Tuyển dụng lao động như thế nào mới đúng quy định của pháp luật?

1. Tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng lao động là một hiện tượng xã hội phát sinh do nhu cầu tự nhiên của quá trình lao động. Xét về phương diện kinh tế xã hội, tuyển dụng lao động biểu hiện ở việc tuyển chọn và sử dụng lao động phục vụ cho nhu cầu nhân lực trong quá trình lao động. Việc tuyển dụng lao động được coi là tiền đề cho quá trình sử dụng lao động.Về phương diện pháp lý, tuyển dụng lao động được hiểu là hệ thống các quy định của pháp luật, là căn cứ cần thiết để các chủ thể thực hiện hành vi tuyển dụng lao động.

Như vậy, về mặt pháp lý có thể đưa ra một định nghĩa khái quát về tuyển dụng lao động như sau: Tuyển dụng lao động là một quá trình tuyển chọn và sử dụng lao động của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, các tổ chức và cá nhân do Nhà nước quy định, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động của mình.

2. Quy trình tuyển dụng lao động hiện nay như thế nào?

Quy trình tuyển dụng lao động đang dùng phổ biến hiện nay bao gồm các bước sau đây:

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Các doanh nghiệp thường chia nhu cầu thành 2 loại sau đây:

Nhu cầu tuyển dụng có thể dự kiến trước được, thường gặp ở các trường hợp sau:

- Do có doanh nghiệp mới được thành lập.

- Có sự quá tải của một vị trí nào đó.

- Có sự chuẩn bị về nghỉ hưu.

- Có sự thăng tiến hay thuyên chuyển được biết trước…

Nhu cầu không thể dự kiến trước được:

- Đau ốm, bệnh tật đột xuất, tai nạn hay chết. Do vắng mặt không lí do.

- Có đơn xin thôi việc vì lí do nào đó mà không thể từ chối được…

Phân tích vị trí cần tuyển dụng

Mô tả và phân tích vị trí cần tuyển người là một việc làm cần thiết và bắt buộc. Nó đảm bảo cho doanh nghiệp nhận biết rõ tường tận mọi công việc của vị trí cần tuyển.

Có nhiều tiêu chuẩn đối với từng loại công việc: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kĩ năng hoặc các kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc và các đặc tính cá nhân như giới tính, trí thông minh, nhanh nhẹn, chính xác, tính cẩn thận…

Thăm dò nguồn tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng có thể từ trong hay ngoài doanh nghiệp.

- Tuyển nội bộ là lựa chọn người lao động vào vị trí cần thiết bằng nguồn lao động có sẵn trong doanh nghiệp hoặc trường hợp cất nhắc lao động từ vị trí này sang vị trí khác bằng chính người lao động đang làm việc ở doanh nghiệp.

- Tuyển bên ngoài là việc lựa chọn lao động vào vị trí cần thiết trong doanh nghiệp bằng các nguồn lao động ở ngoài doanh nghiệp. Các nguồn tuyển bên ngoài khác phong phú như: trung tâm giới thiệu việc làm, sự giới thiệu của nhân viên cũ, sinh viên mới tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng…

Thông báo và quảng cáo tuyển dụng

Thông báo: thường dùng trong trường hợp tuyển dụng nội bộ. Khi đó chỉ cần thông báo vị trí cần tuyển, tại phòng nhân sự hay cổng doanh doanh nghiệp. Nội dung của thông báo phải cụ thể để có thể tìm được người mong muốn.

Quảng cáo: thường được sử dụng khi doanh nghiệp tuyển dụng bên ngoài, đây là một phương tiện rất hiệu quả để thu hút và hấp dẫn người dự tuyển. Việc quảng cáo tuyển người phải gắn liền với khuyếch trương và giới thiệu doanh nghiệp.

Thu hồ sơ và sơ tuyển

Sau khi thông báo và quảng cáo, bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp cần tiến hành giai đoạn tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu hồ sơ.

Sơ tuyển và nghiên cứu hồ sơ là việc làm rất quan trọng và cần thiết, đây là giai đoạn đầu tiên của lựa chọn nhân sự.

Phỏng vấn và trắc nghiệm

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá tình tuyển dụng nhân viên, doanh nghiệp sẽ phát hiện và lựa chọn được người phù hợp nhất với công việc.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn lần lượt từng người dự tuyển, việc làm này phải do các nhà chuyên môn tiến hành.

Quyết định tuyển dụng

Quyết định tuyển dụng nhân viên được thực hiện trên cơ sở đánh giá tổng hợp cuối cùng của hội đồng tuyển dụng và giám đốc sẽ kí quyết định.

Sau đó là kí kết hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người mới được tuyển dụng. Trước khi kí kết hợp đồng, doanh nghiệp và người được kí kết hợp đồng phải thỏa thuận trước mức lương ở vị trí tuyển dụng.

3. Chủ thể trong quan hệ tuyển dụng lao động

Bộ luật Lao động năm 2012 và Bộ luật Lao động năm 2019 đều công nhận quyền tuyển dụng của người sử dụng lao động. Cụ thể, điểm a khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động năm 2012 quy định: “Người sử dụng lao động có quyền: Tuyển dụng, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động”. Nội dung này cũng tiếp tục được ghi nhận tại điểm a khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động năm 2019. Bên cạnh đó, khái niệm “người sử dụng lao động” được Bộ luật Lao động năm 2012 và Bộ luật Lao động năm 2019 quy định tương đồng ( Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2012, Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019) : “Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động; nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ”. Có thể nhận thấy, cả hai bộ luật đều quy định chủ thể tuyển dụng trong quan hệ tuyển dụng lao động gồm: Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu tuyển nhân sự (người sử dụng lao động). Xét về chủ thể doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp định nghĩa: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh (Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2014).

Như vậy, pháp luật lao động mới chỉ công nhận hoạt động tuyển dụng đối với doanh nghiệp được đăng ký thành lập, mà chưa ghi nhận quan hệ tuyển dụng ở giai đoạn tiền doanh nghiệp. Trong khi đó, hoạt động thuê, mướn lao động phục vụ mục đích thành lập doanh nghiệp hoặc thực hiện các công việc cho doanh nghiệp trong giai đoạn xin giấy phép thành lập vẫn diễn ra trên thực tế. Và, khi tranh chấp xảy ra, các bên có liên quan sẽ khó hoặc không có cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho mình. Bên cạnh đó, giai đoạn tiền doanh nghiệp đã được nhắc đến hoặc quy định ở nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: Trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký thành lập thì người ký kết hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều này chịu trách nhiệm hoặc người thành lập doanh nghiệp liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó (Khoản 3 Điều 19 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Hoặc, Luật Thương mại năm 2005 thừa nhận rằng: Trường hợp chưa đăng ký kinh doanh, thương nhân vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật (Điều 7 Luật Thương mại năm 2005) . Như vậy, việc pháp luật lao động chưa quy định về quan hệ lao động ở giai đoạn tiền doanh nghiệp tạo ra sự bất cập trên thực tiễn, thiếu tính đồng bộ với các quy định có liên quan.

4. Thông báo các thông tin tuyển dụng theo quy định của pháp luật

Pháp luật lao động hiện hành đã quy định thủ tục, trình tự tuyển dụng lao động đơn giản và hợp lý hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề chưa cụ thể trong quá trình tuyển dụng lao động. 

Một là, về hình thức thông báo nhu cầu tuyển dụng. Pháp luật yêu cầu nhà tuyển dụng phải công khai về nhu cầu tuyển lao động thông qua hình thức: Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (Điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư số 23/2014/TTBLĐTBXH ngày 29/8/2014 Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm); tuy nhiên, chưa có văn bản hướng dẫn nào về khái niệm “phương tiện thông tin đại chúng”. Thông thường, các loại phương tiện như báo, đài phát thanh, đài truyền hình... được coi là phương tiện thông tin đại chúng. Trên thực tế, nhà tuyển dụng thường đăng tải nhu cầu tuyển dụng trên các trang web, thậm chí là mạng xã hội. Những hình thức này mang lại hiệu quả khá tốt cho nhà tuyển dụng; bên cạnh đó, chi phí tuyển dụng cũng được tiết kiệm một cách đáng kể. 

Hai là, vấn đề cung cấp thông tin giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Tuyển dụng lao động là giai đoạn tiền hợp đồng lao động. Do đó, mọi thông tin được đưa ra liên quan đến công việc và năng lực của hai bên ở giai đoạn này có vai trò quan trọng để các bên xem xét và đưa ra quyết định giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, pháp luật lao động mới chỉ yêu cầu nhà tuyển dụng thông báo công khai các nội dung sau: Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển; loại hợp đồng dự kiến giao kết; mức lương dự kiến; điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc (Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm), mà chưa đặt ra nghĩa vụ phải cung cấp thông tin. Những nghĩa vụ này là cần thiết và bắt buộc đối với hai bên khi tham gia vào quan hệ tuyển dụng. Chẳng hạn: Người sử dụng lao động phải thông báo về tình hình tài chính khó khăn hiện tại của doanh nghiệp hoặc việc doanh nghiệp chuẩn bị di dời (nếu có); người dự tuyển cho công việc là lái xe phải thông báo về việc đã từ nhiều năm không lái xe; hoặc người nước ngoài phải thông báo về việc sắp tới có thể bị trục xuất.

Có thể nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ trao đổi thông tin khi gặp gỡ, đàm phán, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc tất cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều minh bạch thông tin trong quá trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng luôn muốn có được nhiều ứng viên chất lượng ứng tuyển và ứng viên luôn muốn tìm được công việc có thu nhập cao nên cả hai sẽ khó tránh khỏi việc “đánh bóng” năng lực, cung cấp các thông tin sai lệch. Nghĩa vụ cung cấp thông tin đã được nhà làm luật yêu cầu đối với các bên khi giao kết hợp đồng lao động được quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động năm 2012 và Điều 16 Bộ luật Lao động năm 2019. Tuy nhiên, việc quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin chỉ ở giai đoạn giao kết hợp đồng là chưa đầy đủ. Bởi ngay từ giai đoạn tiền hợp đồng, nghĩa vụ cung cấp thông tin là bắt buộc đối với các bên.

5. Hệ quả pháp lý của tuyển dụng lao động

Tuyển dụng lao động là quá trình gồm một chuỗi các hoạt động mà hệ quả của nó là kết quả tuyển dụng. Kết quả tuyển dụng này bao gồm thông tin trúng tuyển và không trúng tuyển. Pháp luật lao động quy định về vấn đề này như sau: Người sử dụng lao động, tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động (Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm).

Trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, người sử dụng lao động hay tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu (Khoản 5 Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm). Như vậy, pháp luật lao động chỉ đề cập đến hai vấn đề:

Một là, công khai kết quả tuyển dụng và hai là, người lao động không trúng tuyển có thể lấy lại hồ sơ đăng ký dự tuyển. Việc quy định như vậy quá sơ sài và đơn giản, chưa bao quát hết các vấn đề pháp lý phát sinh. Để làm rõ vấn đề này, tác giả xin đưa ra hai tình huống minh họa như sau:

Tình huống 1: Chị A đang làm việc tại công ty K. Khi biết công ty K có nhu cầu tuyển dụng lao động, Chị A nộp hồ sơ và làm các thủ tục cần thiết để tham gia tuyển dụng. Sau quá trình tuyển dụng, công ty K thông báo Chị A đã trúng tuyển và hẹn chị 11 ngày sau đến trụ sở công ty để ký hợp đồng lao động. Chị A đồng ý. Sau đó, Chị A đã làm các thủ tục để chấm dứt hợp đồng lao động với công ty K và chuẩn bị những điều kiện cần thiết để làm việc ở công ty K. Theo đúng hẹn, Chị A đến trụ sở công ty K để ký hợp đồng lao động thì được công ty K trả lời là công ty không có nhu cầu sử dụng nhân sự mới nữa nên sẽ không ký hợp đồng lao động.

Tình huống 2: Chị A biết tin công ty B tổ chức tuyển dụng lao động. Xét từ các điều kiện tuyển dụng phù hợp với nguyện vọng và chuyên môn của mình, chị A nộp hồ sơ và làm các thủ tục để thi tuyển. Trong quá trình tuyển dụng, chị A nhận thấy ứng viên C không tham dự thi tuyển nhưng vẫn có kết quả bài thi. Kết quả là ứng viên C trúng tuyển; chị A không trúng tuyển và cũng không biết điểm bài thi.

Từ hai tình huống trên, có thể thấy nếu chỉ dựa trên những quy định sơ sài về việc thông báo kết quả tuyển dụng thì thật khó để áp dụng quy định pháp luật để giải quyết các vấn đề đã nêu ra. Chị A và công ty K (tình huống 1) chưa ký hợp đồng lao động và pháp luật lao động cũng chưa có quy định nào về vấn đề này nên dường như thiếu căn cứ pháp lý để bảo vệ Chị A. Bên cạnh đó, pháp luật lao động cũng chưa đặt ra các yêu cầu, đòi hỏi cho các bên trong suốt quá trình tuyển dụng, nên dường như cũng thiếu cơ chế để bảo vệ quyền, lợi ích cho chị A (tình huống 2).