Tư vấn một số trường hợp cụ thể về xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động

Kính chào luật sư, tôi có một số thắc mắc về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động mong nhận được giải đáp. Cụ thể đó là, trường hợp do tính chất công việc của doanh nghiệp mà nhân viên được công ty cấp ô tô để sử dụng riêng, vậy thì nhân viên này có phải chịu thuế thu nhập cá nhân với số tiền đã mua chiếc ô tô được công ty cấp đó không?

Người hỏi: Quang Thắng - Hà Nam

1. Cơ sở pháp lý về thuế thu nhập cá nhân

- Luật thuế thu nhập cá nhân 2007

- Luật thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012

- Thông tư 111/2013/TT-BTC

2. Khoản tiền mà công ty mua ô tô cấp cho NLĐ có do NLĐ chịu thuế thu nhập cá nhân?

2.1. Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân

Khoản 2 Điều 3 Luật thuế thu nhập cá nhân quy định về thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công như sau:

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật lao động; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang tính chất tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ.”

Nội dung này được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

2.2. Tiền công ty mua xe ô tô cấp cho nhân viên có do nhân viên chịu thuế thu nhập cá nhân?

Theo quy định dẫn tại mục 2.1. thì các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiến ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người lao động được hưởng dưới mọi hình thức đều được xem là thu nhập chịu thuế của người lao động. Tuy nhiên, đối với khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại thì sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động theo quy chế của doanh nghiệp. (xem tại điểm đ.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC)

Như vậy, có thể có thể hiểu rằng nếu người sử dụng lao động có phát sinh khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón người lao động (dù là phục vụ cho tập thể hay cá nhân của người lao động) từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại thì khoản chi này sẽ không phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động kể cả trường hợp phương tiện phục vụ đưa đón chỉ chuyên chở một cá nhân người lao động cụ thể nào đó mà thôi. Tuy nhiên, để hiểu đúng là khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại không phải chịu thuế theo quy định của luật thuế thu nhập cá nhân, người sử dụng lao động cần lưu ý thêm hai vấn đề sau đây:

- Mục đích của việc trang bị phương tiện đưa đón người lao động là để phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp, nên chỉ dựa trên lộ trình từ nơi ở đến nơi làm việc, và ngược lại. Vì vậy, nếu người sử dụng lao động cho phép người lao động được dùng xe của doanh nghiệp vào các việc riêng của cá nhân người lao động và được người sử dụng lao động chi trả những khoản chi phí phát sinh như tiền xăng xe, thuê tài xế, tiền phí cầu đường, tiền bảo dưỡng..., thì các khoản chi về phương tiện đưa đón để phục vụ ngoài công việc kinh doanh của doanh nghiệp đó sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Do đó, để cho rõ ràng, người sử dụng lao động nên quy định cụ thể trong quy chế sử dụng xe của doanh nghiệp hoặc thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động ký với người lao động được cấp xe về vấn đề này; và

- Tiền mua xe ban đầu sẽ không phải tính vào thu nhập chịu thuế cho người lao động vì xe là thuộc quyển sở hữu của doanh
nghiệp và tiền mua xe là để tạo tài sản cố định của doanh nghiệp theo quy định. Do đó, khi xác định có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân hay không thì chỉ có thể dựa vào các chi phí phát sinh có liên quan đến xe chẳng hạn như tiền xăng xe, thuê tài xế, tiền phí cầu đường, tiền bảo dưỡng..., chứ không được gộp các chi phí này vào chi phí mua xe ban đầu.

Trên cơ sở đó, trong trường hợp khách hàng thắc mắc thì việc cấp xe cho nhân viên về bản chất là cấp phương tiện thuộc sở hữu của công ty cho người lao động thực hiện công việc do đó, chi phí ban đầu để mua xe sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

3. Tiền phụ cấp thuê nhà công ty trả cho NLĐ có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

....
 

Theo đó, khoản chi phụ cấp thuê nhà cho người lao động phải đáp ứng đẩy đủ các điều kiện dưới đây mới được xem là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp:

- Việc thuê nhà cho người lao động là có thật;

- Khoản chi phí tiền thuê nhà phải được ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ sau đây của doanh nghiệp: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng cống ty;

- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp;và

- Được chuyển khoản thanh toán qua ngân hàng nếu số tiền thuê trên 20 triệu đồng.

Do đó, bên cạnh quy định về tiền thuê nhà trong hợp đồng lao động ký với người lao động hay trong thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp, người sử dụng lao động vẫn có thể bị cơ quan thuế có thẩm quyền yêu cầu chứng minh các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến khoản tiền thuê nhà trả hộ cho người lao động. Đó có thể là hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán tiền thuê nhà nếu người sử dụng lao động trực tiếp thuê nhà cho người lao động; chứng từ chứng minh người lao động thực tế có sử dụng phụ cấp tiền thuê nhà mà người sử dụng lao động trả thêm ngoài lương và các phụ cấp khác. Nếu người sử dụng lao động không thể chứng minh được các yêu cầu ở trên, phụ cấp thuê nhà có thể sẽ không được xem là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp.

4. Khoản phụ cấp thuê nhà mà công ty trả cho NLĐ có phải chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Điểm đ.1. khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định Tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) thuộc các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức và thuộc thu nhập từ tiền công, tiền lương chịu thuế thu nhập cá nhân như sau:

“đ.1) Tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có), không bao gồm: khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động.

Trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì thu nhập chịu thuế căn cứ vào tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước và các dịch vụ khác tính theo tỷ lệ giữa diện tích cá nhân sử dụng với diện tích trụ sở làm việc.

Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.”