Thư viện số là gì? Ý nghĩa việc số hoá các tài liệu trong thư viện

1. Thế nào là thư viện số?

Thư viện xuất hiện như một kho tri thức quan trọng của xã hội, được một số người coi là một đền đài của văn hoá và uyên thâm. Được hình thành trong thời kỳ nông nghiệp thống trị trong tư duy nhân loại, thư viện đã trải qua sự hồi sinh với sự xuất hiện của ngành in trong thời kỳ Phục hưng và phát triển mạnh mẽ khi cách mạng công nghiệp bùng nổ với nhiều đổi mới cơ giới hoá quy trình in ấn.

Ngày nay, hoạt động thông tin - thư viện (TTTV) diễn ra trong nhiều cơ quan thông tin như thư viện, trung tâm thông tin, trung tâm tài nguyên, trung tâm học liệu, cơ sở lưu trữ,... có trong các loại hình thư viện như thư viện quốc gia, thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành. Các cơ sở này phục vụ thông tin cho người sử dụng theo yêu cầu và thông qua nhiều hình thức khác nhau:

- Tài liệu vật chất được cung cấp thông qua công tác quản lý tài liệu tại thư viện học.

- Thông tin tư liệu được truyền đạt qua hoạt động quản lý thông tin.

- Tài nguyên điện tử được cung cấp qua thư viện số sử dụng công nghệ mới.

Từ việc quản lý các đối tượng vật thể như tài liệu in ấn và tài liệu nghe nhìn, được gọi chung là "tài liệu", đến đối tượng đa phương tiện như tài liệu điện tử, ngành TT-TV đã trải qua ba giai đoạn phát triển quan trọng:

- Giai đoạn quản lý tài liệu.

- Giai đoạn quản lý thông tin.

- Giai đoạn quản lý tri thức.

Hiện nay, quan điểm về Thư viện số được hiểu là sự hòa trộn giữa các đối tượng vật chất được tiếp cận trong không gian vật chất và các đối tượng điện tử tồn tại trong không gian điện tử, có thể truy cập từ mọi nơi. Nói cụ thể hơn, Thư viện số ngày nay là sự kết hợp của nhiều tài nguyên, bao gồm không chỉ các tài liệu in ấn truyền thống mà còn sách điện tử, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến và những bộ sưu tập điện tử do thư viện xây dựng hoặc do nhà thầu cung cấp từ bên ngoài. Thư viện hiện đại này rõ ràng là sự hội tụ giữa thư viện truyền thống dựa trên tài liệu in ấn và thư viện điện tử thuần túy.

Theo định nghĩa từ "Dictionary for Library and Information Science" của Joan M. Reitz, Thư viện số được mô tả như một thư viện không chỉ cung cấp tài liệu in ấn và tài liệu dạng thu nhỏ, mà còn cung cấp một tỷ lệ quan trọng của tài nguyên số được truy cập qua máy tính, được gọi là "Tài nguyên số" (Digital Resources). Các tài nguyên số có thể là tài liệu nội sinh và có thể truy cập từ xa thông qua mạng máy tính. Quá trình số hóa trong thư viện bắt đầu từ hệ thống mục lục, chỉ mục tạp chí, dịch vụ tóm tắt tài liệu, đến ấn phẩm định kỳ và tài liệu tham khảo, cuối cùng là sách in.

Những khái niệm và định nghĩa về Thư viện số như trình bày ở trên thực tế phản ánh sự cách mạng hóa quan điểm về thư viện, phản ánh xu hướng phổ biến ngày nay. Theo đó, bất kỳ thư viện truyền thống nào cung cấp một lượng đáng kể tài nguyên số đều có thể được gọi là Thư viện số.

2. Xây dựng Thư viện số thế nào?

Để tạo ra hoặc phát triển Thư viện số, ngoài việc mua sắm các tài nguyên số thương mại như cơ sở dữ liệu trực tuyến, sách điện tử, tạp chí điện tử, và thiết lập liên kết giữa thư viện để chia sẻ tài nguyên số, thư viện cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

* Số hoá tài liệu:

Số hóa là quá trình chuyển đổi tài liệu truyền thống trong thư viện, đặc biệt là sách và văn bản in, thành dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính. Quá trình này bao gồm hai giai đoạn cơ bản:

Giai đoạn thứ nhất là Quét hình (Scanning), tạo ra sản phẩm số hóa dạng hình, thường có định dạng Bitmap hoặc TIFF.

Giai đoạn thứ hai là Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition), là quá trình chuyển đổi tài liệu số hóa thành dạng văn bản hoặc trang web. Các định dạng chính bao gồm RTF, Word, hoặc HTML.

Trong nhiều hệ thống thư viện số, tài liệu chỉ ở giai đoạn đầu, nghĩa là người đọc chỉ thấy hình ảnh, thường được chuyển đổi sang định dạng PDF. PDF là dạng tệp sử dụng để mô tả trang giấy và yêu cầu cài đặt phần mềm Adobe Acrobat để hiển thị và in ra đúng như dạng gốc. Giai đoạn thứ hai yêu cầu sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học để chuyển đổi tài liệu từ dạng hình sang dạng văn bản, cho phép truy cập theo từ khóa hoặc kỹ thuật trích dẫn siêu dữ liệu tự động đã được định trước. Đồng thời, văn bản có thể được chỉnh sửa trực tiếp.

Quá trình số hóa có thể được thực hiện trong thư viện hoặc thông qua hợp đồng với các nhà thầu bên ngoài, nhằm tạo ra các bộ sưu tập số chuyên ngành.

* Xây dựng Bộ sưu tập số:

Trong ngành biên mục hiện đại, để tạo ra các Bộ sưu tập số, chuyên viên thư viện phải thực hiện hai công việc chính: Tạo lập Siêu dữ liệu (Metadata Building) và Gặt hái Siêu dữ liệu (Metadata Harvesting):

- Tạo lập Siêu dữ liệu: Đây là quá trình tạo ra Bộ sưu tập số nội sinh. Trong môi trường thư viện truyền thống, biên mục viên tạo lập phiếu mục lục hoặc biểu ghi thư tịch để giúp độc giả tra cứu nguồn tài liệu in ấn. Trong Thư viện số, người biên mục tạo lập Siêu dữ liệu để cho phép độc giả truy cập vào bộ sưu tập chuyên ngành trong Kho số (Digital repository) được lưu trữ trên máy chủ của thư viện. Đây được gọi là Tài liệu số nội sinh.

- Gặt hái Siêu dữ liệu: Đây là quá trình sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc phần mềm nguồn mở để tạo ra các Bộ sưu tập ảo. Các cán bộ thư viện sẽ tìm kiếm và thu thập siêu dữ liệu từ các tài nguyên trên internet liên quan đến đề tài họ quan tâm, tạo nên các Bộ sưu tập chuyên ngành chỉ chứa thông tin siêu dữ liệu.

Đây là một phương thức thư viện ảo được ưa chuộng trong cộng đồng thư viện số hiện nay, đặc biệt là trong các thư viện của các trường đại học.

3. Ý nghĩa việc số hoá những tài liệu trong thư viện

Sự số hóa tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính khả dụng và truy cập của thư viện đối với tài liệu. Trong thời đại của Công nghệ 4.0, người dùng có khả năng truy cập các tài liệu trực tuyến từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào chỉ cần một thiết bị thông minh kết nối Internet. Sự số hóa tài liệu giúp thư viện nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của người dùng về thông tin, đồng thời giảm áp lực về không gian lưu trữ cho tài liệu in ấn.

Ngoài ra, số hóa tài liệu còn giúp thư viện cải thiện tính khả dụng và bảo quản của tài liệu. Khi lưu trữ tài liệu giấy, chúng thường bị ảnh hưởng bởi ánh sáng, hư hại và thậm chí mất mát do tác động của thời gian. Ngược lại, khi tài liệu được số hóa, chúng có thể được bảo quản lâu dài và được bảo vệ khỏi những tác động của môi trường bên ngoài.

Vai trò quan trọng khác của số hóa tài liệu là tăng cường tính khả dụng và truy cập cho người dùng. Thư viện số cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí, bao gồm tên tác giả, từ khóa, chủ đề và thời gian xuất bản, giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm tài liệu.

Cuối cùng, sự số hóa tài liệu không chỉ góp phần vào việc bảo tồn và phát triển văn hóa mà còn mở ra các cơ hội mới cho thư viện. Nó là một phương tiện hiệu quả để bảo tồn tài liệu quý hiếm và lưu trữ thông tin văn hóa quan trọng. Đồng thời, sự số hóa tài liệu còn giúp thư viện phát triển các dịch vụ mới như mượn sách trực tuyến và cung cấp tài liệu kỹ thuật số cho các tổ chức giáo dục và trường học.

Thư viện số và thư viện điện tử ngày nay đã trở thành một xu hướng phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục và các tổ chức đào tạo.

Bài viết liên quan: Ưu thế lớn nhất của việc áp dụng công nghệ thông tin là?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về: Thư viện số là gì? Ý nghĩa việc số hoá các tài liệu trong thư viện. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!