Mục lục bài viết

1. Mã GLN là gì?

- Mã GLN thực chất là các chữ cái đầu, tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh là Global Location Number có nghĩa là mã số địa điểm toàn cầu. Mã số địa điểm toàn cầu là dãy số gồm tiền tố mã doanh nghiệp và số định danh địa điểm theo tiêu chuẩn GS1 (căn cứ theo khoản 6 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN quy định chi tiết và biện pháp thi hành một số điều Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 và Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ về sử dụng mã số, mã vạch).

- Từ giải thích nghĩa trên thì chúng ta có khái niệm GS1: GS1 là tên viết tắt của tổ chức Mã số, Mã vạch quốc tế, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế về mã số, mã vạch, quy định các thủ tục quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ có liên quan. Tổ chức GS1 có các thành viên làm đại diện tại mỗi nước, tại Việt Nam là GS1 Việt Nam. Tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” do tổ chức GS1 cấp cho GS1 Việt Nam (căn cứ Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN).

- Như vậy có thể hiểu mã GLN là một loại mã toàn cầu nằm trong hệ thống mã số mã vạch quốc tế GS1. 

- GLN là mã số đơn nhất toàn cầu có thể được sử dụng để truy cập dữ liệu chủ về địa điểm. GLN có thể phân định bất kỳ một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:

  • Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển, …
  • Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận, …
  • Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.

- Mã GLN có thể chứa đựng các thông tin sau: Tên của bên tham gia; Địa chỉ bưu điện Dạng vị trí (trung tâm sản xuất, nhà kho, nơi bán hàng, cơ quan đầu não); Khu vực Số điện thoại, fax; Người liên lạc; Thông tin về tài khoản trong ngành hậu cần; Tiểu sử của công ty Số phòng; Số vào Số lãi.

- Cấu trúc thường có của mã GLN có những đặc điểm sau:

  • Mã vạch GS1-128
  • Dạng chữ số và có chiều dài cố định 13 chữ số. Bao gồm ba chữ số đầu là mã quốc gia, được quy định theo hệ thống mã số mã vạch quốc tế GS1, ví dụ: Đầu mã quốc gia của Việt Nam là 893; Chín chữ số tiếp theo là mã số địa điểm toàn cầu. Những số này được tổ chức có thẩm quyền cấp mã vạch cấp cho một địa điểm nhất định. Địa điểm này có thể là một đối tượng trong thương mại (công ty, ngân hàng, khách hàng…), cũng có thể là một vị trí, địa điểm cụ thể (địa chỉ một văn phòng, một kho hàng, điểm giao hàng…), hay một vị trí đặc thù (phòng kế toán của một công ty…); Chữ số cuối cùng: số kiểm tra, để đảm bảo mã số này là chính xác.
  • Kết thúc với một số kiểm tra, số này đảm bảo việc đọc dữ liệu chính xác.
  • Cấu trúc của GLN đảm bảo rằng mã số đó là đơn nhất và dễ hiểu trên phạm vi toàn thế giới.

- Mã GLN có lợi ích gì mà được quy định để thống nhất trên phạm vi thế giới? Vì xu hướng hiện nay giao thương, buôn bán và luân chuyển hàng hóa khắp các nước trên thế giới nên việc quy định một ký hiệu hay mã nào đó để từ đó chúng ta có thể tra cứu các thông tin liên quan đến sản phẩm đó mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Nhưng lợi ích của mã GLN không chỉ giới hạn ở mỗi lợi ích đó mà nó còn có các lợi ích khác như:

  • Trao đổi dữ liệu điện tử: Mã GLN cung cấp khả năng phân định đơn nhất toàn cầu cần thiết cho trao đổi thông tin kinh doanh an toàn trên mạng cũng như phân định rõ tất cả các thực thể pháp nhân, các địa điểm tự nhiên/ địa điểm hoạt động được mô tả trong tài liệu kinh doanh. GLN bảo đảm trao đổi/ xử lý hiệu quả và chính xác vì tên, địa chỉ, thông tin về địa điểm riêng không cần trao đổi với mọi giao dịch. Thông tin cần thiết chỉ cần trao đổi một lần, được lưu trong hệ thống liên quan và sau đó được lấy ra bằng cách tham chiếu đến một GLN đơn nhất.
  • Đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu: GLN được dùng để phân định chủ dữ liệu/ nhà cung cấp thông tin, nhà phân phối, nhà môi giới, nhà sản xuất cũng như các thực thể pháp nhân, địa điểm tự nhiên. 
  • Thu nhận dữ liệu hiệu quả: Mã hóa GLN sẽ cung cấp tính minh bạch toàn bộ khi vật phẩm/ hàng gửi di chuyển suốt chuỗi cung ứng.
  • Ngoài ra, mã GLN có thể sử dụng như một mã nội bộ, ví dụ trong hoạt động quản lý kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp.

- Việc sử dụng GLN cung cấp cho các công ty một phương pháp phân định địa điểm trong và ngoài phạm vi của công ty, đó là:

  • Đơn nhất một cấu trúc mã đơn giản, tạo thuận lợi cho việc xử lý và truyền dữ liệu được bảo đảm.
  • Nhiều lĩnh vực: tính không hàm ý của mã số GS1 cho phép phân định bất kỳ một địa điểm nào và do đó cho phép phân định bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh nào mà không cần quan tâm đến hoạt động của nó.
  • Mã GLN là chìa khóa tham khảo để đưa ra thông tin ra từ cơ sở dữ liệu như: Tên của doanh nghiệp tham gia, địa chỉ bưu điện, dạng vị trí (trung tâm sản xuất, nhà kho, nơi bán hàng, cơ quan đầu não), khu vực, số điện thoại, fax, người liên lạc, tiểu sử của công ty.

2. Tra cứu, đăng ký mã GLN như thế nào?

2.1. Tra cứu mã GLN bằng cách nào?

- Việc tra cứu mã GLN hiện nay rất dễ dàng và hoàn toàn có thể tra cứu trên các thiết bị thông minh như điện thoại di động. Nếu dùng các thiết bị thông minh thì bạn có thể tải các ứng dụng có hỗ trợ tra cứu, kiểm tra mã GLN rồi thực hiện các bước theo đúng hướng dẫn sau

  • Bước 1: Chọn “Tìm kiếm bằng GLN”.
  • Bước 2: Nhập ô “Số vật phẩm” (mã số mã vạch sản phẩm).
  • Bước 3: Nhập ô “Yêu cầu thông tin về”.
  • Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”.

Chúng ta cũng có thể sử dụng công cụ quét trên chính các thiết bị di động để kiểm tra mã GLN.

- Ngoài ra như chúng ta đã phân tích ở trên thì mã GLN có dạng 13 ký tự số mà 3 chữ số đầu là mã quốc gia nên chúng ta hoàn toàn có thể nhận biết được nguồn gốc sản phẩm đến từ quốc gia nào. Ví dụ như Việt Nam là 893, Trung Quốc là 690, Singapore là 888, ...

2.2. Đăng ký mã GLN như thế nào?

- Về hồ sơ sẽ có đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP. Ngoài ra cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập. 

- Cơ quan thực hiện: Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia.

- Thủ tục đăng ký mã GLN được diễn ra qua các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Bước 2: Xử lý hồ sơ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức thẩm định hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch. Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

Bước 3: Trả kết quả Trả kết quả trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc theo đường bưu điện.

- Chi phí sử dụng mã địa điểm toàn cầu GLN là 200.000 đồng/năm.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng liên hệ số Hotline 1900.6162 để được tư vấn. Xin chân thành cảm ơn!