1. Ủy nhiệm thu là gì?

Ủy nhiệm thu (hay còn gọi là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu) là lệnh thu tiền của chủ tài khoản (người thụ hưởng) lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng, kho bạc Nhà nước yêu cầu Ngân hàng, kho bạc Nhà nước phục vụ mình thu hộ số tiền theo các chứng từ về việc chuyển giao hàng hóa, đã cung ứng dịch vụ cho người khác. Ủy nhiệm thu dùng để trả tiền mua hàng hóa hoặc nhận cung ứng dịch vụ, trả tiền điện, tiền nhà, tiền nước, cước phí bưu điện, ...

Theo quy định, dịch vụ thanh toán nhờ thu, ủy nhiệm thu (dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu) là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản để việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.

Chủ thể, quyền và nghĩa vụ chủ thể tham gia quan hệ thanh toán ủy nhiệm thu

- Chủ thể bao gồm:

  • Bên thụ hưởng là bên bán hàng, cung ứng dịch vụ;
  • Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng là ngân hàng bên thụ hưởng có tài khoản;
  • Bên trả tiền là bên mua, bên nhận dịch vụ;
  • Ngân hàng phục vụ bên trả tiền là ngân hàng bên mua có tài khoản.

- Quyền và nghĩa vụ của các chủ thể thanh toán ủy nhiệm thu:

+ Bên thụ hưởng có nghĩa vụ lập giấy ủy nhiệm thu kèm theo hóa đơn, chứng từ giao hàng, cung cấp dịch vụ nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ mình hay nộp trực tiếp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền.

Lưu ý: Trên giấy ủy nhiệm thu bên thụ hưởng phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định, ký tên đóng dấu đơn vị. Đồng thời, bên thụ hưởng có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán các giấy ủy nhiệm thu đã gửi đi để phối hợp với ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền đôn đốc việc thanh toán kịp thời.

+ Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng có nghĩa vụ:

  • Tiếp nhận và kiểm soát giấy ủy nhiệm thu và các giấy tờ liên quan đến ủy nhiệm thu. Sau đó ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên thụ hưởng ký tên đóng dấu ghi vào sổ theo dõi nhận giấy ủy nhiệm thu gửi đi;
  • Khi nhận được chứng từ thanh toán giấy ủy nhiệm thu do Ngân hàng, kho bạc nhà nước bên trả tiền chuyển đến thì thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản cho người thụ hưởng.

+ Ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền: Khi nhận được giấy ủy quyền thu và các chứng từ kèm theo về việc giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ do ngân hàng, kho bạc nhà nước bên thụ hưởng gửi đến hoặc do chính bên thụ hưởng trực tiếp đến nộp, ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền kiểm tra thủ tục lập giấy ủy nhiệm thu, kiểm tra việc thỏa thuận của bên trả tiền và bên nhận tiền bằng giấy ủy nhiệm thu. Nếu thấy đủ điều kiện thanh toán thì ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của bên trả tiền để chuyển đến ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên thụ hưởng để thanh toán cho bên thụ hưởng.

Phân biệt ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi:

+ Khái niệm:

  • Ủy nhiệm chi được định nghĩa là việc ngân hàng sẽ nhận yêu cầu từ bên trả tiền và thực hiện trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể là bên trả tiền;
  • Ủy nhiệm thu được định nghĩa là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.

+ Giống nhau: Hai phương thức thanh toán ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi nhìn chung là hai phương thức thanh toán giữa hai ngân hàng với nhau. Do đó, hai phương thức thanh toán này tuy khác nhau nhưng nó vẫn có sự giống nhau nhất định, đó là:

  • Đều là một trong những loại hình của ủy nhiệm, ủy thác trách nhiệm cho một ai đó để đảm nhận trách nhiệm của người ủy nhiệm;
  • Có rủi ro vì người ủy nhiệm không nắm bắt được năng lực thực sự của người được nhận ủy nhiệm, vì vậy khó mà tránh khỏi những trường hợp đáng tiếc xảy ra.

+ Khác nhau: Hai hình thức ủy nhiệm này hoàn toàn trái ngược nhau. Một bên là chi - chuyển tiền đi, một bên là thu - được hiểu là đòi tiền về. Chi thì phải có chủ tài khoản ra lệnh chi, còn thu thì cũng phải được chủ tài khoản đồng ý từ trước và đồng ý chi trả khi có ủy nhiệm thu đòi tiền họ. Một số đặc điểm khác nhau cụ thể như:

Đặc điểm Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi
Tính chất - Yêu cầu khách hàng nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền trên cơ sở số lượng hàng hóa dịch vụ đã cung cấp

- Lệnh của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng trích một số trong tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ

Người lập - Do người thụ hưởng lập - Do người trả tiền lập
Tính rủi ro

- Rủi ro người thụ hưởng cao;

- An toàn đối với người trả tiền

- An toàn đối với người thụ hưởng.

Lợi ích khi sử dụng hình thức ủy nhiệm thu, đó là:

  • Được ngân hàng hỗ  trợ thu hộ tiền dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa một cách thuận tiện và nhanh chóng;
  • Đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý và thời gian của những khoản phải thu;
  • Giảm thiểu những rủi ro nếu chọn giao dịch tiền mặt;
  • Dễ dàng quản lý  và sử dụng vốn hiệu quả;
  • Phương thức giao dịch cực kỳ tối ưu, dễ dàng với mức phí cạnh tranh;
  • An toàn và bảo mật thông tin khách hàng.

 

2. Cách viết ủy nhiệm thu

Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu được dựa trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng. Chức năng của ủy nhiệm thu là dịch vụ thanh toán nhờ thu, theo đó bên thụ hưởng sẽ nhờ ngân hàng thu hộ số tiền từ bên trả tiền.

Mẫu chứng từ ủy nhiệm thu cần đảm bảo bao gồm các yếu tố chính sau:

  • Chữ nhờ thu (hoặc ủy nhiệm thu), số chứng từ;
  • Ngày tháng, năm lập chứng từ ủy nhiệm thu;
  • Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;
  • Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
  • Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;
  • Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
  • Số hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng, thỏa thuận) làm căn cứ để nhờ thu, số lượng chứng từ kèm theo;
  • Nội dung thanh toán;
  • Số tiền nhờ thu bằng chữ và số;
  • Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên trả tiền thanh toán;
  • Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng nhận được khoản thanh toán;
  • Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm thu cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật. Mỗi ngân hàng hàng sẽ xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm thu, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ.

 

3. Lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu

Tùy thuộc vào quy trình của mỗi ngân hàng mà sẽ có cách xây dựng và ban hành quy trình nội bộ thực hiện việc thanh toán ủy nhiệm thu khác nhau. Nhưng tất cả phải đảm bảo được luồng công việc xử lý được an toàn, đầy đủ và nhanh chóng các bước trong quy trình thanh toán ủy nhiệm thu như sau:

- Lập và giao nhận ủy nhiệm thu:

Người thụ hưởng sẽ lập ủy nhiệm thu kèm đó là văn bản giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng cùng những chứng từ khác để gửi đến ngân hàng để phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Dựa theo đó, ngân hàng sẽ có những hướng dẫn cụ thể khách hàng lập và phương thức giao nhận chứng từ để đảm bảo phù hợp với quy định.

- Kiểm soát ủy nhiệm thu:

+ Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng: Khi nhận được ủy nhiệm thu và các chứng cứ kèm theo của khách hàng, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của ủy nhiệm thu theo đúng quy định về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng. Nếu ủy nhiệm thu không hợp pháp, hợp lệ thì ngân hàng báo cho khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho khách hàng.

+ Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: Khi nhận được hồ sơ thanh toán ủy nhiệm thu, ngân hàng tiến hành kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ và kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.

Lưu ý: Nếu ủy nhiệm thu có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm thu, ngân hàng phục vụ bên trả tiền gửi yêu cầu tra soát hoặc trả lại ủy nhiệm thu cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ thưởng. Nếu tài khoản bên trả tiền đã đóng, chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm thu, ngân hàng phục vụ bên trả tiền trả lại ủy nhiệm thu cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng.

- Xử lý chứng từ, hạch toán:

+ Đối với trường hợp bên trả tiền đã có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ cho bên thụ hưởng thì việc kiểm soát ủy nhiệm thu, ngân hàng kiểm tra thỏa thuận thanh toán bằng ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng xử lý như sau:

  • Trường hợp bên trả tiền đã ủy quyền cho ngân hàng được quyền tự động trích nợ tài khoản thanh toán của bên trả tiền để thanh toán ủy nhiệm thu: Bên trả tiền cần phải đảm bảo khả năng thanh toán chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ lúc nhận được ủy nhiệm thu. Ngân hàng sẽ thực hiện hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, đồng thời báo Có cho bên thụ hưởng;
  • Trường hợp bên trả tiền chưa ủy quyền ngân hàng được quyền tự động trích nợ tài khoản thanh toán để thanh toán ủy nhiệm thu, ngân hàng cần phải thông báo ủy nhiệm thu cho bên trả tiền: Nếu bên trả tiền đã chấp nhận ủy quyền trích nợ tài khoản (chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được ủy quyền trích nợ), ngân hàng sẽ tiến hành xử lý hạch toán tài khoản thanh toán cho bên thụ hưởng. Sau đó thực hiện báo Nợ cho bên trả tiền và báo Có cho bên thụ hưởng. Nếu bên trả tiền không chấp thuận ủy quyền về trích nợ, ngân hàng cần thông báo ngay, đồng thời gửi trả ủy nhiệm thu cho bên thụ hưởng.

+ Đối với trường hợp bên trả tiền không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng: 

  • Sau khi ngân hàng kiểm soát ủy nhiệm thu hợp lệ, ngân hàng sẽ phục vụ bên thụ hưởng có hình thức theo dõi phù hợp với chứng từ đã xử lý (chậm nhất 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được ủy quyền nhiệm thu, ngân hàng cần gửi cho ngân hành phục vụ bên kia trả tiền);
  • Khi nhận được ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm theo (nếu có) do ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng đã gửi đến, sau khi kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ, ngân hàng phục vụ bên trả tiền sẽ kiểm tra thỏa thuận ủy quyền trích nợ tài khoản thanh toán và tiến hành xử lý, hạch toán vào tài khoản thanh toán bên trả tiền như trường hợp bên trả tiền có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng. Đồng thời lập lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.;
  • Khi đã nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, chậm nhất là 1 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng căn cứ lệnh chuyển tiền để hạch toán vào tài khoản thích hợp và báo Có cho bên thụ hưởng.

- Ngân hàng sẽ thực hiện báo nợ, báo có đầy đủ và kịp thời cho khách hàng theo phương thức và thời điểm đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, cần lưu ý về các điều kiện sử dụng ủy nhiệm thu, đó là:

  • Khách hàng doanh nghiệp và ngân hàng ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ;
  • Khách hàng doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng;
  • Người trả tiền và doanh nghiệp phải có thỏa thuận bằng văn bản về việc thanh toán bằng Ủy nhiệm thu qua ngân hàng;
  • Trường hợp ủy nhiệm thu tự động: Khách hàng trả tiền có ủy quyền hoặc thỏa thuận với ngân hàng về tự động trích nợ tài khoản.

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật Minh Khuê về ủy nhiệm thu, cũng như cách viết và những lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý khách hàng.

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc, không hiểu về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí của công ty chúng tôi 1900.6162 để nhận được sự giải đáp nhanh chóng, kịp thời đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Rất mong nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Trân trọng!