1. Khái niệm về đấu thầu qua mạng

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 4 của Luật Đấu thầu 2023, đấu thầu qua mạng được định nghĩa là việc thực hiện các hoạt động đấu thầu trên nền tảng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Điều này có nghĩa là tất cả các quy trình và giao dịch liên quan đến đấu thầu đều được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống này. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, được quy định tại Khoản 18 Điều 4 của cùng một luật, là một hệ thống công nghệ thông tin do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về đấu thầu xây dựng và quản lý. Mục tiêu của hệ thống này là nhằm đảm bảo việc quản lý thông tin về đấu thầu được thực hiện một cách thống nhất và đồng bộ, đồng thời hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động đấu thầu qua mạng. Như vậy, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không chỉ là nền tảng công nghệ thông tin để thực hiện đấu thầu qua mạng mà còn là công cụ quan trọng giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong việc quản lý thông tin và quy trình đấu thầu.

2. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng theo quy định

Theo quy định tại Điều 45 của Luật Đấu thầu 2023, thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu được quy định cụ thể như sau:

Thứ nhất, thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển được quy định rõ ràng. Đối với đấu thầu trong nước, thời gian tối thiểu là 09 ngày, trong khi đó đối với đấu thầu quốc tế, thời gian tối thiểu là 18 ngày. Thời gian này được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành cho đến thời điểm đóng thầu.

Thứ hai, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng được quy định chi tiết tùy thuộc vào loại hình đấu thầu. Đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế, thời gian tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu trong nước và 35 ngày đối với đấu thầu quốc tế, tính từ ngày hồ sơ mời thầu được phát hành đến thời điểm đóng thầu. Tuy nhiên, đối với gói thầu xây lắp, gói thầu hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng, hoặc gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu sẽ được rút ngắn còn 09 ngày đối với đấu thầu trong nước và 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế.

Thứ ba, đối với hình thức chào hàng cạnh tranh, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 05 ngày làm việc, tính từ ngày hồ sơ mời thầu được phát hành đến thời điểm đóng thầu.

Cuối cùng, trong trường hợp gói thầu đủ điều kiện để áp dụng hình thức chỉ định thầu theo các quy định tại điểm a, b và c khoản 1 Điều 23 của Luật Đấu thầu 2023 nhưng người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu sẽ được quy định tối thiểu là 09 ngày, tính từ ngày hồ sơ mời thầu được phát hành đến thời điểm đóng thầu.

Theo đó, chuẩn bị hồ sơ dự thầu là một trong các quy trình thực hiện lựa chọn nhà thầu. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng năm 2024 đối với lựa chọn nhà thầu được xác định như sau:

Hình thức đấu thầu/ gói thầu	Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế	- Tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu trong nước. - Tối thiểu là 35 ngày đối với đấu thầu quốc. Tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
- Gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng. - Gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng.	- Tối thiểu là 09 ngày đối với đấu thầu trong nước. - Tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
Chào hàng cạnh tranh	Tối thiểu là 05 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu
Gói thầu đủ điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định theo điểm a, b và c khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu 2023 nhưng người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu.	Tối thiểu là 09 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu

3. Các giai đoạn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng

Khi lập hồ sơ dự thầu qua mạng, trước tiên bạn cần chú ý xem xét kỹ tài liệu hồ sơ mời thầu để nắm rõ các biểu mẫu và yêu cầu cụ thể mà bên mời thầu đưa ra. Việc không tuân thủ theo các quy định của hồ sơ mời thầu và chỉ sử dụng các biểu mẫu chung có thể dẫn đến việc bị loại ngay từ vòng sơ tuyển.

Lập sườn bố cục hồ sơ dự thầu qua mạng

Mặc dù không có quy định chung về bố cục hồ sơ dự thầu, bạn nên xây dựng một sườn hồ sơ để phù hợp với các tiêu chuẩn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu. Các bên mời thầu thường đánh giá hồ sơ dự thầu dựa trên các tài liệu sau:

Hồ sơ pháp lý
Hồ sơ kinh nghiệm
Hồ sơ tài chính
Hồ sơ nhân sự chủ chốt
Hồ sơ chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa
Bản vẽ và biện pháp thi công (nếu có)

Dưới đây là sườn hồ sơ dự thầu qua mạng bạn có thể tham khảo:

I. Đơn dự thầu và bảo lãnh dự thầu 1.1 Đơn dự thầu 1.2 Bảo lãnh dự thầu

II. Hồ sơ pháp lý 2.1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 2.2 Chứng chỉ hoạt động xây dựng

III. Hồ sơ năng lực 3.1 Hồ sơ tài chính

Mẫu số 13: Tình hình tài chính của nhà thầu
Mẫu số 14: Nguồn lực tài chính
BCTC 2017, 2018, 2019 3.2 Hồ sơ kinh nghiệm
Hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ – mẫu số 12
Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện – mẫu số 10A
Hợp đồng tương tự 1 + Biên bản thanh lý hợp đồng
Hợp đồng tương tự 2 + Biên bản thanh lý hợp đồng 3.3 Nhân sự chủ chốt
Chỉ huy trưởng
- Chứng chỉ giám sát và hoàn thiện công trình xây dựng
- Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ chỉ huy trưởng
- Bằng tốt nghiệp đại học
- Tài liệu chứng minh
Cán bộ kỹ thuật
- Bằng tốt nghiệp đại học
- Tài liệu chứng minh
Cán bộ phụ trách an toàn
- Giấy chứng nhận huấn luyện an toàn vệ sinh lao động
- Bằng tốt nghiệp đại học
- Tài liệu chứng minh
Công nhân

IV. Hồ sơ đề xuất kỹ thuật

4.1 Đáp ứng yêu cầu chung về kỹ thuật

4.2 Đáp ứng phạm vi cung cấp

4.3 Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật

4.4 Cam kết chung

Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu đảm bảo mới 100%
Bản cam kết các thiết bị/vật tư cung cấp là hàng chính hãng và hỗ trợ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật lắp đặt của nhà sản xuất/nhà phân phối
Bản cam kết phần mềm cài đặt trong thiết bị (nếu có) là phần mềm có bản quyền
Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu có đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát khi hàng về công trình (nếu là hàng hóa nhập khẩu)
Bản cam kết thiết bị/vật tư chào thầu được giám định bởi cơ quan giám định có thẩm quyền của Việt Nam về xuất xứ hàng hóa, mới 100% và năm sản xuất (nếu là hàng hóa nhập khẩu)
Bản cam kết cung cấp đầy đủ giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của cơ quan có thẩm quyền (nếu là hàng hóa nhập khẩu), giấy chứng chỉ về chất lượng hàng hóa của hãng sản xuất hàng hóa (C/Q) khi nhà thầu trúng thầu và thực hiện hợp đồng
Bản cam kết cung cấp bản dịch ra tiếng Việt các tài liệu kỹ thuật do hãng sản xuất phát hành (nếu bằng tiếng nước ngoài) cho Chủ đầu tư trước thời điểm đưa hàng hóa vào lắp đặt tại công trình 4.5 Biện pháp thi công 4.6 Tiến độ cung cấp 4.7 Tiến độ triển khai 4.8 Tài liệu kỹ thuật thiết bị

Triển khai chi tiết từng hạng mục

Bảo lãnh dự thầu: Nên thực hiện càng sớm càng tốt để đảm bảo hồ sơ của bạn đầy đủ và hợp lệ.
Lập hồ sơ pháp lý: Chuẩn bị các giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, bao gồm giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy xác nhận nội dung đăng ký doanh nghiệp và có thể yêu cầu thêm chứng chỉ hoạt động xây dựng hoặc chứng chỉ quản lý chất lượng ngành liên quan đến gói thầu.
Lập hồ sơ năng lực công ty: Bao gồm hồ sơ tài chính với báo cáo tình hình tài chính của nhà thầu, hồ sơ kinh nghiệm, và hồ sơ nhân sự chủ chốt để chứng minh năng lực triển khai.
Lập hồ sơ chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa: Bao gồm các tài liệu như giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc đại lý ủy quyền, tài liệu kỹ thuật của thiết bị và mẫu bảng tuyên bố đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
Cam kết của nhà thầu: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu cam kết nào của bên mời thầu.
Bản vẽ và biện pháp thi công: Hạng mục này yêu cầu nhiều thời gian và công sức từ phía kỹ thuật, vì vậy cần chuẩn bị sớm để kịp tiến độ.

Xem thêm bài viết: Mẫu đơn dự thầu mới nhất và Quy định về ủy quyền tham gia đấu thầu

Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, quý khách vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.