1. Các yêu cầu mà hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ GD&ĐT phải đảm bảo là như thế nào ?

Quá trình lập hồ sơ công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin của một đơn vị. Để thực hiện đúng và hiệu quả, các bước trong quá trình này cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống. Căn cứ tại khoản 2 Điều 26 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. Dưới đây là các bước cụ thể của quy trình lập hồ sơ công việc:

- Mở hồ sơ Đầu tiên, để bắt đầu quá trình lập hồ sơ, văn thư đơn vị cần căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị cùng với công việc cụ thể được phân công. Sau đó, họ chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu đề của công việc lên bìa hồ sơ. Bìa hồ sơ sẽ được phát cho cán bộ, công chức, viên chức được giao việc để họ có thể tiếp tục thêm các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở trong quá trình giải quyết công việc.

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Trong quá trình tiếp tục giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ và thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan vào hồ sơ. Các văn bản này sau đó sẽ được sắp xếp một cách hợp lý, tuân thủ một trình tự logic, thường là theo trình tự thời gian và diễn biến của công việc. Điều này giúp cho việc tra cứu và sử dụng lại thông tin trong hồ sơ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ Khi công việc đã được giải quyết, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức cần kiểm tra và bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại bỏ những tài liệu không cần thiết. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, việc biên mục hồ sơ là bước không thể thiếu. Điều này bao gồm việc đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, và lập mục lục văn bản. Quy trình này đảm bảo rằng hồ sơ được tổ chức và bảo quản một cách có hệ thống và chính xác. 

Theo quy định tại khoản 2 của Điều 26 trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, được ban hành cùng với Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT vào năm 2018, đã đề ra các yêu cầu cụ thể đối với việc lập hồ sơ công việc. Điều này đặt ra một nền tảng quan trọng cho việc quản lý thông tin và tài liệu của Bộ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.

Một trong những yêu cầu hàng đầu đó là việc hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Điều này đảm bảo rằng mỗi hồ sơ không chỉ là một bản tóm tắt của các văn bản và tài liệu, mà còn là một cách để hiểu rõ về mục tiêu và nhiệm vụ cốt lõi mà đơn vị đó đang thực hiện. Việc này không chỉ giúp cho việc tra cứu và sử dụng hồ sơ dễ dàng hơn mà còn làm nền tảng cho quá trình đánh giá và đề xuất chiến lược phát triển tương lai của đơn vị.

Một yếu tố khác quan trọng là việc xây dựng hồ sơ sao cho văn bản và tài liệu được tổ chức một cách logic và có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Điều này đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ là đầy đủ và toàn vẹn, giúp cho việc tìm kiếm và sử dụng thông tin trở nên hiệu quả hơn. Không chỉ là sự kết hợp ngẫu nhiên của các văn bản, mà mỗi tài liệu được chọn lọc và sắp xếp một cách có logic, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Thêm vào đó, một yếu tố không kém phần quan trọng là giá trị bảo quản của các văn bản trong hồ sơ. Điều này đảm bảo rằng mỗi văn bản không chỉ được lưu trữ một cách an toàn mà còn được bảo quản với mức độ tương đối đồng đều. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những văn bản có giá trị lịch sử hoặc pháp lý, giúp cho việc bảo quản và sử dụng lại chúng trong tương lai trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh của môi trường làm việc ngày nay, việc quản lý thông tin và tài liệu trở nên ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao. Với việc áp dụng các quy định như đã đề cập trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đơn vị không chỉ đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý thông tin mà còn tạo ra một cơ sở vững chắc cho việc phát triển và hoạt động hiệu quả trong tương lai.

2. Quy định về thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ GD&ĐT vào Lưu trữ cơ quan ?

Theo quy định tại khoản 1 của Điều 28 trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, được ban hành cùng với Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT vào năm 2018, đã đề ra các quy định cụ thể về thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu. Điều này làm nền tảng cho việc quản lý và bảo quản thông tin một cách hiệu quả và có tổ chức, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tiện lợi cho việc tra cứu và sử dụng lại thông tin trong tương lai.

Một trong những quy định quan trọng nhất đó là về thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan. Thời hạn này được quy định cụ thể tùy thuộc vào loại hồ sơ và tài liệu, đảm bảo rằng mọi thông tin được bảo quản và sử dụng đúng cách.

Đầu tiên, với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư, thời hạn giao nộp được xác định là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Điều này đảm bảo rằng thông tin về các công việc và hoạt động của đơn vị được bảo quản đầy đủ và toàn vẹn trong một khoảng thời gian hợp lý, đồng thời tránh được tình trạng quá tải thông tin không cần thiết.

Tiếp theo, đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, thời hạn giao nộp được quy định là sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. Điều này làm nền tảng cho việc bảo quản và sử dụng lại thông tin về các công trình nghiên cứu và ứng dụng khoa học một cách có hệ thống và khoa học, giúp cho việc tiếp cận và áp dụng các kết quả nghiên cứu trở nên dễ dàng hơn.

Cuối cùng, đối với tài liệu xây dựng cơ bản, thời hạn giao nộp được quy định là sau 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin về quá trình xây dựng và quản lý công trình được ghi chép và bảo quản một cách chính xác và toàn vẹn, giúp cho việc tra cứu và sử dụng lại thông tin về công trình này trở nên thuận tiện và hiệu quả.

Tất cả những quy định này không chỉ là cơ sở pháp lý mà còn là hướng dẫn thực tiễn cho các đơn vị trong việc quản lý và bảo quản thông tin. Việc thực hiện đúng và nghiêm túc các quy định này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý thông tin mà còn đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

3. Quy định về thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ GD&ĐT vào Lưu trữ cơ quan  ?

Theo quy định tại khoản 2 của Điều 28 trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, được ban hành cùng với Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT vào năm 2018, đã đề ra các quy định cụ thể về thủ tục và quy trình giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ vào Lưu trữ cơ quan. Điều này nhằm mục đích tạo ra một quy trình chuẩn xác và minh bạch, giúp cho việc quản lý và sử dụng tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Một trong những bước quan trọng đầu tiên của thủ tục giao nộp tài liệu là việc lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Theo quy định, khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bên giao nộp phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu. Trong đó, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản và bên giao nộp giữ 01 bản. Điều này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều có thông tin về nội dung của hồ sơ, tài liệu được giao nộp, đồng thời giúp cho việc tra cứu và sử dụng thông tin trở nên thuận tiện hơn.

Tiếp theo, sau khi tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị giao nộp, Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra hồ sơ và lập biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản này có chữ ký xác nhận của Văn phòng Bộ (hoặc Phòng Hành chính) và đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu. Biên bản này được lập thành 02 bản, trong đó bên giao nộp giữ 01 bản và Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và xác thực của việc giao nhận hồ sơ, tài liệu, đồng thời tạo ra bản ghi chính thống về việc này.

Việc thực hiện đúng và nghiêm túc các bước trong quy trình giao nộp tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ pháp lý mà còn là cách để đảm bảo rằng thông tin được bảo quản và sử dụng một cách có trách nhiệm và hiệu quả nhất. Bằng cách này, Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể đảm bảo rằng mọi thông tin về các hoạt động và quản lý của mình được bảo quản một cách toàn vẹn và chính xác, đồng thời giúp cho việc tra cứu và sử dụng lại thông tin trở nên thuận tiện và linh hoạt hơn.

Xem thêm: Các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo luật kế toán hiện hành 

Liên hệ qua 1900.6162 hoặc qua lienhe@luatminhkhue.vn