1. Khi người đại diện đổi CCCD thì công ty cần làm gì?
Theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 có sự thay đổi thì doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Cụ thể các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân.
Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Như vậy, trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thay đổi thông tin CCCD thì phải tiến hành đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
2. Quy trình cập nhật thông tin của Người đại diện theo pháp luật
Thứ nhất, hồ sơ cần chuẩn bị:
Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Thứ hai, nơi nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:
- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;
- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (Đối với Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc nộp qua mạng).
Thứ ba, thời gian giải quyết:
03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Thứ tư, lệ phí giải quyết:
Miễn lệ phí (Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
Sau khi phòng Đăng ký kinh doanh xem xét và chấp thuận hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
3. Xử phạt hành chính nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký thay đổi
Trong thời hạn cho phép mà doanh nghiệp không tiến hành đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể phải chịu các mức phạt tiền được quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả như:
+ Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại (1), (2), (3) và (4) trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;
+ Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại (5).
Doanh nghiệp có cần làm cập nhật CCCD của Người đại diện theo pháp luật trước ngày 31/3/3023 không?
Cụ thể, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh nhận được phản ảnh của một số cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp về việc doanh nghiệp nhận được thông báo của cơ quan Thuế yêu cầu: Chậm nhất ngày 31/3/2023, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục cập nhật Căn cước công dân gắn chip cho người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Để giải quyết vấn đề trên, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh đã trao đổi với Tổng cục Thuế và Tổng cục Thuế khẳng định: không có chủ trương cũng như không gửi thư điện tử hay bất kỳ thông báo nào cho người nộp thuế về nội dung cập nhật thông tin căn cước công dân gắn chíp của người đại diện theo pháp luật trước ngày 31/3/2023. Việc đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đã được quy định cụ thể tại Luật Doanh nghiệp, Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Đồng thời, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh đề nghị Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Phòng Đăng ký kinh doanh thông tin rộng rãi đến cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn; trường hợp phát hiện hành vi vi phạm pháp luật, thông báo kịp thời cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý.
Như vậy, không có bất kỳ yêu cầu nào bắt buộc doanh nghiệp phải cập nhật CCCD của người đại diện theo pháp luật chậm nhất ngày 31/3/2023.
Vậy có cần thông báo với cơ quan thuế không?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế thu nhập cá nhân được quy định. Tại Khoản 2, Điều 36, Luật Quản lý thuế 2019 có quy định cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, khi có thay đổi một trong các thông tin trên tờ khai đăng ký thuế. Do đó, nếu như có sự thay đổi về số chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật thì phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.
Người đại diện theo pháp luật có thể tự mình thực hiện thủ tục hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế và họ có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổ
4. Mẫu thông báo cập nhật
TÊN DOANH NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số:............ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
......, ngày...... tháng...... năm......
THÔNG BÁO
Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố............
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):............... Ngày cấp.../.../...... Nơi cấp:.........
Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:
..................................
Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.
Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
Nếu quý khách hàng gặp bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc các quy định pháp luật, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết vấn đề của quý khách một cách nhanh chóng và tốt nhất có thể. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi thông qua tổng đài 1900.6162 hoặc gửi email đến địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ lắng nghe và phản hồi sớm nhất để đảm bảo rằng mọi khó khăn và mâu thuẫn được giải quyết một cách hiệu quả và hài lòng nhất.
