơn vị có diện tích tự nhiên dưới 20% và quy mô dân số dưới 300% tiêu chuẩn cũng nằm trong danh mục bắt buộc phải thực hiện các phương án thành lập mới, nhập, giải thể hoặc điều chỉnh địa giới. Bước sang giai đoạn 2026 - 2030, tiêu chuẩn này được nâng cao hơn nhằm hướng tới sự ổn định lâu dài, cụ thể là các đơn vị hành chính cấp xã đồng thời có diện tích tự nhiên và quy mô dân số dưới 100% tiêu chuẩn sẽ thuộc diện xem xét sắp xếp.

Để đảm bảo tính khách quan và khoa học, số liệu về diện tích tự nhiên và quy mô dân số làm cơ sở cho việc sắp xếp giai đoạn 2026 - 2030 được tính đến thời điểm chốt vào ngày 31 tháng 12 năm 2025. Điều này tạo ra một khoảng đệm cần thiết để các địa phương rà soát, đánh giá và xây dựng phương án tổng thể trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

1.2. Tóm tắt Nghị quyết 35/2023/UBTVQH15 về tiêu chuẩn đơn vị hành chính

Nghị quyết 35/2023/UBTVQH15 không chỉ đơn thuần là một văn bản quy định về việc sáp nhập mà còn là một chiến lược tổng thể về tổ chức chính quyền địa phương. Nghị quyết nhấn mạnh việc sắp xếp phải bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng và tăng cường vai trò chỉ đạo của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Một trong những nguyên tắc cốt lõi là việc sắp xếp phải tuân thủ Hiến pháp, thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương và các văn bản liên quan.

Bảng dưới đây tóm tắt các tiêu chuẩn cơ bản và lộ trình sắp xếp theo Nghị quyết 35/2023/UBTVQH15:

Nghị quyết cũng dành sự chú trọng đặc biệt đến các yếu tố đặc thù về truyền thống lịch sử, văn hóa, dân tộc và tôn giáo. Những đơn vị hành chính có địa giới ổn định từ năm 1945 đến nay hoặc có những đặc điểm văn hóa, tập quán riêng biệt mà nếu sáp nhập sẽ gây mất ổn định về trật tự xã hội thì có thể được xem xét giữ nguyên trạng. Ngoài ra, việc sáp nhập còn gắn liền với mục tiêu tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhằm xây dựng một hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

2. Nguyên tắc xác định mức lương tối thiểu vùng khi thay đổi địa giới hành chính

Khi một đơn vị hành chính cấp xã thực hiện sáp nhập, vấn đề mức lương tối thiểu vùng trở thành tiêu điểm quan tâm của cả người lao động và doanh nghiệp. Mức lương này không chỉ là sàn pháp lý để trả lương mà còn là căn cứ để tính toán các chế độ bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp khác.

2.1. Khi sáp nhập xã, mức lương tối thiểu vùng được tính theo địa danh mới hay cũ?

Theo các quy định pháp luật lao động hiện hành và hướng dẫn tại Nghị định số 293/2025/NĐ-CP, nguyên tắc áp dụng mức lương tối thiểu vùng khi có sự thay đổi về địa giới hành chính đã được dự liệu một cách chi tiết để đảm bảo tính liên tục và bảo vệ quyền lợi người lao động.

Về nguyên tắc chung, người sử dụng lao động hoạt động trên địa bàn thuộc vùng nào thì áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn đó. Tuy nhiên, trong trường hợp có sự thay đổi do sáp nhập hoặc thành lập mới đơn vị hành chính, quy tắc "ưu tiên mức cao nhất" sẽ được kích hoạt. Cụ thể, đối với người sử dụng lao động hoạt động trên địa bàn được thành lập mới từ việc nhập nhiều địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì áp dụng mức lương tối thiểu theo địa bàn có mức lương tối thiểu cao nhất.

Ngược lại, nếu sự thay đổi chỉ dừng lại ở việc đổi tên đơn vị hành chính hoặc chia tách đơn vị hành chính từ một địa bàn cũ, thì tạm thời vẫn áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn trước khi thay đổi cho đến khi Chính phủ có quy định mới. Điều này nhằm tránh những xáo trộn không cần thiết trong hoạt động của doanh nghiệp khi bản chất kinh tế - xã hội của vùng đó chưa có sự thay đổi lớn.

2.2. Phân tích mối liên hệ giữa Danh mục địa bàn áp dụng lương tối thiểu vùng và tên gọi đơn vị hành chính mới

Một trong những điểm đổi mới quan trọng từ năm 2025 là việc xác định danh mục địa bàn áp dụng lương tối thiểu vùng đã chuyển từ cấp huyện sang cấp xã. Sự thay đổi này cho phép sự phân vùng lương trở nên tinh vi và sát thực tế hơn. Thay vì áp dụng một mức lương chung cho toàn bộ một huyện vốn có thể bao gồm cả các xã nông thôn nghèo và các thị trấn công nghiệp phát triển, Chính phủ giờ đây có thể quy định mức lương tối thiểu khác nhau ngay trong cùng một huyện dựa trên điều kiện của từng xã.

Sự liên hệ giữa danh mục địa bàn và tên gọi đơn vị hành chính mới được thể hiện qua Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 293/2025/NĐ-CP. Khi một xã mới được thành lập từ việc sáp nhập xã A (Vùng III) và xã B (Vùng II), tên gọi của xã mới sẽ được cập nhật trong danh mục địa bàn, và theo quy tắc áp dụng mức lương cao nhất, xã mới này sẽ chính thức thuộc Vùng II. Việc cập nhật tên gọi trong văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ chính là cơ sở pháp lý cao nhất để doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh lương.

Bảng dưới đây minh họa mức lương tối thiểu vùng dự kiến áp dụng từ ngày 01/01/2026 cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động:

Sự phân vùng này phản ánh mức sống tối thiểu, CPI, tốc độ tăng trưởng kinh tế và khả năng chi trả của doanh nghiệp tại từng địa bàn xã/phường cụ thể.

3. Tác động thực tế: Các kịch bản thay đổi lương khi sáp nhập xã

Việc thực hiện sáp nhập xã vào năm 2026 sẽ tạo ra những chuyển biến đa dạng về thu nhập của người lao động tùy thuộc vào đặc điểm vùng lương của các đơn vị hành chính trước khi sáp nhập.

Trường hợp 1: Sáp nhập xã thuộc Vùng III vào Quận/Thành phố thuộc Vùng I hoặc Vùng II

Đây là kịch bản mang lại lợi ích lớn nhất cho người lao động nhưng đồng thời đặt ra thách thức chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Khi một đơn vị hành chính ở vùng có mức lương thấp hơn được sáp nhập vào đơn vị ở vùng có mức lương cao hơn, mặt bằng lương sàn sẽ ngay lập tức được kéo lên theo mức của đơn vị nhận sáp nhập.

Ví dụ điển hình là khi một xã ngoại thành thuộc Vùng III (với mức lương tối thiểu năm 2026 là 4,14 triệu đồng) sáp nhập vào một quận nội thành thuộc Vùng I (với mức lương tối thiểu là 5,31 triệu đồng). Trong tình huống này, tất cả người lao động làm việc cho các doanh nghiệp đóng trên địa bàn xã đó sẽ được áp dụng ngay mức lương tối thiểu của Vùng I. Mức tăng thực tế lên tới 1,17 triệu đồng/tháng chỉ nhờ sự thay đổi địa giới hành chính. Điều này không chỉ cải thiện thu nhập mà còn giúp người lao động tại các khu vực này tiếp cận với mức đóng bảo hiểm xã hội cao hơn, từ đó gia tăng quyền lợi an sinh về lâu dài.

Trường hợp 2: Sáp nhập hai xã cùng vùng lương (Không thay đổi mức sàn theo vùng)

Trong kịch bản này, hai hoặc nhiều xã cùng thuộc Vùng III thực hiện sáp nhập để hình thành một xã mới lớn hơn. Do bản chất cả hai địa bàn cũ đều có mức sống tối thiểu và điều kiện kinh tế tương đồng, việc sáp nhập không làm thay đổi phân vùng lương của địa bàn mới.

Người lao động trong trường hợp này sẽ chỉ được hưởng mức tăng lương theo lộ trình chung của Nghị định 293/2025/NĐ-CP (tức là tăng từ mức 3,86 triệu đồng của năm 2025 lên 4,14 triệu đồng của năm 2026 cho Vùng III). Mặc dù không có sự "nhảy vọt" về vùng lương, việc sáp nhập vẫn mang lại lợi ích gián tiếp thông qua việc tập trung nguồn lực phát triển hạ tầng, thu hút đầu tư, từ đó tạo ra nhiều cơ hội việc làm và khả năng đàm phán lương tốt hơn cho người lao động trong tương lai.

Trường hợp 3: Thành lập mới đơn vị hành chính từ nhiều xã khác vùng lương

Đây là kịch bản phức tạp nhất về mặt quản lý. Khi một thị xã hoặc thành phố mới được thành lập từ việc gom một số xã thuộc Vùng IV, Vùng III và một thị trấn thuộc Vùng II, quy định pháp luật yêu cầu áp dụng mức lương tối thiểu của Vùng II (mức cao nhất) cho toàn bộ địa bàn mới thành lập.

Quy tắc này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản trị hành chính và sự công bằng giữa các công dân trong cùng một đơn vị chính trị mới. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp trước đây hoạt động tại các xã Vùng IV, việc phải nâng lương tối thiểu từ 3,7 triệu đồng lên 4,73 triệu đồng (mức Vùng II năm 2026) là một cú sốc chi phí nhân công rất lớn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kế hoạch tài chính và lộ trình điều chỉnh cơ cấu sản xuất để duy trì tính cạnh tranh.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và quyền lợi người lao động sau khi sáp nhập

Sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng do sáp nhập hành chính không chỉ là một con số trên giấy tờ mà đòi hỏi các hành động pháp lý cụ thể từ phía người sử dụng lao động để đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.

4.1. Doanh nghiệp phải làm gì khi địa bàn hoạt động thay đổi vùng lương tối thiểu?

Ngay khi có Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính và Nghị định điều chỉnh lương tối thiểu vùng có hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện một chuỗi các công việc hành chính và nhân sự quan trọng.

Thứ nhất là việc rà soát và điều chỉnh hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm đối chiếu mức lương hiện tại của từng người lao động với mức tối thiểu vùng mới tại địa bàn sau sáp nhập. Đối với những trường hợp đang nhận lương thấp hơn mức sàn mới, doanh nghiệp phải tiến hành ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận lại mức lương mới không được thấp hơn quy định. Việc này cần được hoàn tất trước thời điểm áp dụng mức lương mới để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Thứ hai là xây dựng và điều chỉnh thang bảng lương. Theo quy định, thang lương, bảng lương là cơ sở để doanh nghiệp trả lương và đóng bảo hiểm xã hội. Khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi, doanh nghiệp phải xây dựng lại hệ thống thang bảng lương, đảm bảo bậc lương thấp nhất phải bằng hoặc cao hơn mức tối thiểu vùng mới. Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Thứ ba là điều chỉnh mức đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp. Do mức lương đóng bảo hiểm bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, nên khi vùng lương tăng lên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng mức đóng bảo hiểm cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành của doanh nghiệp nhưng lại là khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo quyền lợi hưu trí và trợ cấp thất nghiệp cho người lao động sau này.

4.2. Phân tích chi phí và rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp

Việc chậm trễ hoặc không thực hiện điều chỉnh lương theo mức tối thiểu vùng mới sau sáp nhập sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính nặng nề theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt dao động từ 20 triệu đến 75 triệu đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm quyền lợi. Đặc biệt, doanh nghiệp còn bị buộc phải trả đủ phần lương còn thiếu kèm theo khoản tiền lãi tính trên số tiền chậm trả.

Ngoài khía cạnh pháp lý, sự không tuân thủ còn gây ra những hệ lụy tiêu cực đến quan hệ lao động. Người lao động có thể cảm thấy bị thiệt thòi khi so sánh với mặt bằng chung của địa phương mới sáp nhập, dẫn đến tình trạng giảm năng suất, lãn công hoặc dịch chuyển nguồn nhân lực sang các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.

Việc đồng bộ hóa chính sách tiền lương với cải cách hành chính sẽ tạo ra động lực mới cho sự phát triển của doanh nghiệp và sự an tâm cho người lao động, góp phần thúc đẩy thị trường lao động Việt Nam phát triển theo hướng chuyên nghiệp và công bằng hơn.