Thủ tục đăng ký công nhận phòng thí nghiệm điện (VILAS)?

1. Phòng thí nghiệm điện là gì? 

Thí nghiệm điện là công tác điều tra, kiểm tra, đánh giá và đưa ra kết luận về chất lượng của một công trình có liên quan đến điện. Theo quy định tại tiểu mục 3.6 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17025:2017 quy định về yêu cầu chung về năng lực của phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn thì trong phòng thí nghiệm được tổ chức thực hiện một hay nhiều các hoạt động sau: Thử nghiệm; hiệu chuẩn; lấy mẫu liên quan đến việc thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn sau đó. Về cơ cấu tổ chức của phòng thí nghiệm thì phải đảm thực hiện theo yêu cầu: 

- Thứ nhất là phòng thí nghiệm phải là một pháp nhân hoặc một phận xác định của pháp nhân, chịu trách nhiệm pháp lý đối với các hoạt động thí nghiệm của mình. Trong tiêu chuẩn này thì phòng thí nghiệm của nhà nước được coi là một pháp nhân trên cơ sở vị trí của phòng thí nghiệm trong hệ thống tổ chức chính quyền.

- Thứ hai là phòng thí nghiệm phải xác định người lãnh đạo, người chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với phòng thí nghiệm;

- Thứ ba là Phòng thí nghiệm phải xác định và lập thành văn bản phạm vi các hoạt động thí nghiệm đáp ứng tiêu chuẩn này. Phòng thí nghiệm chỉ được công bố sự phù hợp với tiêu chuẩn này đối với phạm vi hoạt động thí nghiệm này và phạm vi hoạt động không bao gồm các hoạt động thí nghiệm bên ngoài cung cấp một cách thường xuyên.  

- Các hoạt động thí nghiệm phải được thực hiện sao cho đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn tuân theo quy định, của khách hàng, của phòng thí nghiệm, của cơ quan quản lý và của các tổ chức thực hiện việc thừa nhận. Điều này sẽ bao gồm các hoạt động thí nghiệm được thực hiện tại tất cả các cơ sở thường xuyên của phòng thí nghiệm, các địa điểm nằm ngoài cơ sở thường xuyên, các cơ sở tạm thời hoặc di động có liên quan hoặc tại cơ sở của khách hàng.

- Đồng thời phòng thí nghiệm phải xác định cơ cấu tổ chức và quản lý của phòng thí nghiệm, vị trí của nó trong tổ chức mẹ và các mối quan hệ giữa các hoạt động quản lý, kỹ thuật và dịch vụ hỗ trợ; quy định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ tương tác của tất cả nhân sự quản lý, thực hiện hay kiểm tra xác nhận công việc có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động thí nghiệm; phòng thí nghiệm phải lập thành văn bản các thủ tục của phòng thí nghiệm ở mức độ cần thiết để đảm bảo áp dụng nhất quán tất cả các hoạt động thí nghiệm và giá trị sử dụng của kết quả. 

- Phòng thí nghiệm cũng phải có nhân sự không kể các trách nhiệm khác, quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ: thực hiện và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý; nhận biết những sai lệch so với hệ thống quản lý hoặc các thủ tục để thực hiện các hoạt động thí nghiệm; khởi xướng các hoạt động để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu những sai lệch; phải báo cáo cho lãnh đạo phòng thí nghiệm về kết quả thực hiện hệ thống quản lý và mọi nhu cầu cải tiến; đảm bảo hiệu lực của các hoạt động thí nghiệm.

- Quản lý phòng thí nghiệm đảm bảo việc trao đổi thông tin được thực hiện liên quan đến tính hiệu lực của hệ thống quản lý và tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu khác. Và phải đảm bảo duy trì toàn vẹn của hệ thống quản lý khi những thay đổi đối với hệ thống quản lý được hoạch định và thực hiện. 

Như vậy thì phòng thí nghiệm có thể là pháp nhận hoặc là một bộ phận xác định của pháp nhân và sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với các hoạt động thí nghiệm của mình. 

2. Tại sao cần công nhận Vilas?

VILAS là một trong các hệ thống công nhận phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn của Việt Nam. Hoạt động công nhận phòng thí nghiệm tại Việt Nam sẽ do Văn phòng công nhận chất lượng việt Nam thực hiện và được gọi là công nhận phòng thí nghiệm theo VILAS và một mã VILAS sẽ có thời hạn 03 năm. Một phòng thí nghiệm muốn tồn tại và phát triển thì việc được công nhận là phòng thí nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2005 là yêu cầu tiên quyết và bắt buộc. Phòng thí nghiệm được công nhận VILAS là phòng thí nghiệm đã được Quốc tế công nhận về năng lực và quan trọng hơn hết là kết quả các phép đo lường, thử nghiệm của các phòng thí nghiệm đã được công nhận sẽ được nhà nước thừa nhận về tính pháp lý. Đồng thời thì kết quả thử nghiệm tại các phòng thí nghiệm đạt chuẩn VILAS góp phần giảm thiểu các hàng rào kỹ thuật trong thương mại, tránh việc thử nghiệm. chứng nhận lạp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 

3. Điều kiện để đăng ký phòng thí nghiệm điện

Theo quy định tại Nghị định 105/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định cụ thể về điều kiện hoạt động của các tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm như sau;

- Được thành lập theo quy định của pháp luật;

- Có đủ cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng các điều kiện như sau: Có mặt bằng làm việc, điều kiện môi trường và các điều kiện khác theo quy trình kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm; Có đủ tiêu chuẩn đo lường, phương tiện thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn, khử khuẩn theo yêu cầu của quy trình tương ứng. các chuẩn đo lường và phương tiện này được định kỳ kiểm định, hiệu chuẩn theo quy định; giấy chứng nhận kiểm định, hiệu chuẩn phải còn thời hạn giá trị sử dụng;

- Có đủ quy trình kiểm định, hiệu chuẩn thử nghiệm do tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định hiệu chuẩn, thử nghiệm công bố áp dụng không được trái với quy định hiện hành của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- có ít nhất 02 nhân viên kỹ thuật (viên chức lao động hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên, lao động hợp đồng không xác định thời hạn) cho mỗi lĩnh vực đăng ký hoạt động. Các nhân viên phải tốt nghiệp trung cấp hoặc tương đương trở lên; có giấy chứng nhận hoàn thành khóa học đào tạo về kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm tương ứng với lĩnh vực đăng ký hoạt động.

- Ban hành và thực hiện đúng quy định về chứng chỉ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm bao gồm: Nội dung, hình thức của chứng chỉ, việc chế tạo, quản lý và sử dung chứng chỉ. Nội dung này không được gây nhầm lẫn với chứng chỉ kiểm định.

- Đáp ứng các yêu cầu về tính độc lập, khách quan: Công khai minh bạch quy trình kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm đã công bố áp dụng; Tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm chịu trách nhiệm về kết quả kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm đã được thực hiện và không chịu tác động làm thay đổi kết quả đã thực hiện;

- Đã thiết lập và duy trì hệ thống quản lý phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia đối với hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường;

- Phải đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.

4. Thủ tục đăng ký công nhận phòng thí nghiệm điện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ sẽ bao gồm:

- Đăng ký cung cấp dịch vụ theo mẫu ban hành;

- Bản sao có xác nhận công chứng quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư do cơ quan có thẩm quyền cấp;

- Báo cáo về cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực (theo mẫu);

- văn bản của người đứng đầu tổ chức đăng ký cam kết đảm bảo điều kiện hoạt động cung ứng dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm theo quy định;

- Văn bản quy định về nội dung, hình thức, việc chế tạo, quản lý và sử dụng chứng chỉ kiểm định, hiệu chuẩn thử nghiệm;

- Danh mục hồ sơ của hệ thống quản lý đã thiết lập và duy trì đối với hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm đăng ký thực hiện.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký sẽ gửi trực tiếp tại trụ sở tổng cục hoặc qua đường bưu điện đến tổng cục

Bước 3: Xử lý hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ thì Tổng cục thông báo bằng văn bản cho tổ chức đăng ký những nội dung cần sử đổi và bổ sung; Nếu trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Tổng cục gửi thông báo mà tổ chức đăng ký không bổ sung hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tổng cục có quyền hủy bỏ việc xử lý với hồ sơ

Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ thì Tổng cục cấp giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường theo quy định;

Trường hợp phải đánh giá cơ sở trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ thì tổng cục sẽ ra quyết định thành lập đoàn đánh giá tại cơ sở;

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ kết quả đánh giá tại cơ sở nếu kết quả đạt yêu cầu quy định thì Tổng cục sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký theo quy định cho tổ chức đăng ký. Trường hợp không đạt thì Tổng cục sẽ thông báo bằng văn bản cho tổ chức và nêu rõ lý do không đạt. 

Nội dung và hình thức của giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ theo mẫu quy định. Và giấy chứng nhận đăng ký sẽ được đánh số thứ tự liên tiếp từ lần cấp đầu tiên đến các lần cấp giấy chứng nhận điều chỉnh nội dung đăng ký tiếp theo.

5. Chủ thể có thẩm quyền công nhận phòng thí nghiệm điện 

Các cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập phòng thí nghiệm điện bao gồm:

- Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Tòa án nhân  dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao cho phép hành lập thí nghiệm trực thuộc quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc hội, Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

- Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ thành lập phòng thí nghiệm trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ thuộc chính phủ;

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập phòng thí nghiệm của địa phương trong phạm vi thẩm quyền;

- Các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp thành lập phòng thí nghiệm theo điều lệ tổ chức hoặc theo quy định pháp luật;

- Doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khác thành lập phòng thí nghiệm của mình.

Các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ bao gồm:

- Sở Khoa học và công nghệ nơi đặt trụ cơ của phòng thí nghiệm cấp giấy chứng nhận;

- Bộ Khoa học và Công nghệ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động do các cơ quan nhà nước cho phép thành lập phòng thí nghiệm và các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp ở cấp trung ương thành lập. 

Trên đây là nội dung công ty Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách còn bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi liên quan đến vấn đề pháp lý khác thì vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn hỗ trợ trực tuyến 24/7 qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách!