Luật sư tư vấn:

1. Quy định pháp luật về thông báo phát hành hóa đơn:

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

 

1.1. Đối với hóa đơn GTGT đặt in :

- Thời hạn xử lý đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in:

+ Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

+ Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.”

- Thời hạn xử lý Thông báo phát hành hóa đơn GTGT đặt in:

+ Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

+ Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

+ Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

+ Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

+ Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức.

+ Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

 

1.2. Đối với hóa đơn GTGT tự in:

- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

- Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

 

1.3. Đối với hóa đơn bán hàng mua của Cơ quan thuế:

- Trách nhiệm của cơ quan thuế

+ Cơ quan thuế bán hóa đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.

+ Số lượng hóa đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển năm mươi (50) số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.

+ Đối với các lần mua hóa đơn sau, căn cứ đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày, số lượng hóa đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

+ Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thì cơ quan thuế bán cho hộ, cá nhân kinh doanh hóa đơn lẻ (01 số) theo từng lần phát sinh và không thu tiền.

+ Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.

 

2. Quy định về mức phạt sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành:

2.1. Nếu sử dụng trước thời hạn đã nộp thông báo phát hành:

Theo Khoản 2 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC

“Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi:

b) Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng (05 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành).”


Ví dụ : DN bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn ngày 14/12/2018 -> Cột "Ngày bắt đầu sử dụng" các bạn ghi: 16/12/2018 -> Tức là ngày 16 trở đi các bạn mới được sử dụng.

-> Nhưng các bạn lại xuất hóa đơn ngày 15/12/2018 (thì sẽ bị phạt như trên)

 

2.2. Nếu chưa thông phát hành mà đã sử dụng hóa đơn:

Theo khoản 2 điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:

- Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.

+ Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.

+ Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này. Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư này, cụ thể như sau:

+ Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

 

2.3 Cách xử lý với hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng:

Doanh nghiệp vi phạm quy định trên thì vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định.

 

3. Sử dụng hóa đơn ngay sau khi nộp thông báo phát hành hóa đơn được không ?

Câu hỏi được biên tập từ email khách hàng gửi về: Chào luật sư Minh Khuê tôi có 1 vấn đề mong luật sư giải đáp giúp tôi như sau: Công ty tôi là công ty sản xuất gạo do mới thành lập nên chưa hiểu quy định pháp luật nên công ty bên tôi đã sử dụng hóa đơn sau 1 ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn. Nay bên thuế có đưa công văn xuống yêu cầu công ty tôi nộp tiền phạt. Xin luật sư cho tôi biết trong trường hợp này công ty bị phạt bao nhiêu tiền ? Cảm ơn luật sư.

Đây là quy định được quy định mới nhất tại ngày 27/04/2017 của Bộ tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ tài chính.

Căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn (Thay vì trước đây là 05 ngày). Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng sửa đổi thông tư 39/2014/Tt-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC về thời hạn chấp thuận cho đơn vị sử dụng hóa đơn đặt in/tự in. Cụ thể:

Theo quy định trước đây, thì sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức kinh doanh, Cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn tự in/đặt in. Nếu sau 05 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in/đặt in.

Tuy nhiên, kể từ ngày 12/06/2017 thông tư 37/2017/TT-BTC có hiệu lực thì sau 02 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức kinh doanh, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in//tự in. Nếu sau 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế quản lý tực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in/tự in. Và theo quy định trên thì công ty của bạn sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng ( 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành)

Trường hợp còn vấn đề gì thắc mắc, mời quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline: 1900.6162 để được luật sư tư vấn pháp luật thuế  trực tuyến.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Bộ phận tư vấn pháp luật thuế.