Vai trò và tác dụng của công chứng là gì?

Kính chào công ty luật Minh Khuê. Tôi tên là Đặng Lan, hiện đang sinh sống và công tác tại Lâm Đồng. Nhằm phục vụ cho công việc hiện tại tôi có tìm hiểu về hoạt động công chứng. Xin luật sư cho biết Công chứng với tư cách là một hoạt động bổ trợ tư pháp có vai trò như thế nào trong thực tiễn? Rất mong nhận được giải đáp của luật sư. Xin chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi thắc mắc tới công ty luật Minh Khuê. Nội dung bạn hỏi chúng tôi nghiên cứu và giải đáp như sau:

1. Công chứng là gì?

Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014 giải thích: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Một số khái niệm khác liên quan đến vấn đề công chứng: 

+ Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này.

+ Phòng công chứng là gì? 

• Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
• Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
• Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

2. Vai trò của công chứng là gì?

2.1. Tiền đề xuất hiện công chứng

Giao tiếp và giao lưu là nhu cầu cần thiết như nhu cầu về cơm ăn, nước uống của từng con người riêng rẽ cũng như đối với tất cả các cộng đồng dân cư, dân tộc, quốc gia. Xã hội càng phát triển, càng văn minh thì nhu cầu giao tiếp và giao lưu càng mở rộng. Giao lưu, giao tiếp được mở rộng thì con người sẽ tiến bộ hơn, xã hội sẽ phát triển hơn. Xã hội loài người không những chỉ chú ý đến việc mở rộng mà còn đặc biệt quan tâm đến sự lành mạnh, đến tính bền chặt của mọi quan hệ giao tiếp và giao lưu.

Để bảo đảm được tính lành mạnh, tính bền chặt trong giao tiếp, giao lưu thì nội dung các quan hệ giao tiếp đó phải xuất phát từ thiện chí. về tính chất, giao tiếp, giao lưu phải bảo đảm được tính rõ ràng, minh bạch, đủ tin cậy về tính chính xác, tính hợp pháp, phải có khả năng, điều kiện thực hiện đầy đủ các cam kết khi giao tiếp, giao lưu.

Nếu trong giao tiếp, giao lưu mà không có cơ sỏ để bảo đảm những điều trên đầy thì rất dễ xảy ra những đổ vỡ. Nguy hiểm, tệ hại hơn là những người chuyên lừa đảo, các mánh khoé, thủ đoạn lừa đảo, gian lận có điều kiện thuận lợi để phát sinh và gây ra những hậu quả làm mất ổn định xã hội. Nhiệm vụ phòng chống gian lận, lừa đảo trong việc kiến tạo, duy trì và phát triển các mối quan hệ giao tiếp và giao lưu trên các mặt hoạt động, đặc biệt là trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ là rất phức tạp khó khăn. Từng cá nhân riêng lẽ, các tổ chức phi chính phủ không thể tự mình làm được, cần có sự hỗ trợ và bảo đảm của quyền lực công, của Nhà nước mới chế ngự được sự lạm dụng, lợi dụng và bảo đảm được an toàn trong thiết lập, duy trì, phát triển các mối quan hệ lành mạnh. Đó đồng thời là một trong những chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước.

Quá trình hình thành, tồn tại và phát triển của tổ chức và hoạt động của công chứng ở Việt Nam đã diễn ra cũng trên cơ sở những tiền đề đã nêu.

Tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam ngày càng trở thành nhu cầu phổ biến và cấp bách của sự phát triển cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của đất nước.

2.2. Vai trò của công chứng

Thứ nhất, để bảo đảm độ tin cậy vể nhân thân, về tư cách pháp nhân của các bên giao lưu

Anh là ai? là người như thế nào? Đó là những câu hỏi đầu tiên mà mọi người, mọi tổ chức phải tự chứng minh được với cơ quan nhà nước trưởc khi đăng ký, xin phép hành nghề. Trưốc khi đặt quan hệ hợp tác, các bên đối tác cũng phải làm cho nhau rõ những điều đó.

Trong thực tế cuộc sốhg, do tính cả nể, cả tin, chỉ bằng lòng với lời nói suông hoặc với những giấy tờ được in ấn rất đẹp, bằng tiếng nước ngoài nhưng là giấy tờ nguy tạo, không được công chứng, nên có khá nhiều người trở thành nạn nhân của sự lừa đảo và phải trả giá rất đắt. Mặt trái của cơ chế thị trường đã diễn ra hàng ngày, hàng giờ và cung cấp nhiều bài học phản diện về vấn đề này cho công tác quản lý xã hội của Nhà nước.

Người đến đăng ký, xin phép hành nghề sẽ được cơ quan nhà nước dễ chấp nhận hơn, người tìm kiếm đối tác sẽ làm cho đôì tác của mình có độ tin cậy hơn khi trong hồ sơ đưa ra có các văn bản đã được công chứng xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các văn bản có liên quan đến nhân thân, đến tư cách pháp nhân của tổ chức, đến tài sản thuộc quyền sở hữu của họ. Quá trình tìm kiếm thị trường, tìm kiếm công việc diễn ra rất sôi động. Chính vì vậy, số lượng vụ việc xin công chứng các bản dịch, các bản sao (bao gồm bản sao chứng minh thư, văn bằng, giấy chứng nhận quyển sở hữu bất động sản, động sản, giấy chứng nhận quyền sử dụhg đất, giấy phép hành nghề - đối với các ngành nghê' bắt buộc phải có giấy phép hành nghề, giấy đăng ký, giấy phép hành nghề và các giấy tờ liên quan đến pháp luật, v.v.,) chiếm số lượng nhiều nhất ỏ các Phòng Công chứng, trên 90% tổng số văn bản yêu cầu công chứng1. Ngày càng có nhiều người nhận ra hợp đồng được công chứng là cơ sở pháp lý để bảo đảm sự hợp tác ổn định lâu dài của các bên đốì tác.

Thứ hai, bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng, bản dịch, bản sao

Trong giao kết hợp đồng, các bên tham gia cam kết đều phải thỏa thuận được với nhau về nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền và quyền lợi của mỗi bên. Để bảo đảm cho hợp đồng được thực hiện một cách nghiêm chỉnh, đầy đủ, đúng đắn cả về phạm vi, nội dung cam kết lẫn thời gian thực hiện, thì phải làm cho các điều cam kết đó có giá trị pháp lý bắt buộc phải tuân thủ.

Để bảo đảm cho hợp đồng, các cam kết của các bên có giá trị pháp lý vững chắc thì hợp đồng và các cam kết cụ thể phải thỏa mãn được hai điều kiện sau:

Một là, hợp đồng và các cam kết trước hết phải phù hợp với pháp luật: Điều kiện này được đáp ứng qua sự thẩm tra của công chứng viên. Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng biết những điều khoản, những cam kết nào của hợp đồng không phù hợp vối các nguyên tắc của đạo luật, bộ luật áp dụng, vối chế định luật, điều luật áp dụng, với trình tự, thủ tục do luật quy định và hướng dẫn họ làm lại cho đúng.

Ví dụ: Khi ký kết hợp đồng dân sự thì công chứng viên phải soát xét tính phù hợp của hợp đồng với 11 nguyên tắc của Bộ luật dân sự:

+ Nguyên tắc tôn trọng lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền lợi ích hợp pháp của người khác;

+ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật;

+ Nguyên tắc tôn trọng đạo đức, truyền thông tốt đẹp;

+ Nguyên tắc tôn trọng bảo vệ quyền nhân thân;

+ Nguyên tắc tôn trọng, bảo vệ quyền sỏ hữu, các quyền khác với tài sản;

+ Nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận;

+ Nguyên tắc bình đẳng;

+ Nguyên tắc thiện chí, trung thực;

+ Nguyên tắc chịu trách nhiệm dân sự;

+ Nguyên tắc hòa giải;

+ Nguyên tắc áp dụng tập quán, áp dụng tương trợ pháp luật.

Bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc chung của Bộ luật dân sự, khi ký kết các hợp đồng dân sự cụ thể loại nào thì phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ luật về loại hợp đồng đó. Ký kết mua bán bất động sản thì phải tuân thủ đúng các quy định của Bộ luật về mua bán bất động sản; Ký kết hợp đồng dịch vụ, vận chuyển, gia công thì phải tuân thủ đúng các quy định của luật pháp về dịch vụ, vận chuyển; Khi công chứng di chúc thì phải tôn trọng các quy định của Bộ luật dân sự về di chúc, ...

Nếu không tuân thủ đúng, thì hợp đồng đã được công chứng trở thành vô hiệu toàn bộ hay một phần. Hợp đồng chỉ có giá trị một phần hoặc mất giá trị hoàn toàn.

Thông thường, người yêu cầu công chứng không biết hết các quy định của luật pháp liên quan đến hợp đồng, văn bản. Chính qua sự thẩm tra, soát xét, hưóng dẫn khắc phục của công chứng viên, hợp đồng, văn bản sẽ phù hợp với pháp luật và có giá trị pháp lý.

Hai là, pháp luật hiện hành nước ta quy định các hợp đồng giấy tờ được công chứng có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp được thực hiện không đúng thẩm quyển hoặc bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Do vậy, hợp đồng phải được công chứng đối với các loại hợp đồng mà luật pháp quy định phải có công chứng mới có giá trị pháp lý. Còn với những giao dịch dân sự tuy pháp luật không đòi hỏi công chứng nhưng nếu có công chứng thì càng được bảo đảm về giá trị pháp lý.

Sự bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng, văn bản được công chứng còn được thể hiện ở chỗ là các văn bản này được lưu giữ tại những nơi lưu giữ của Nhà nước

Thứ ba, là biện pháp hữu hiệu cho việc phòng ngừa sự gian lận, lừa đảo trong quan hệ và sự bội tín trong thực hiện hợp đồng

Hiệu quả phòng ngừa sự gian lận, lừa đảo trong thiết lập các quan hệ dân sự, kinh tế, lao động,... được bảo đảm trước hết bằng sự thẩm tra, soát xét của công chứng viên về tính xác thực của các bản sao, bản dịch.

Công chứng viên là người thông thạo nghiệp vụ chuyên môn. Do vậy, nếu có sự tẩy xoá, sửa đổi, nguỵ tạo văn bản yêu cầu công chứng thì công chứng viên với kinh nghiệm đã tích luỹ được, với năng lực chuyên môn đã được đào tạo sẽ dễ dàng phát hiện hơn là người không chuyên sâu.

Gặp trường hợp nghi vấn, công chứng viên có quyền yêu cầu giám định hoặc yêu cầu cơ quan, nơi đã cung cấp văn bằng, văn bản tiến hành kiểm tra, đôì chiếu để khẳng định tính xác thực của văn bản.

Đối với các hợp đồng, công chứng viên cũng có quyền gợi ý, hướng dẫn sửa đổi những chỗ mập mờ khó hiểu, những chỗ thỏa thuận không chặt chẽ dễ sinh ra tranh chấp trong quá trình thực hiện sau này. Đối với những cam kết trái pháp luật thì công chứng viên có quyền yêu cầu các bên loại bỏ. Đối với các cam kết mà lời văn không trong sáng, mập mờ, khó hiểu hoặc có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau thì công chứng viên chỉ gợi ý để các bên tự sửa đổi cho phù hợp.

Trách nhiệm trước Nhà nước, trước các bên yêu cầu công chứng của công chứng viên đối với văn bản, hợp đồng công chứng rất nặng nề. Công chứng viên vừa là người kiểm tra, soát xét vừa là ngưòi hướng dẫn tận tình để phòng ngừa một cách tối đa các hiện tượng gian lận, lừa đảo và tranh chấp xảy ra sau này.

Do vậy, công chứng viên còn được gọi là “thẩm phán phòng ngừa”. Phòng ngừa để không phải xét xử là quan điểm đúng, là định hướng cơ bản của công tác bảo vệ kỷ cương, bảo vệ pháp chế, bảo đảm ổn định xã hội.

Các công chứng viên xứng đáng được tôn vinh bằng danh hiệu “Thẩm phán phòng ngừa”. Mặt khác, danh hiệu này cũng nói lên được một trong những tác dụng to lớn của công chứng là phòng ngừa gian lận, lừa đảo, tranh chấp.

Thứ tư, là cơ sở pháp lý để giải quyết đúng đắn các tranh chấp

Khi giải quyết các tranh chấp, Tòa án, cơ quan trọng tài phải căn cứ vào pháp luật. Nhưng chưa đủ bởi vì pháp luật chỉ định ra những quy tắc mang tính tổng hợp, tính chung. Vì vậy, đối với từng trường hợp cụ thể, cơ quan xét xử còn phải căn cứ vào sự thỏa thuận, sự cam kết của các bên đã được ghi trong hợp đồng đã được công chứng để phân định đúng, sai của các bên tranh chấp.

Đối với những hợp đồng mà pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng, phải có sự chứng thực của uỷ ban nhân dân mà các bên không tiến hành công chứng, không có sự chứng thực của uỷ ban nhân dân thì hợp đồng đó trở thành vô hiệu. Cơ quan xét xử không thể sử dụng nó với tính chất là căn cứ pháp lý để xét xử. Những hợp đồng, văn bản đã được công chứng có giá trị chứng cứ. Đây là nguyên tắc đã được pháp luật quy định. Khi đã có văn bản, hợp đồng đã được công chứng, cơ quan xét xử sẽ dễ dàng hơn gấp nhiều lần trong việc xác định ai là người vi phạm trách nhiệm, nghĩa vụ đã được cam kết, sự đòi hỏi về quyền, quyền lợi của bên nào là hợp pháp, của bên nào là không hợp pháp. Cơ quan xét xử cũng dễ dàng hơn trong việc xác định sự vi phạm cam kết của bên nào là cố ý, là thiếu thiện chí, hay là sự vi phạm do vấp phải trường hợp bất khả kháng.

Thực tiễn cho thấy, việc xét xử sẽ gặp khó khăn hơn nhiều khi phải giải quyết tranh chấp đối với các giao dịch bằng các giấy tờ trao tay như giấy vay nợ viết tay, các hợp đồng không có công chứng vì luật pháp không bắt buộc phải công chứng mối có giá trị pháp lý.

Để có căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp có thể nảy sinh, nhu cầu công chứng về văn bản, về hợp đồng trong nhân dân ngày càng nhiều. Đó là xu thế lành mạnh cần được khuyên khích. Ngày nay, nhiều nhà kinh doanh, đầu tư thường đến cơ quan công chứng để yêu cầu công chứng các văn bản giấy tờ mà luật pháp không yêu cầu công chứng. Họ cho đó là cách bảo đảm thực hiện hợp đồng được chắc chắn hơn là có hợp đồng, thỏa thuận mà không được công chứng.

Với vai trò tác dụng là tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc để phục vụ cho việc giải quyết đúng đắn các tranh chấp, ngoài những vai trò trên, hoạt động công chứng còn được công nhận là một trong những loại hình hoạt động bổ trợ tư pháp, có nhiều tác dụng cho việc điều tra, truy tố xét xử đúng người, đúng tội, đúng pháp luật và bảo đảm công lý trong xã hội.

Ngoài tác dụng bổ trợ tư pháp, hoạt động công chứng còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực về mặt tài chính. Nó góp phần không nhỏ vào việc tận thu các khoản thuế để tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Công chứng góp phần đắc lực vào việc phòng ngừa, ngăn chặn những giao dịch có sự thỏa thuận ngầm với mục đích rửa tiền và trốn thuế. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về những loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng là biện pháp hữu hiệu trong việc phòng ngừa và xoá bỏ thị trường ngầm về bất động sản có nguy cơ vượt ra khỏi sự quản lý của Nhà nước. Quan trọng hơn cả, công chứng là một trong những hoạt động bổ trợ tư pháp có ý nghĩa, góp phần nâng cao hoạt động tư pháp trong sự nghiệp xây dựng Nhà nưóc pháp quyền xã hội chủ nghĩa và xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta.