Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài

1. Đối tượng tham gia BHXH

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về đối tượng tham gia BHXH bao gồm:

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm một số nhóm đối tượng cụ thể như sau:

- Những người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hoặc các loại hợp đồng lao động có tính chất mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng. Điều này cũng bao gồm cả những hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người lao động dưới 15 tuổi, theo quy định của pháp luật về lao động.

- Những người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng.

- Cán bộ, công chức, viên chức.

- Công nhân quốc phòng, công nhân công an, và những người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu.

- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật trong công an nhân dân; và những người làm công tác cơ yếu được hưởng lương như đối với quân nhân.

- Hạ sĩ quan, chiến sĩ trong quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ trong công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí.

- Những người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.

- Những người hoạt động không chuyên trách tại xã, phường, thị trấn.

Ngoài ra, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nếu có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề, hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

Người sử dụng lao động bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, và các tổ chức xã hội khác; các cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, và các tổ chức khác cũng như cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

2. Thủ tục đăng ký BHXH cho người lao động nước ngoài

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động nước ngoài được thực hiện thông qua hai bước quan trọng, đảm bảo việc bảo vệ quyền lợi cho người lao động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động phải thực hiện trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc sau khi hoàn tất quy trình tuyển dụng. Hồ sơ cần nộp phải đảm bảo đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội. Các giấy tờ cần thiết bao gồm hợp đồng lao động đã ký kết giữa hai bên, giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề của người lao động (nếu có), và các giấy tờ liên quan khác tùy theo quy định cụ thể của từng trường hợp. Việc nộp hồ sơ đúng hạn không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người lao động mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ và cấp thẻ bảo hiểm xã hội

Sau khi hồ sơ được nộp, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và giải quyết trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong quá trình này, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của tất cả các thông tin và giấy tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ được chấp thuận, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp thẻ bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài. Thẻ bảo hiểm xã hội này đóng vai trò quan trọng như một chứng nhận cho việc người lao động đã chính thức tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội tại Việt Nam, giúp họ được hưởng các quyền lợi về bảo hiểm y tế, chế độ hưu trí, bảo hiểm tai nạn lao động và các chế độ bảo hiểm khác.

Trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện hoặc có bất kỳ vấn đề nào dẫn đến việc không thể cấp thẻ bảo hiểm xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động, nêu rõ lý do từ chối cấp thẻ và hướng dẫn các bước cần thiết để hoàn thiện hoặc điều chỉnh hồ sơ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi khúc mắc được giải quyết kịp thời và không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu này không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một bước quan trọng để đảm bảo sự bảo vệ đầy đủ về mặt pháp lý và quyền lợi cho người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam. Đồng thời, nó cũng góp phần nâng cao trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của các doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục kê khai và nộp tiền đóng BHXH cho người lao động nước ngoài

Thủ tục kê khai và nộp tiền đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động nước ngoài là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Dưới đây là các bước cụ thể cần thực hiện:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ kê khai BHXH

- Đầu tiên, người sử dụng lao động cần chuẩn bị hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động nước ngoài. Hợp đồng này phải rõ ràng, đầy đủ các thông tin về thời hạn hợp đồng, mức lương, các điều khoản về bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác.

-  Người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Đây là một điều kiện bắt buộc để đăng ký tham gia BHXH.

- Giấy tờ tùy thân: Bao gồm hộ chiếu và các giấy tờ chứng minh nhân thân khác của người lao động nước ngoài.

Bước 2. Đăng ký kê khai BHXH

- Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký bao gồm các giấy tờ đã chuẩn bị ở bước 1.

- Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã số BHXH cho người lao động nước ngoài. Mã số này sẽ được sử dụng trong suốt quá trình tham gia BHXH.

Bước 3. Kê khai mức đóng BHXH

- Mức đóng BHXH được xác định dựa trên mức lương và phụ cấp của người lao động nước ngoài theo hợp đồng lao động. Mức đóng BHXH thường bao gồm các khoản: bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm hưu trí.

- Hàng tháng, người sử dụng lao động phải kê khai số tiền đóng BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua hệ thống kê khai điện tử.

Bước 4. Nộp tiền đóng BHXH

- Sau khi kê khai BHXH, người sử dụng lao động phải nộp số tiền BHXH theo mức đã kê khai vào quỹ BHXH trong thời hạn quy định (thường là trong vòng 15 ngày đầu tiên của tháng kế tiếp).

- Người sử dụng lao động có thể nộp tiền đóng BHXH thông qua các phương thức chuyển khoản ngân hàng hoặc nộp tiền trực tiếp tại cơ quan BHXH.

- Sau khi hoàn tất nộp tiền, người sử dụng lao động cần giữ lại biên lai hoặc chứng từ chuyển tiền để làm bằng chứng cho việc đã nộp đủ tiền BHXH.

Bước 5. Kiểm tra và quản lý hồ sơ BHXH

- Người sử dụng lao động cần lưu trữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến quá trình kê khai và nộp BHXH cho người lao động nước ngoài, bao gồm hợp đồng lao động, giấy phép lao động, giấy tờ kê khai và biên lai nộp tiền.

- Định kỳ, người sử dụng lao động nên kiểm tra lại thông tin và quá trình đóng BHXH để đảm bảo mọi thủ tục đều được thực hiện đúng và không có sai sót nào xảy ra.

Xem thêm: Chế độ bảo hiểm với người nước ngoài, hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài.

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!