Mục lục bài viết

1. Thế nào là thủ tục đăng ký mới con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài?

Khi thương nhân thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thông thường sẽ có sử dụng cả mẫu dấu riêng cho văn phòng đại diện. Việc sử dụng mẫu dấu có thể trong trường hợp thương nhân đem mẫu dấu từ nước ngoài sang Việt Nam hoặc trong trường hợp đề nghị làm con dấu tại Việt Nam.

Bên cạnh đó tại Điều 5 và Điều 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP có quy định việc sử dụng con dấu thuộc một trong hai trường hợp trên bắt buộc phải tiến hành đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu theo quy định. Và trong trường hợp đăng ký này sẽ được gọi là thủ tục đăng ký mới con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Như vậy có thể hiểu một cách đơn giản thủ tục đăng ký mới con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một quy trình tiến hành làm con dấu mới tại Việt Nam, hợp thức hóa con dấu trước khi tiến hành sử dụng. Quy trình đăng ký con dấu mới cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ bao gồm ba bước cơ bản là chuẩn bị hồ sơ đăng ký, nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và chờ phê duyệt, thanh toán lệ phí. Cụ thể từng quy trình sẽ được Luật Minh Khuê phân tích ngay tại các mục tiếp theo dưới đây của bài viết: 

 

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký mới con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình đăng ký mẫu con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chính là chuẩn bị hồ sơ nộp đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký. Nói là bước quan trọng nhất bởi vì thủ tục đăng ký của quý khách có được xử lý nhanh gọn, đảm bảo tiến độ hay không sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào sự chuẩn bị tài liệu hồ sơ của quý khách có đầy đủ, đúng theo quy định của pháp luật hay chưa. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu hợp pháp sẽ giúp quý khách tránh khỏi việc sửa đổi, bổ sung gây mất thêm nhiều thời gian, công sức trong quá trình đăng ký mẫu con dấu. Theo đó, tài liệu mà quý khách cần có trong một bộ hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chỉ cần có:

+ Bản chính hoặc Bản sao có chứng thực hoặc Bản sao kèm Bản chính Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân tại Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp phép hoặc Quyết định thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

+ Trong trường hợp thương nhân nước ngoài mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng thì khi nộp hồ sơ cần phải nộp theo con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu kiểm tra và đăng ký theo quy định

Quý khách có thể tham khảo thêm bài viết sau đây để nắm rõ quy trình xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

 

3. Quy trình đăng ký mới con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Sau khi đã chuẩn bị xong tài liệu cần có trong hồ sơ đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, quý khách sẽ nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu mới ở đây là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được cấp giấy phép hoạt động bởi cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp. Quý khách có thể nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau đây: 

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. 

- Nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu 

Nếu quý khách nộp theo hình thức trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ phải ghi biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ và ngày trả kết quả. Sau đó giao trực tiếp cho người nộp hồ sơ

+ Nếu trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn cho người nộp hồ sơ cách thức bổ sung, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 

+ Nếu xét thấy hồ sơ không đủ điều kiện để sử dụng con dấu, cơ quan đăng ký mẫu dấu sẽ phải có văn bản trả lời cho cơ quan, tổ chức trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết để trả lời về việc từ chối giải quyết hồ sơ. 

Nếu quý khách nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến qua cổng thông tin điện tử thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp như đã nêu ở trên. Việc trao đổi này sẽ được thông qua địa chỉ thông tin điện tử của người nộp hồ sơ đã điền thông tin liên hệ trước đó (ví dụ như email)

Lưu ý rằng: nếu quý khách là người đi nộp hồ sơ thì phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thêm giấy tờ nhân thân như thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.  

Kết quả của quá trình đăng ký mẫu con dấu mới hợp lệ sẽ là khi quý khách nhận về Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Lúc này văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đã có đủ điều kiện để sử dụng tại Việt Nam.

>> Xem thêm: Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

 

4. Một số hành vi bị nghiêm cấm sử dụng con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Khi sử dụng con dấu tại Việt Nam, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ không được thực hiện các hành vi sau đây:

- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.

- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

- Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

- Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

- Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.

- Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

- Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.

- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

- Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.

- Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

- Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Nếu quý khách còn bất kỳ vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại Hotline: 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!