Mẫu Văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước

1. Thanh tra quản lý Nhà nước

Thanh tra được hiểu là một hoạt động xem xét, đánh giá và rà soát xử lý các khuyết điểm, sai phạm của cơ quan, tổ chức đối với công tác quản lý nhà nước nhằm điều chỉnh chất lượng hoạt động cũng  như ngăn ngừa các tiêu cực xảy ra. Hoạt động thanh tra được thực hiện bởi cơ quan chuyên trách theo một trình tự, thủ tục luật định nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật. Bên cạnh đó, phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với Nhà nước các biện pháp khắc phục.

Đối tượng thanh tra theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 06/2021/TT-TTCP là cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nhà nước cùng cấp với cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành cuộc thanh tra và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được xác định trong Quyết định thanh tra.

2. Thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra quản lý Nhà nước

Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Thông tư 06/2021/TT-TTCP thì trong quá trình thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra hoàn toàn có quyền yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo theo đề cương, yêu cầu đối tượng thanh tra, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra.

Yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu được thực hiện dưới dạng văn bản theo Mẫu số 08 ban hành kèm theo Thông tư 06/2021/TT-TTCP, báo cáo bằng văn bản, giải trình về vấn đề liên quan đến nội dung thanh tra. Trong văn bản này cần có các nội dung: Tên, loại hồ sơ, tài liệu cần cung cấp (nếu là bản sao cần có xác nhận của đối tượng thanh tra); thời gian, địa điểm cung cấp; đại diện của đối tượng thanh tra ký tiếp nhận văn bản yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu.

Trong một số trường hợp, do khối lượng hồ sơ, tài liệu yêu cầu cung cấp lớn, Trưởng đoàn thanh tra chỉ đạo thành viên Đoàn thanh tra xây dựng biểu mẫu để đối tượng thanh tra tổng hợp. Khi xây dựng biểu mẫu cần trao đổi nội dung với đối tượng thanh tra để tận dụng những tài liệu có sẵn, tránh đưa ra những yêu cầu để đối tượng thanh tra phải tổng hợp, tính toán phức tạp, dẫn đến việc cung cấp hồ sơ, tài liệu bị kéo dài, ảnh hưởng tới thời gian thanh tra.

Văn bản yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu được lập thành 3 bản, trong đó giao cho đối tượng thanh tra 1 bản để thực hiện; 1 bản do thành viên Đoàn thanh tra giữ để theo dõi thực hiện và lưu hồ sơ thanh tra; 1 bản gửi Trưởng đoàn thanh tra để theo dõi, giám sát. Tuy nhiên trong thực tiễn triển khai, các thành viên Đoàn thanh tra được phân công mỗi người phụ trách một nội dung thanh tra và đều có kế hoạch làm việc với một nhân viên hoặc nhóm nhân viên của đối tượng thanh tra để yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu. Trong khoảng thời gian nhất định, một nhân viên hoặc nhóm nhân viên của đối tượng thanh tra không thể tiếp tục và làm việc cùng một lúc với nhiều thành viên Đoàn thanh tra. Trong tình huống này, Trưởng đoàn thanh tra cần tập hợp các yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu để chỉ đạo, điều hành nhằm tránh chồng chép hoặc gây căng thẳng cho đối tượng thanh tra; khi cần thiết thì có thể điều chỉnh nhiệm vụ của các thành viên Đoàn thanh tra để hạn chế tới mức thấp nhất gây phiền hà cho đối tượng thanh tra.

Sau khi phát hành văn bản yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, thành viên Đoành thanh tra có trách nhiêm trong việc theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của đối tượng thanh tra. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách nhau mà có những trường hợp, đến thời hạn quy định, đối tượng thanh tra chưa cung cấp được hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu, Trưởng đoàn thanh tra cần chỉ đạo để làm rõ nguyên nhân. Nếu báo cáo theo yêu cầu bị chậm do phải tổng hợp quá nhiều chỉ tiêu, thời gian tổng hợp bị kéo dài, Trưởng đoàn thanh tra cần chỉ đạo thành viên Đoàn thanh tra nghiên cứu để cơ cấu lại báo cáo và điều chỉnh cho phù hợp. Hiện này, hồ sơ, tài liệu của đối tượng thanh tra được lưu trữ trên mạng nội bộ; nếu yêu cầu cung cấp bằng bản giấy thì đối tượng thanh tra phải in và thực hiện trình tự thủ tục ký, phát hành theo quy định cũng mất nhiều thời gian.

Trường hợp này thì Trưởng đoàn thanh tra cần yêu cầu với đối tượng thanh tra cung cấp mật khẩu để trực tiếp vào mạng; khi cần thiết thì sẽ tìm cách sao chép đưa về máy tính của mình để tiện trong công tác khai thác. Khi xác đinh được sai phạm, Trưởng đoàn thanh tra cần chỉ đạo lập biên bản, kèm theo các tài liệu chiết xuất trên mạng máy tính của họ. Trường hợp chậm cung cấp hồ sơ, tài liệu lần thứ nhất, thành viên Đoàn thanh tra nhắc nhở đối tượng thanh tra bằng văn bản; chậm lần thứ hai thì phải trao đổi bằng văn bản với Thủ trưởng đơn vị là đối tượng thanh tra; chậm lần thứ ba thì phải lập biên bản về việc chấp hành của đối tượng thanh tra để báo cáo Trưởng đoàn thanh tra xem xét, xử lý.

3. Mẫu Văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu trong thanh tra quản lý Nhà nước

=>> Tải ngay Mẫu số 08/TT-Công văn yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu

Kính gửi: Công ty Cổ phần CBC

Thực hiện Quyết định số 111/QĐ-TT ngày 15/8/2023 của Trưởng đoàn thanh tra tỉnh A về việc tiến hành kiểm tra thanh tra tại Công ty Cổ phần CBC. Để phục vụ việc thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra yêu cầu: Công ty Cổ phần CBC cung cấp những thông tin, tài liệu sau đây:

1. Các tài liệu liên quan đến hàng hoá phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn từ tháng 1/2023 đến tháng 7/2023

2. Các tài liệu liên quan đến kế hoạch sử dụng vốn, tài sản cũng như doanh thu của công ty

Yêu cầu Công ty Cổ phần CBC cung cấp đầy đủ những thông tin, tài liệu nói trên trước ngày 30/8/2023 cho theo địa chỉ số 45 phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Ghi chú :

(1) Tên cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có) : Tên cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có nhiệm vụ tiến hành quá trình thanh tra.

(2) Tên cơ quan ban hành công văn : Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành công văn.

(3) Chữ viết tắt cơ quan ban hành công văn : Chữ viết tắt chỉ tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành công văn.

(4) Cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu : Liệt kê tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu.

(5) Chức danh của Người ra quyết định thanh tra : Chức danh và vị trí của người có thẩm quyền ra quyết định tiến hành cuộc thanh tra.

(6) Tên cuộc thanh tra : Tên của cuộc thanh tra mà văn bản liên quan đến

(7) Chức danh của người yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu : Chức danh và vị trí của người được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu.

(8) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) : Thông tin về chữ viết tắt của đơn vị tham mưu, soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu được phát hành ra (nếu cần).

(9) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) : Thông tin về ký hiệu của người tham mưu, soạn thảo ra văn bản và số lượng bản được phát hành ra (nếu cần).

Trên đây là toàn bộ bài viết liên quan đến vấn đề Mẫu văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu trong thanh tra cả nước. Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo bài viết Tải mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê. Trân trọng!