Theo luật đất đai 2024, UBND xã có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) không?

Việc xác định đúng thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không chỉ là vấn đề kỹ thuật pháp lý, mà còn là yếu tố then chốt để bảo đảm giá trị pháp lý của quyền sử dụng đất, hạn chế rủi ro khi chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp hoặc giải quyết tranh chấp. Trong hệ thống quản lý đất đai thống nhất của Nhà nước, mỗi cấp chính quyền có vai trò, chức năng và thẩm quyền riêng, được quy định chặt chẽ trong Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc nhầm lẫn thẩm quyền giữa UBND xã với UBND cấp tỉnh có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý lâu dài cho người sử dụng đất.

1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là gì?

Theo quy định tại khoản 21 Điều 3 Luật Đất đai 2024, "Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất" (sau đây gọi tắt là GCNQSDĐ) là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Khái niệm này trong Luật mới có sự kế thừa Luật Đất đai 2013 nhưng được củng cố chặt chẽ hơn trong mối liên hệ với cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai. Một điểm cần lưu ý sâu sắc là giá trị của Giấy chứng nhận không chỉ nằm ở tờ phôi giấy có hoa văn chống giả, mà nằm ở thông tin được ghi nhận trong Hồ sơ địa chính và Cơ sở dữ liệu đất đai.   

Trong bối cảnh Luật Đất đai 2024, khái niệm này còn bao hàm ý nghĩa của sự "công nhận". Nhà nước không "ban phát" quyền sử dụng đất, mà "công nhận" quyền đó dựa trên quá trình sử dụng ổn định, lâu dài và hợp pháp của người dân. Chính vì triết lý "công nhận" này mà vai trò của UBND cấp xã – nơi nắm giữ ký ức và lịch sử sử dụng đất của cộng đồng – trở nên tối quan trọng. Giấy chứng nhận là kết quả cuối cùng của một quy trình xác lập hồ sơ pháp lý, trong đó chữ ký của người có thẩm quyền là sự bảo chứng của quyền lực nhà nước đối với các thông tin đã được xác minh.

2. Ủy ban nhân dân xã có quyền cấp GCNQSDĐ không?

2.1. Giai đoạn Luật Đất đai 2013 (Trước ngày 01/08/2024)

Dưới sự điều chỉnh của Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 43/2014/NĐ-CP, hệ thống thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận được phân định cực kỳ rạch ròi theo mô hình hai cấp:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh (hoặc Sở TN&MT được ủy quyền): Cấp cho tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao.
• UBND cấp huyện: Cấp cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.

Trong giai đoạn này, UBND cấp xã tuyệt đối không có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vai trò của UBND xã chỉ dừng lại ở các bước sơ khởi:

• Tiếp nhận hồ sơ (nếu người dân nộp tại xã).
• Xác nhận hiện trạng sử dụng đất.
• Xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất.
• Xác nhận tình trạng tranh chấp đất đai.
• Xác nhận sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất (trong một số trường hợp).

Bất kỳ Giấy chứng nhận nào do Chủ tịch UBND xã ký cấp trong giai đoạn này đều bị coi là trái thẩm quyền và không có giá trị pháp lý (trừ các loại giấy tờ tạm thời do chế độ cũ hoặc giai đoạn lịch sử đặc thù trước 1993, nhưng đó không phải là GCNQSDĐ theo mẫu hiện hành).

2.2. Theo Luật Đất đai 2024 và Nghị định 151/2025/NĐ-CP (Từ ngày 01/07/2025)

Luật Đất đai 2024 đã mở ra cánh cửa pháp lý và Nghị định 151/2025/NĐ-CP đã chính thức hiện thực hóa việc trao quyền cho cấp xã.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 136 Luật Đất đai 2024: Quy định về thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận. Mặc dù Luật vẫn giữ nguyên tắc cơ bản là giao cho cơ quan đăng ký đất đai và UBND cấp huyện, nhưng đã mở ra các điều khoản cho phép Chính phủ quy định chi tiết về phân cấp.   
• Nghị định 151/2025/NĐ-CP: Đây là văn bản mang tính quyết định. Nghị định này quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp (tỉnh và xã) trong lĩnh vực đất đai. Theo đó, một số thẩm quyền trước đây thuộc về UBND cấp huyện nay được chuyển giao trực tiếp cho Chủ tịch UBND cấp xã.   

Từ ngày 01/07/2025 (ngày Nghị định 151/2025/NĐ-CP có hiệu lực), UBND cấp xã (cụ thể là Chủ tịch UBND xã) CHÍNH THỨC CÓ QUYỀN cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho một số đối tượng và trường hợp cụ thể.

Sự thay đổi này là sự phân công lại lao động quản lý dựa trên nguyên tắc "việc gì cấp dưới làm tốt hơn, sát dân hơn thì giao cho cấp dưới". Việc giao cho Chủ tịch xã ký cấp Sổ đỏ lần đầu cho cá nhân, cộng đồng dân cư là sự thừa nhận thực tế rằng: Cấp xã là nơi nắm rõ nhất nguồn gốc đất đai.  

3. Phạm vi và điều kiện cụ thể UBND xã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

3.1. Các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp của Chủ tịch UBND xã

Theo các quy định tại Điều 136 Luật Đất đai 2024 và được hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thẩm quyền của Chủ tịch UBND xã bao gồm các nhóm sau:

a. Cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho Cá nhân và Cộng đồng dân cư

Căn cứ vào việc chuyển giao thẩm quyền được quy định tại Nghị định 151 (viện dẫn điểm b khoản 1 Điều 136 Luật Đất đai 2024), Chủ tịch UBND cấp xã được quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu đối với:

• Cá nhân trong nước: Người dân sinh sống trên địa bàn.
• Cộng đồng dân cư: Các dòng họ, thôn, buôn, bản sử dụng đất chung (như đất đình, đền, miếu mạo, đất sinh hoạt cộng đồng).   
• Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài: Được phép sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.

Đây là nhóm thủ tục có số lượng hồ sơ lớn nhất tại các địa phương. Trước đây, hồ sơ phải chuyển từ Xã -> Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) -> UBND Huyện ký -> Chuyển về VPĐKĐĐ -> Trả về Xã. Quy trình "con thoi" này tốn rất nhiều thời gian. Nay, với thẩm quyền mới, quy trình có thể khép kín ngay tại xã (tiếp nhận -> thẩm định -> ký cấp), giảm thiểu khâu trung gian vận chuyển hồ sơ và chờ đợi chữ ký của lãnh đạo huyện.

b. Xác định lại diện tích đất ở và cấp Giấy chứng nhận sau khi xác định lại

Điểm d khoản 2 Điều 142 Luật Đất đai 2024 và hướng dẫn tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP quy định Đối với các thửa đất có vườn, ao gắn liền với nhà ở được hình thành và cấp giấy chứng nhận trước ngày 01/07/2004, nhưng diện tích đất ở được công nhận chưa phù hợp hoặc người dân có nhu cầu xác định lại.

Chủ tịch UBND xã được quyền ra quyết định xác định lại diện tích đất ở (thường là tăng lên theo hạn mức hoặc theo hiện trạng phù hợp quy định mới) và cấp lại Giấy chứng nhận mới ghi nhận diện tích này.   

c. Chuyển hình thức giao đất, cho thuê đất

Theo Quyết định 3380/QĐ-BNNMT hướng dẫn thi hành Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND xã cũng có thẩm quyền quyết định việc chuyển hình thức giao đất, cho thuê đất đối với cá nhân, hộ gia đình trong một số trường hợp canh tác nông nghiệp quy mô nhỏ, chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi.   

3.2. Điều kiện để UBND xã thực hiện quyền cấp

Việc phân quyền không đồng nghĩa với việc buông lỏng quản lý. Để Chủ tịch UBND xã đặt bút ký Sổ đỏ, hồ sơ phải thỏa mãn các điều kiện "cứng" sau đây, được kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống dữ liệu:

*Nguyên tắc "Không tranh chấp" và niêm yết

Một điểm đột phá của Nghị định 151/2025/NĐ-CP (Khoản 4 Điều 18) là bãi bỏ yêu cầu người dân phải nộp văn bản xác nhận không tranh chấp. Thay vào đó, trách nhiệm xác minh thuộc về UBND xã.   

UBND xã phải tổ chức niêm yết công khai thông tin hồ sơ tại trụ sở và khu dân cư trong thời gian 15 ngày. Nếu trong 15 ngày này không có đơn thư khiếu nại, tố cáo, tranh chấp gửi đến, thì mặc nhiên thửa đất được coi là không có tranh chấp. Lúc này, Chủ tịch xã mới đủ điều kiện pháp lý để ký cấp.   

*Phù hợp quy hoạch

Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm đảm bảo thửa đất được cấp phù hợp với Quy hoạch sử dụng đất cấp xã và Kế hoạch sử dụng đất hàng năm đã được phê duyệt. Việc cấp sổ cho đất lấn chiếm hành lang an toàn giao thông, đất quy hoạch công viên cây xanh... sẽ bị coi là vi phạm nghiêm trọng và Chủ tịch xã sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc hình sự.

*Hoàn thành nghĩa vụ tài chính

Giấy chứng nhận chỉ được trao cho người dân sau khi họ đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính (tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ, phí thẩm định...). UBND xã có trách nhiệm phối hợp với cơ quan Thuế (thông qua Phiếu chuyển thông tin địa chính điện tử hoặc giấy) để xác định số tiền dân phải đóng và đôn đốc việc nộp tiền.   

*Xác nhận nguồn gốc đất (đối với đất không giấy tờ)

Đối với đất chưa có giấy tờ quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024, UBND xã đóng vai trò là "người phán xử" về lịch sử.

Xã phải xác định thời điểm bắt đầu sử dụng đất (trước 1993, trước 2004 hay trước 2014).

Căn cứ xác định: Sổ mục kê, bản đồ địa chính qua các thời kỳ, biên lai nộp thuế sử dụng đất nông nghiệp/phi nông nghiệp, phiếu lấy ý kiến khu dân cư.  Đây là khâu khó khăn và rủi ro nhất, đòi hỏi sự liêm chính của cán bộ địa chính và lãnh đạo xã.

4. So sánh thẩm quyền cấp sổ đỏ của UBND cấp tỉnh và cấp xã

Để giúp người đọc hình dung rõ sự khác biệt và sự chuyển dịch quyền lực, bảng so sánh dưới đây sẽ phân tích chi tiết các tiêu chí giữa các cấp chính quyền.

Bảng 1: Phân định thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Áp dụng từ 01/07/2025)

Sự chuyển dịch này cho thấy cấp Xã đang dần trở thành một "Trung tâm hành chính công thu nhỏ" về đất đai đối với phân khúc hộ gia đình cá nhân. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại xã để kết nối đồng bộ với Cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia.

5. Hướng dẫn người dân giải quyết một số vướng mắc khi xin cấp sổ đỏ tại UBND xã

5.1. Nộp hồ sơ ở đâu cho đúng?

Người dân có nhiều lựa chọn, nhưng cần chọn nơi phù hợp nhất với loại thủ tục của mình:

Nên nộp tại UBND Xã khi:

• Xin cấp Sổ đỏ lần đầu cho đất ông cha để lại, đất khai hoang chưa có sổ.
• Xin xác nhận lại diện tích đất ở (đất vườn ao).
• Giải quyết tranh chấp đất đai với hàng xóm (Hòa giải cơ sở là bắt buộc).

Nên nộp tại Trung tâm Hành chính công / Chi nhánh VPĐKĐĐ khi:

• Thực hiện mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế đối với đất ĐÃ CÓ Sổ đỏ.
• Thế chấp vay vốn ngân hàng (Đăng ký giao dịch bảo đảm).
• Xin cấp lại Sổ đỏ bị mất 

Nên nộp Trực tuyến (Cổng Dịch vụ công) khi:

• Người dân có kỹ năng công nghệ, muốn giám sát chặt chẽ tiến độ và tránh phải đi lại nhiều lần.

5.2. Cách kiểm tra thẩm quyền thực tế tại địa phương

Do Nghị định 151/2025/NĐ-CP cho phép phân cấp, nhưng việc thực hiện cụ thể có thể có lộ trình tùy theo sự chuẩn bị của từng tỉnh. Người dân nên:

• Quan sát Bảng niêm yết TTHC: Tại trụ sở UBND xã bắt buộc phải niêm yết bộ thủ tục hành chính. Nếu thấy mục "Cấp Giấy chứng nhận QSDĐ lần đầu" nằm trong danh sách thẩm quyền của xã, thì xã đó đã được phân quyền.
• Hỏi cán bộ Một cửa: Trực tiếp hỏi: "Xã mình đã thực hiện cấp sổ theo Nghị định 151 chưa hay vẫn chuyển lên đâu?".
• Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tỉnh: Các Quyết định công bố thủ tục hành chính mới sẽ được đăng tải công khai.

5.3. Chuẩn bị hồ sơ thế nào để không bị trả về?

Một bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm:

• Đơn đăng ký: Mẫu số 04/ĐK (theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP). Cần điền chính xác, không tẩy xóa.
• Giấy tờ chứng minh nhân thân: CCCD gắn chip (bản sao hoặc số định danh).
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất: Các loại giấy tờ cũ quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024 (Giấy tờ chế độ cũ, sổ mục kê, giấy nộp thuế...). Nếu không có, phải làm Đơn tường trình nguồn gốc đất có xác nhận của những người làm chứng.
• Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất: Giấy phép xây dựng, biên bản hoàn công (nếu muốn chứng nhận cả nhà ở).

Kết luận