Mục lục bài viết

1. Mã vạch và ý nghĩa của mã vạch

1.1 Mã vạch là gì?

Mã vạch trước hết là một dạng hình ảnh ký hiệu dùng để mã hóa những thông tin liên quan đến đối tượng cần được định danh. Với mã vạch 1D sẽ là các sọc thẳng đứng màu đen đặt song song và xen kẽ lẫn nhau bởi các khoảng trắng không đều, bên dưới mã vạch là một dãy ký tự có thể là số hoặc chữ số. Còn với mã vạch 2D là sự sắp xếp có quy luật của những ô vuông đen trắng nhằm tạo nên hình ảnh chung có dạng ma trận.

Nếu dùng mắt thường để nhìn vào các loại mã vạch, bạn rất khó có thể biết được nó là gì và dữ liệu được mã hóa bên trong ra sao. Nhưng chính những sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng sẽ là biểu thị thông tin số hay chữ số dưới dạng mà máy có thể đọc được.

Với mã vạch 1D, đặc biệt là mã vạch EAN, phần mã số bên dưới mã vạch được dành cho người dùng nhận biết thông tin sản phẩm. Khi nhìn vào dãy số này người ta sẽ biết được nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1. 

Mã vạch được in ấn bởi các loại máy in mã vạch chuyên dụng, được thiết lập các thông số đúng quy luật. Vì thế, không phải máy in nào cũng có thể in các loại mã vạch này.

Các loại mã vạch sẽ được thu nhận và giải mã bằng máy quét mã vạch, là loại máy thu nhận hình ảnh của mã vạch từ đó chuyển thông tin được mã hóa tới máy chủ (là máy tính PC, laptop hoặc POS). Vì thế, để quản lý hàng hóa, sản phẩm bằng mã vạch, người dùng cần trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ này.

 

1.2 Ý nghĩa và ứng dụng của các loại mã vạch?

Mã vạch giống như một chứng minh thư của hàng hóa. Thông qua mã vạch chúng ta có thể biết chính xác nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tùy vào quốc gia và vùng lãnh thổ mà quy định về mã vạch sẽ khác nhau. Các loại mã vạch của hàng hóa sẽ bao gồm hai phần, bao gồm: mã số của hàng hóa để con người nhận diện và mã vạch để các loại máy quét nhận diện.

Ý nghĩa của các loại mã vạch: Hiện nay, ở thị trường Việt Nam, đa phần sản phẩm, hàng hóa được áp dụng chuẩn mã vạch EAN. Mã vạch EAN-13 gồm 13 con số chia làm 4 nhóm:

• Mã quốc gia hoặc vùng lãnh thổ gồm 3 chữ số đầu.

• Mã số doanh nghiệp gồm 5 số tiếp theo do tổ chức GS1 Việt Nam cấp cho khách hàng. 

• Mã số hàng hóa là 4 số tiếp theo do doanh nghiệp tự cấp cho sản phẩm của mình. 

• Số cuối cùng là số về kiểm tra (tính từ trái qua).

Thông qua quy định cụ thể giúp người dùng có thể kiểm tra thông tin về sản phẩm. Ngoài ra, đối với các nhà quản trị, có thể tiến hành mã hóa thêm thông tin bên trong mã vạch nhờ phần mềm quản lý. Từ đó giúp các thao tác nghiệp vụ tại kho bãi, cửa hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn như kiểm kê, thanh toán,...

Ứng dụng của các loại mã vạch: Trước sự phát triển và sáng tạo không ngừng của người dùng, hiện nay mã vạch được lựa chọn ứng dụng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực từ bán lẻ, sản xuất, kho bãi tới y tế, văn phòng, giáo dục, chuyển phát nhanh, thuế,...

 

2. Cách đọc mã vạch sản phẩm

Có thể nói, mã vạch sản phẩm chính là “thẻ căn cước” của hàng hóa đó. Gồm 2 phần chính:

 

2.1 Nhận diện mã số hàng hóa

Một số chủng loại mã vạch phổ biến trên thị trường là UPC, EAN, Code 39, Interleaved 2 of 5, Codabar và Code 128, trong đó chuẩn mã vạch EAN (European Article Number) của Tổ chức mã số vật phẩm quốc tế được áp dụng cho hầu hết hàng hóa Việt Nam trên thị trường hiện nay.

Mã vạch EAN gốm gồm 13 con số chia làm 4 nhóm theo thứ tự:

• Nhóm 1: 3 chữ số đầu – Mã quốc gia sản xuất hàng hóa

• Nhóm 2: 6 chữ số tiếp theo – Mã số doanh nghiệp sản xuất do tổ chức GS1 Việt Nam cấp 

• Nhóm 3: 3 chữ số tiếp theo – Mã sản phẩm do doanh nghiệp tự cấp

• Nhóm 4: Chữ số cuối cùng – Số về kiểm tra

Người dùng hoàn toàn có thể áp dụng bước đầu cách kiểm tra mã vạch thật hay giả đơn giản dưới đây:

Bước 1: Ba chữ số đầu tiên tương ứng với xuất xứ quốc gia của hàng hóa đó (quy định theo hệ thống mã vạch chuẩn). 

Ví dụ như hàng hóa sản xuất tại Việt Nam sẽ có 3 chữ số đầu là 893, sản xuất tại Trung Quốc sẽ bao gồm các mã 690, 691, 692, 693, và tại Thái Lan sẽ là 885.

Bước 2: Sau khi xác định được xuất xứ quốc gia, bạn tiếp tục kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch sản phẩm đó theo nguyên tắc sau: 

Lấy tổng các con số hàng chẵn nhân 3 cộng với tổng với các chữ số hàng lẻ (trừ số thứ 13 ra, số thứ 13 là số để đối chiếu). Tiếp theo, bạn lấy kết quả cộng với số thứ 13, nếu tổng có đuôi là 0 là mã vạch hợp lệ, nếu khác 0 là không hợp lệ. Để xác minh, tiếp tục quét mã vạch sản phẩm để biết hàng thật hàng giả.

 

2.2 Nhận diện mã vạch

Thực chất, máy quét mã vạch sẽ sử dụng loại đầu lọc quang học với chùm tia sáng hoặc tia laser để đọc mã vạch. Để máy nhận diện chính xác nhất, mã phải rõ ràng nhất, màu sắc vừa phải, kí hiệu không biến dạng hay mất nét. Sau khi quét, máy đọc sẽ giải mã vạch đó bằng phần mềm dưới dạng Firmware.

Mã vạch như thế nào là hàng thật? Đó là khi máy quét có thể hoàn toàn đọc được mã vạch trên sản phẩm này. Cuối cùng, mọi thông tin, dữ liệu sau đó sẽ được chuyển vào máy tính hay những thiết bị hỗ trợ cần thông tin này. 

 

3.  Quét mã vạch để làm gì?

Quét mã vạch sản phẩm chính là cách thức tối giản nhất để người dùng xác định được hàng thật hay hàng giả, hàng nhái. Một sản phẩm chất lượng được phép lưu thông trên thị trường phải có mã vạch được đăng kí và cấp giấy chứng nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Mã vạch sản phẩm còn giúp doanh nghiệp sản xuất và nhà nước dễ dàng quản lý sản phẩm của công ty.

 

4. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Đắk Lắk

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);

• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;

• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;

• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.

Số lượng hồ sơ: 02 bộ

Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.

Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

 

5. Dịch vụ của Luật Minh Khuê trong lĩnh vực đăng ký mã số mã vạch tại Đắk Lắk

• Tư vấn các qui định của pháp luật liên quan đến hoạt động đăng ký và sử dụng mã số mã vạch;

• Tư vấn tính hiệu quả trong việc sử dụng mã số mã vạch;

• Soạn thảo hồ sơ, đại diện cho khách hàng thực hiện việc đăng ký mã doanh nghiệp tại GS1 Việt Nam;

• Hướng dẫn khách hàng cách tạo và quản lý mã mặt hàng để quản lý hàng hoá của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Thủ tục đăng ký mã vạch  tại Đắk Lắk” trường hợp còn thắc mắc vui lòng gọi 19006162 hoặc gửi qua email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ.