1. Phạm vi hoạt động của VPĐD của thương nhân nước ngoài 

Thưa luật sư, Văn phòng tôi hiện là văn phòng đại diện của 1 công ty hóa chất nước ngoài và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, liên lạc và theo dõi việc thực hiện hợp đồng với khách hàng. Hiện chúng tôi muốn thành lập hoặc thuê 1 phòng lab để phân tích hóa chất, vật liệu cho khách hàng và 1 kho để chứa hàng hóa chất (mục đích là hỗ trợ các khách hàng). Căn cứ vào chức năng được cấp phép của văn phòng đại diện, chúng tôi có thể lập hoặc thuê phòng lab được không?

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi:  1900.6162

 

Trả lời:

Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam quy định:

"Điều 30. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành."

Như vậy văn phòng đại diện là đơn vị nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Văn phòng đại diện có thể thực hiện những chức năng sau:

  • Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
  • Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh  nghiệp. 

Với nhu cầu thành lập hoặc thuê phòng lap và kho trữ hoá chất nhằm mục đích hỗ trợ khách hàng thì văn phòng đại diện hoàn toàn có thể thực hiện những hoạt động này. Khi ký kết hợp đồng thuê mặt bằng sử dụng cho mục đích nghiên cứu là lưu trữ thì văn phòng đại diện ký hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần lưu ý văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời. Nếu doanh nghiệp muốn thành lập một đơn vị để thực hiện hoạt động kinh doanh thì phải thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Điều 31 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định:

"Điều 31. Nội dung hoạt động của Chi nhánh

1. Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Trường hợp Chi nhánh hoạt động trong các ngành, nghề mà pháp luật quy định phải có điều kiện thì Chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện theo quy định."

Thủ tục, trình tự xin cấp Giấy phép thành lập chi nhánh được quy định trong các Điều 6, Điều 8, Điều 9, Điều 12 và Điều 13 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!

 

2. Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

-  Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

-Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

 

Thủ tục đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam

Khi xét thấy đã đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên, bạn có thể tiến hành xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP như sau:

Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các nội dung:

 – Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

 – Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

 – Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

 – Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

 – Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

 – Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Sau đó bạn nộp hồ sơ này trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp giấy phép nơi công ty bạn dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ và có quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp giấy phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Thời hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.  Xem thêm: Đăng ký thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

 

3. Thay đổi người đứng đầu VPĐD của thương nhân nước ngoài?

Thưa luật sư! Tôi xin đặt câu hỏi và nhờ sự tư vấn của luật sư: Hiện tại, tôi đang làm việc cho một văn phòng đại diện - do công ty nước ngoài thành lập tại Việt Nam. Hiện văn phòng đại diện của chúng tôi không có chức năng kinh doanh, chỉ thực hiện việc thu chi bình thường. Và Giám đốc đại diện pháp luật là người Việt Nam. Nay tôi muốn được hỏi: làm thế nào tôi có thể thay đổi Giám đốc đại diện từ người Việt Nam sang người nước ngoài?
Xin chân thành cảm ơn!

>> Luật sư tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến, gọi1900.6162

 

Trả lời:

Việc thay đổi nhân sự trong văn phòng đại diện của bạn sẽ thực hiện theo sự quyết định của thương nhân nước ngoài - chủ thể thành lập văn phòng đại diện căn cứ theo Điều 9 Nghị định 72/2006/NĐ-CP:. Việc thành lập bộ máy quản lý và cử nhân sự lãnh đạo của Văn phòng đại diện, Chi nhánh do thương nhân nước ngoài quyết định.

Bạn lưu ý khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện sẽ cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung giấy phép thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ thay đổi nội dung giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện thực hiện  theo quy định tại Điều 10 Nghị định 72/2006/NĐ-CP như sau:

Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

 Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã được cấp.

- Thời hạn thực hiện thủ tục: 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Những điều cần lưu ý: Như vậy, việc văn phòng đại diện của của bạn muốn thay đổi người đứng đầu thì sẽ cần có sự quyết định, đồng ý của thương nhân nước ngoài trực tiếp thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đồng thời, khi tiến hành thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện bên văn phòng đại diện của bạn sẽ cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện liên quan đến thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện. Tham khảo bài viết liên quan: Giám đốc có thể đứng đầu và đại diện văn phòng đại diện không?

 

4. Chi phí thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Kính chào quý luật sư, tôi có 1 câu hỏi như sau, mong được luật sư tư vấn giúp: tôi muốn hỏi về thủ tục, chi phí, thời gian, điều kiện thành lập văn phòng đại diện ở việt nam của công ty sản xuất thuốc của nước ngoài, mà tôi đứng ra là trưởng đại diện của văn phòng. Và với trường hợp của tôi là trưởng đại diện văn phòng, phải cung cấp giấy tờ gì khi thành lập văn phòng đại diện, đóng thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội tuân theo những quy định nào ? 
Xin trân trọng cảm ơn.

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp trực tuyến, gọi:  1900.6162

 

Luật sư trả lời:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân. Việc thành lập, chấm dứt văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai. Đối với Văn phòng đại diện của nước ngoài, phải được thành lập và hoạt động phải tuân thủ theo quy định của pháp luật Viêt Nam.

Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cho phép thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện của tại Việt Nam.

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Theo quy định tại điều này, chỉ đối với những công ty mang quốc tịch của nước mà đã tham gia các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì mới được mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đồng thời một thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một văn phòng đại diện  có cùng tên gọi trong phạm vi 1 tỉnh hoặc 1 thành phố trực thuộc trung ương. Thương nhận này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời tuân thủ đúng và đủ pháp luật của Việt Nam với toàn bộ vấn đề liên quan mà pháp luật Việt Nam có điều chỉnh.

Để thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, pháp luật Việt Nam quy định về điều kiện để thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

Điều kiện;

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

Nếu như đối với Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, pháp luật không giới hạn thời gian hoạt động, việc hoạt động hay chấm dứt của Văn phòng đại diện phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp cũng như việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Còn đối với doanh nghiệp nước ngoài, pháp luạt Việt Nam ấn định thời hạn hoạt động cho Văn phòng đại diện là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Tuy nhiên, khi hết thời hạn được cấp giấy phép, Văn phòng đại diện phải làm thủ tục gia hạn hoặc cấp lại Giấy phép hoạt động củ Văn phòng đại diện.

Hồ sơ cấp giấy phép của văn phòng đại diện:

- Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện

- Bản sao giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Bản sao báo cáo tài chính của nhà đầu tư nước ngoài 

- Bản sao Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

- Tài liệu về dự kiện đặt trụ sở của Văn phòng đại diện nước ngoài 

Tất cả các giấy tờ đều phải được dịch ra tiếng Việt và được pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thẩm quyền cấp giấy phép cho Văn phòng đại diện: Sở công thương - Nơi Chi nhánh dự định đặt trụ sở chính.

Thời hạn cấp: Cơ quan có thảm quyền cấp giấy phép hoạt động cho Văn phòng đại diện xem xét về tính hợp lệ của hồ sơ và ra thông báo bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày và bổ sung 1 lần duy nhất. 

Tổng 07 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện cho thương nhân. Nếu cơ quan có thẩm quyền không cấp thì phải báo cho thương nhân được biết và nêu rõ lý do.

Đối với mọi hoạt động của Văn phòng đại diện đều phải tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam về mọi lĩnh vực mà Văn phòng đại diện hoạt động trong đó có cả việc tổ chức nhân sự, vấn đề về lao động cũng như các chính sách khác của doanh nghiệp.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng./.