Thời hạn đăng ký nội quy lao động là bao lâu sau ban hành?

1. Thời hạn đăng ký nội quy lao động là bao lâu sau ban hành?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 của Bộ luật Lao động năm 2019, có những quy định cụ thể như sau:

Đăng ký nội quy lao động

• Đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc đăng ký nội quy lao động là bắt buộc. Nội quy lao động cần phải được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp hoặc tổ chức đó đã thực hiện việc đăng ký kinh doanh.
• Sau khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký nội quy này trong vòng 10 ngày kể từ ngày nội quy được công bố chính thức.
• Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Nếu phát hiện nội dung của nội quy lao động có quy định không phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành, cơ quan này sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động thực hiện việc sửa đổi, bổ sung cần thiết và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

Vì vậy, đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động, ngay sau khi ban hành nội quy lao động, họ cần phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy này tại cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày, để đảm bảo sự tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

2. Có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định tại Điều 118 và Điều 119 của Bộ luật Lao động năm 2019, có những quy định quan trọng như sau:

Về việc ban hành và đăng ký nội quy lao động

• Ban hành nội quy lao động: Các công ty, doanh nghiệp cần phải ban hành nội quy lao động để quy định quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Đặc biệt, nếu công ty có từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch và chính thức.
• Thủ tục đăng ký nội quy lao động: Đối với những công ty có số lượng lao động từ 10 người trở lên, việc đăng ký nội quy lao động là bắt buộc. Hồ sơ đăng ký cần phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh nơi công ty đã thực hiện việc đăng ký kinh doanh. Điều này có nghĩa là không phải tất cả các công ty đều phải thực hiện việc đăng ký nội quy lao động, mà chỉ những công ty có từ 10 lao động trở lên mới cần thực hiện bước này.
• Thời hạn và hiệu lực của nội quy lao động: Sau khi ban hành nội quy lao động, trong vòng 10 ngày, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
• Đối với các chi nhánh, đơn vị khác: Nếu công ty có nhiều chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh phân bổ ở nhiều địa phương khác nhau, nội quy lao động đã đăng ký phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền tại từng địa bàn nơi đặt các chi nhánh hoặc cơ sở.
• Trường hợp công ty sử dụng dưới 10 người lao động: Đối với các công ty sử dụng dưới 10 lao động, không cần thiết phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. Trong trường hợp này, hiệu lực của nội quy lao động sẽ do người sử dụng lao động tự quyết định và áp dụng theo các quy định đã được thiết lập.

Tóm lại, việc ban hành và đăng ký nội quy lao động là một bước quan trọng và cần thiết đối với các công ty có từ 10 lao động trở lên, nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quản lý lao động.

3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 119 của Bộ luật Lao động năm 2019, quy trình đăng ký nội quy lao động được thực hiện như sau:

1. Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký:

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký cần bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Đây là tài liệu chính thức yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký.
• Bản sao của nội quy lao động: Văn bản này phải được lập và ban hành chính thức. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Điều này áp dụng đối với các cơ sở có tổ chức đại diện người lao động.
• Văn bản này thể hiện sự đồng thuận hoặc các ý kiến đóng góp của tổ chức đại diện người lao động.
• Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Nếu có các quy định liên quan đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong nội quy lao động, những tài liệu này cũng cần được nộp kèm theo hồ sơ.

2. Xem xét hồ sơ đăng ký:

Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phát hiện nội dung nội quy lao động có sự vi phạm quy định pháp luật, cơ quan này sẽ thông báo cho người sử dụng lao động về các điểm không phù hợp. Đồng thời, cơ quan này sẽ hướng dẫn người sử dụng lao động thực hiện các sửa đổi, bổ sung cần thiết và yêu cầu đăng ký lại nội quy lao động.

3. Gửi nội quy lao động đến các địa bàn khác:

Đối với các doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị, hoặc cơ sở sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau, nội quy lao động đã được đăng ký cần phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt các chi nhánh hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng tất cả các địa điểm hoạt động của doanh nghiệp đều được thông báo và tuân thủ theo nội quy lao động đã đăng ký.

4. Ủy quyền đăng ký nội quy lao động:

Căn cứ vào điều kiện cụ thể và khối lượng công việc, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. Điều này nhằm tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong việc thực hiện các quy trình đăng ký.

Như vậy, quy trình đăng ký nội quy lao động không chỉ yêu cầu việc nộp hồ sơ đầy đủ và chính xác mà còn cần phải tuân thủ các bước kiểm tra, thông báo và điều chỉnh theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của nội quy lao động.

4. Mức phạt hành chính khi không đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hình thức xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng sẽ được áp dụng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi vi phạm sau:

• Thiếu nội quy lao động bằng văn bản: Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng từ 10 lao động trở lên mà không có nội quy lao động được lập thành văn bản.
• Không thực hiện việc đăng ký nội quy lao động: Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo yêu cầu của pháp luật.
• Bỏ qua ý kiến của tổ chức đại diện người lao động: Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc thực hiện sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đối với các cơ sở có tổ chức đại diện người lao động.
• Sử dụng nội quy lao động không còn hiệu lực: Áp dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
• Xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại không đúng quy trình: Thực hiện các biện pháp xử lý kỷ luật lao động hoặc bồi thường thiệt hại không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục, và thời hiệu quy định của pháp luật.
• Tạm đình chỉ công việc sai quy định: Tạm đình chỉ công việc của người lao động vượt quá thời hạn quy định của pháp luật.
• Thiếu tham khảo ý kiến trước khi đình chỉ công việc: Trước khi tiến hành đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi người lao động đang làm việc.

Cần lưu ý rằng mức phạt trên áp dụng cho cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi so với mức phạt áp dụng cho cá nhân.