Vị trí việc làm là gì? Vtvl là gì? Cẩm nang vị trí việc làm theo Hướng dẫn 07 BTCTW

1. Vị trí việc làm là gì? Giải mã khái niệm theo quy định pháp luật

Vị trí việc làm là một trong những nội dung quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập. Đây là căn cứ để xác định nhiệm vụ của từng chức danh, yêu cầu về năng lực, số lượng nhân sự cần thiết và phương án bố trí cán bộ, công chức, viên chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Hiểu một cách đơn giản, vị trí việc làm là một công việc hoặc nhóm nhiệm vụ có tính chất tương đồng được xác định trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Mỗi vị trí cần có tên gọi, mục tiêu, nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra và yêu cầu về năng lực cụ thể. Trên cơ sở đó, cơ quan có thể xác định cần bố trí bao nhiêu người, người đảm nhiệm phải đáp ứng tiêu chuẩn gì và kết quả công việc được đánh giá như thế nào.

Về căn cứ pháp lý, đối với công chức, việc xác định vị trí việc làm hiện nay được thực hiện theo Luật Cán bộ, công chức số 80/2025/QH15 và Nghị định số 361/2025/NĐ-CP về vị trí việc làm công chức. Đối với viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập, căn cứ pháp lý quan trọng là Luật Viên chức và Nghị định số 232/2026/NĐ-CP quy định về vị trí việc làm viên chức.

Theo đó, vị trí việc làm không đơn thuần là tên gọi của một chức danh hoặc chức vụ mà phải gắn với yêu cầu thực hiện công việc cụ thể. Việc xác định vị trí việc làm cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, đơn vị.

Một vị trí việc làm thường được cấu thành bởi những nội dung cơ bản sau:

• Tên vị trí việc làm: Phản ánh lĩnh vực chuyên môn, tính chất công việc hoặc chức vụ lãnh đạo, quản lý mà người đảm nhiệm thực hiện.
• Mục tiêu của vị trí: Xác định vai trò, mục đích và kết quả chính mà vị trí đó cần đạt được.
• Bản mô tả công việc: Làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, sản phẩm đầu ra và mối quan hệ công tác của người đảm nhiệm.
• Khung năng lực: Xác định kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các yêu cầu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
• Yêu cầu về trình độ, tiêu chuẩn chuyên môn: Là căn cứ để bố trí người có năng lực, trình độ phù hợp với tính chất và mức độ phức tạp của công việc.

Cần phân biệt vị trí việc làm với số lượng người làm việc và biên chế. Vị trí việc làm thể hiện cơ quan cần thực hiện những công việc gì; số lượng người làm việc thể hiện cần bố trí bao nhiêu người để thực hiện các công việc đó; còn biên chế là chỉ tiêu nhân sự được cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định. Vì vậy, việc xác định thêm hoặc điều chỉnh một vị trí việc làm không đồng nghĩa với việc đương nhiên được tăng biên chế.

Việc chuyển sang quản lý theo vị trí việc làm góp phần khắc phục tình trạng bố trí nhân sự chủ yếu dựa trên số lượng người hiện có hoặc cơ cấu ngạch, bậc. Thay vào đó, cơ quan, đơn vị phải xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện, khối lượng công việc, sản phẩm đầu ra và năng lực cần thiết trước khi bố trí nhân sự.

2. Phân loại vị trí việc làm trong cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp

Vị trí việc làm trong cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập có những điểm khác nhau do đặc thù về chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và cơ chế hoạt động. Việc phân loại vị trí việc làm giúp cơ quan xác định đúng nhóm công việc, xây dựng bản mô tả và khung năng lực phù hợp, đồng thời làm căn cứ bố trí nhân sự.

2.1. Phân loại vị trí việc làm trong cơ quan hành chính nhà nước

Theo quy định về vị trí việc làm công chức, các vị trí trong cơ quan hành chính được xác định theo danh mục vị trí việc làm khung và được cụ thể hóa căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của từng cơ quan.

Về tính chất công việc, có thể nhận diện các nhóm vị trí cơ bản sau:

Vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý

Đây là nhóm vị trí gắn với chức vụ lãnh đạo, quản lý trong cơ quan, tổ chức hành chính. Người đảm nhiệm có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ, phân công công việc, kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Ví dụ: Vụ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc sở, Trưởng phòng và các chức vụ lãnh đạo, quản lý khác theo cơ cấu tổ chức được cấp có thẩm quyền quyết định.

Vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ

Nhóm này bao gồm các vị trí trực tiếp tham mưu, nghiên cứu, xây dựng chính sách, tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước hoặc giải quyết công việc chuyên môn theo lĩnh vực được phân công.

Ví dụ: Vị trí chuyên viên về pháp chế, tổ chức cán bộ, tài chính, kế hoạch, cải cách hành chính, công nghệ thông tin và các lĩnh vực chuyên ngành khác.

Vị trí việc làm hỗ trợ, phục vụ

Đây là nhóm vị trí thực hiện công việc nhằm bảo đảm điều kiện hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức hành chính. Tùy theo danh mục và quy định áp dụng, các công việc hỗ trợ, phục vụ có thể liên quan đến văn thư, lưu trữ, kỹ thuật, quản trị, hậu cần và các nhiệm vụ bảo đảm hoạt động nội bộ.

Việc xác định nhóm vị trí này cần căn cứ danh mục vị trí việc làm khung và quy định về sử dụng lao động, hợp đồng đối với từng loại công việc. Không phải mọi công việc phục vụ trong cơ quan đều mặc nhiên được xác định là vị trí việc làm công chức.

Nghị định số 361/2025/NĐ-CP quy định danh mục vị trí việc làm công chức theo các nhóm vị trí lãnh đạo, quản lý; chuyên môn, nghiệp vụ và hỗ trợ, phục vụ. Danh mục cụ thể được thể hiện tại các phụ lục ban hành kèm theo Nghị định.

2.2. Phân loại vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập, việc xác định vị trí việc làm phải gắn với chức năng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công, lĩnh vực hoạt động chuyên môn, quy mô và mức độ tự chủ của đơn vị.

Theo Nghị định số 232/2026/NĐ-CP, danh mục vị trí việc làm viên chức được xây dựng theo các nhóm cơ bản sau:

Vị trí việc làm quản lý

Bao gồm các chức vụ quản lý trong đơn vị sự nghiệp công lập, có trách nhiệm tổ chức, điều hành hoạt động chuyên môn và quản lý nguồn lực của đơn vị.

Ví dụ: Giám đốc bệnh viện, Hiệu trưởng trường học, Phó Giám đốc trung tâm và các chức vụ quản lý khác.

Vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ

Đây là nhóm vị trí trực tiếp thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ cốt lõi của đơn vị, gắn với lĩnh vực dịch vụ sự nghiệp công mà đơn vị cung cấp.

Ví dụ: Giáo viên trong cơ sở giáo dục công lập, bác sĩ trong bệnh viện công lập, nghiên cứu viên tại tổ chức khoa học và công nghệ công lập.

Vị trí việc làm hỗ trợ

Nhóm này thực hiện các công việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành hoặc bảo đảm điều kiện hoạt động chung của đơn vị sự nghiệp công lập.

Việc xác định một vị trí thuộc nhóm chuyên môn, nghiệp vụ hay hỗ trợ cần căn cứ vào chức năng chính của đơn vị, tính chất sản phẩm đầu ra, yêu cầu năng lực chuyên ngành và vai trò của vị trí trong quy trình cung cấp dịch vụ công.

Ngoài cách phân loại theo tính chất công việc, vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp còn cần được xem xét theo cách bố trí người đảm nhiệm. Trên thực tế, có thể gặp trường hợp một vị trí do một người đảm nhận, một vị trí do nhiều người cùng đảm nhận hoặc một người kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ khác. Việc phân công kiêm nhiệm phải được xác định rõ trong hồ sơ và không làm phát sinh tình trạng tính trùng số lượng người làm việc.

2.3. Phân biệt vị trí việc làm công chức và viên chức

Như vậy, mặc dù đều được xây dựng trên cơ sở phân tích công việc và yêu cầu năng lực, vị trí việc làm của công chức và viên chức không thể áp dụng hoàn toàn giống nhau. Cơ quan, đơn vị cần căn cứ đúng chế độ pháp lý và danh mục vị trí việc làm tương ứng với đối tượng quản lý.

3. Hướng dẫn xây dựng và phê duyệt vị trí việc làm theo Hướng dẫn 07-HD/BTCTW

Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW ngày 19/10/2026 của Ban Tổ chức Trung ương được ban hành nhằm hướng dẫn việc rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị. Đây là căn cứ nghiệp vụ quan trọng phục vụ việc chuẩn hóa dữ liệu nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031.

Hướng dẫn áp dụng đối với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan, tổ chức theo ngành dọc, đơn vị sự nghiệp công lập và các cơ quan, đơn vị khác thuộc phạm vi quản lý biên chế trong hệ thống chính trị theo phạm vi được quy định.

3.1. Nguyên tắc xây dựng và rà soát vị trí việc làm

Quá trình triển khai Hướng dẫn 07-HD/BTCTW cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng.

Thứ nhất, lấy chức năng, nhiệm vụ và công việc thực tế làm căn cứ xác định vị trí việc làm. Không sử dụng số lượng biên chế hiện có, ngạch công chức hoặc mức lương của từng cá nhân làm căn cứ để thiết kế vị trí việc làm theo hướng hợp thức hóa cơ cấu nhân sự sẵn có.

Thứ hai, phân biệt rõ vị trí việc làm với số lượng người đảm nhiệm. Một vị trí có thể cần nhiều người thực hiện tùy theo khối lượng công việc; ngược lại, một người có thể đảm nhiệm vị trí chính và thực hiện thêm một số nhiệm vụ kiêm nhiệm. Việc kê khai phải thể hiện rõ phần việc và thời gian thực hiện.

Thứ ba, xác định nhu cầu nhân lực không đồng nghĩa với việc tăng biên chế. Kết quả tính toán là căn cứ kỹ thuật để cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định phương án bố trí nhân lực. Việc điều chỉnh biên chế vẫn phải tuân thủ thẩm quyền và định hướng quản lý biên chế của Đảng, Nhà nước.

Thứ tư, bảo đảm tính thống nhất, có thể kiểm tra và đối chiếu giữa chức năng, nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra, thời gian thực hiện và số lượng nhân lực cần thiết.

3.2. Quy trình rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm theo 08 bước

Theo Hướng dẫn 07-HD/BTCTW, quá trình rà soát và hoàn thiện vị trí việc làm được triển khai qua 08 bước nghiệp vụ.

Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai

Cơ quan, đơn vị rà soát các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; đồng thời kiểm tra dữ liệu về vị trí việc làm, nhân lực và biên chế đã kê khai trước đó.

Ở bước này, cần phân định rõ nhiệm vụ theo chiều dọc giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như theo chiều ngang giữa các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ liên quan. Mục đích là nhận diện chính xác nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của từng cơ quan, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp công việc.

Bước 2. Xác định công việc, công đoạn và sản phẩm đầu ra

Từ chức năng, nhiệm vụ đã được rà soát, cơ quan tiến hành phân rã thành từng công việc, công đoạn cụ thể. Mỗi công việc cần xác định rõ sản phẩm đầu ra, yêu cầu về chất lượng và trách nhiệm của đơn vị thực hiện.

Ví dụ, đối với nhiệm vụ tham mưu xây dựng văn bản, sản phẩm đầu ra có thể là dự thảo văn bản, báo cáo thẩm định, báo cáo tổng hợp hoặc tài liệu hướng dẫn theo chức năng được giao.

Bước 3. Xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện

Cơ quan, đơn vị thống kê số lượng sản phẩm được tạo ra trong kỳ, đồng thời xác định thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành từng loại công việc.

Theo tài liệu hướng dẫn, kỳ thống kê được sử dụng cho đợt rà soát này là 12 tháng liên tục, từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/09/2026. Số liệu phải phản ánh đúng hoạt động thực tế, có căn cứ kiểm chứng và được giải trình đối với những trường hợp thiếu dữ liệu hoặc có biến động nhiệm vụ.

Bước 4. Đánh giá tác động của những thay đổi trong thực hiện công việc

Cần xem xét những yếu tố làm thay đổi khối lượng và thời gian thực hiện nhiệm vụ, chẳng hạn ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, tự động hóa quy trình, tự chủ tài chính, thuê dịch vụ ngoài hoặc xã hội hóa.

Đối với công việc đã được tự động hóa hoặc chuyển giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ, cơ quan cần đánh giá lại thời gian thực hiện và nhu cầu nhân lực tương ứng. Không tiếp tục tính nguyên trạng khối lượng công việc nếu phương thức thực hiện đã thay đổi đáng kể.

Bước 5. Hoàn thiện danh mục vị trí việc làm, bản mô tả và khung năng lực

Trên cơ sở kết quả phân tích công việc, cơ quan tiến hành rà soát danh mục vị trí việc làm, xây dựng hoặc điều chỉnh bản mô tả công việc và khung năng lực.

Các vị trí cần được phân loại thành nhóm giữ nguyên, điều chỉnh hoặc đề xuất bãi bỏ theo kết quả rà soát và quy định áp dụng. Bản mô tả phải thể hiện rõ mục tiêu, nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra, trách nhiệm và mối quan hệ công tác; khung năng lực phải phù hợp với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.

Bước 6. Xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí việc làm

Cơ quan sử dụng số lượng sản phẩm, thời gian thực hiện và các yếu tố điều chỉnh để xác định nhu cầu nhân lực. Việc tính toán cần dựa trên phương pháp quy đổi khối lượng công việc thành thời gian lao động, bảo đảm không tính trùng thời gian hoặc nhân lực giữa các vị trí.

Kết quả ở bước này phản ánh nhu cầu người cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, chưa phải quyết định giao biên chế chính thức.

Bước 7. Đối chiếu nhân lực thực có và xây dựng phương án biên chế

Sau khi xác định nhu cầu nhân lực, cơ quan đối chiếu với số lượng và chất lượng nhân lực hiện có để đánh giá tình trạng thừa, thiếu hoặc chưa phù hợp về chuyên môn.

Trên cơ sở đó, xây dựng phương án bố trí, điều chuyển, đào tạo, bồi dưỡng hoặc sắp xếp lại nhân lực. Trường hợp có nhu cầu điều chỉnh biên chế, cơ quan phải báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét theo quy định, không tự quyết định tăng biên chế chỉ căn cứ vào kết quả tính toán.

Bước 8. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả

Cơ quan, đơn vị kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ, biểu mẫu và số liệu; xác nhận kết quả rà soát trước khi gửi cơ quan đầu mối thẩm định, tổng hợp theo yêu cầu.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu và kết quả kê khai thuộc phạm vi quản lý.

3.3. Hệ thống phụ lục và biểu mẫu nghiệp vụ

Hướng dẫn 07-HD/BTCTW đi kèm hệ thống phụ lục và biểu mẫu nhằm thống nhất cách thức thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu. Theo tài liệu hướng dẫn, các biểu mẫu được bố trí theo từng nhóm công việc:

Việc sử dụng biểu mẫu phải thống nhất với hướng dẫn và tệp biểu mẫu chính thức được cơ quan có thẩm quyền cung cấp. Không nên tự thay đổi cấu trúc các trường dữ liệu làm ảnh hưởng đến khả năng tổng hợp và đối chiếu.

3.4. Thẩm quyền xây dựng và phê duyệt vị trí việc làm

Cần phân biệt việc rà soát, hoàn thiện dữ liệu theo Hướng dẫn 07-HD/BTCTW với thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm theo quy định pháp luật.

Hướng dẫn 07-HD/BTCTW chủ yếu đặt ra phương pháp rà soát, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị. Việc phê duyệt vị trí việc làm của công chức và viên chức vẫn phải thực hiện theo văn bản pháp luật chuyên ngành và quy định phân cấp có liên quan.

Đối với công chức, Nghị định số 361/2025/NĐ-CP quy định thẩm quyền, trách nhiệm của Bộ Nội vụ, bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan sử dụng công chức trong việc xây dựng, phê duyệt, điều chỉnh vị trí việc làm.

Đối với viên chức, Nghị định số 232/2026/NĐ-CP quy định thẩm quyền phê duyệt theo loại hình và mức độ tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Một số đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và các trường hợp thuộc diện quy định được quyết định vị trí việc làm trong phạm vi quản lý. Đối với các đơn vị còn lại, việc phê duyệt thuộc thẩm quyền của bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền.

Do đó, khi xây dựng hồ sơ, cơ quan cần xác định đúng đối tượng quản lý, loại hình đơn vị và cấp có thẩm quyền phê duyệt để tránh nhầm lẫn giữa quy trình nghiệp vụ và thủ tục pháp lý.

4. Quy trình xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức

Xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức là hai nội dung có mối quan hệ chặt chẽ trong quản lý đội ngũ công chức. Vị trí việc làm xác định công việc và yêu cầu năng lực; cơ cấu ngạch công chức phản ánh việc bố trí công chức theo ngạch tương ứng với tính chất, mức độ phức tạp của nhiệm vụ theo quy định.

4.1. Căn cứ xác định vị trí việc làm công chức

Theo Nghị định số 361/2025/NĐ-CP, việc xác định vị trí việc làm công chức phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hành chính; đồng thời phải phù hợp với danh mục vị trí việc làm khung và yêu cầu thực tế của từng đơn vị.

Cơ quan sử dụng công chức cần lựa chọn các vị trí việc làm phù hợp với nhiệm vụ được giao, xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực cho từng vị trí, xác định tỷ lệ công chức cần bố trí theo từng vị trí theo quy định.

Bản mô tả công việc phải thể hiện rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, sản phẩm đầu ra và mối quan hệ công tác. Khung năng lực cần xác định những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện công việc.

4.2. Các bước xác định cơ cấu ngạch công chức

Cơ cấu ngạch công chức được xác định trên cơ sở vị trí việc làm đã được phê duyệt, tính chất và mức độ phức tạp của công việc, tiêu chuẩn ngạch công chức tương ứng và quy định pháp luật hiện hành.

Có thể khái quát quá trình thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Thống kê danh mục vị trí việc làm đã được phê duyệt

Cơ quan rà soát danh mục vị trí việc làm đang sử dụng, xác định các vị trí chuyên môn, nghiệp vụ và những vị trí có yêu cầu về ngạch công chức tương ứng.

Bước 2. Phân tích nhiệm vụ và mức độ phức tạp của từng vị trí

Căn cứ bản mô tả công việc, cơ quan đánh giá phạm vi trách nhiệm, mức độ độc lập trong thực hiện nhiệm vụ, yêu cầu chuyên môn, tính chất tham mưu và sản phẩm đầu ra của từng vị trí.

Bước 3. Xác định ngạch công chức tương ứng

Trên cơ sở kết quả phân tích, cơ quan xác định ngạch công chức phù hợp với tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí việc làm theo quy định. Việc xác định ngạch phải căn cứ vào tiêu chuẩn ngạch và quy định về xếp ngạch, không chỉ dựa trên thời gian công tác hoặc ngạch hiện đang giữ của cá nhân.

Bước 4. Xác định tỷ lệ công chức theo từng ngạch hoặc vị trí việc làm

Cơ quan tổng hợp số lượng, tỷ lệ công chức dự kiến bố trí theo từng ngạch hoặc vị trí việc làm theo cơ chế pháp lý đang áp dụng. Cần phân biệt quy định về cơ cấu ngạch trước đây với quy định mới về tỷ lệ công chức bố trí theo vị trí việc làm tại Nghị định số 361/2025/NĐ-CP.

Bước 5. Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt

Hồ sơ được hoàn thiện và trình cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định phân cấp. Sau khi được phê duyệt, cơ quan tổ chức bố trí công chức, thực hiện việc xếp ngạch và quản lý đội ngũ theo vị trí việc làm đã được xác định.

Lưu ý, tại thời điểm tháng 11/2026, việc xác định vị trí việc làm và bố trí công chức cần được xem xét trong khuôn khổ Luật Cán bộ, công chức số 80/2025/QH15 và Nghị định số 361/2025/NĐ-CP. Không nên áp dụng máy móc quy trình, thuật ngữ hoặc tỷ lệ cơ cấu ngạch theo các văn bản cũ nếu đã có quy định mới thay thế.

5. Những lưu ý quan trọng khi triển khai vị trí việc làm hiện nay

Việc triển khai vị trí việc làm có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức bộ máy, phương án nhân lực và công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Vì vậy, cơ quan, đơn vị cần chú ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, phải lấy chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc làm căn cứ.

Không xây dựng vị trí việc làm chỉ dựa trên số lượng nhân sự đang có hoặc mong muốn duy trì cơ cấu hiện tại. Việc xác định phải xuất phát từ nhiệm vụ được giao, công việc thực tế và sản phẩm đầu ra cần hoàn thành.

Thứ hai, bảo đảm số liệu thống kê đầy đủ, trung thực và có thể kiểm chứng.

Đối với đợt rà soát theo Hướng dẫn 07-HD/BTCTW, kỳ thống kê được xác định từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/09/2026. Cơ quan cần sử dụng dữ liệu phản ánh đúng 12 tháng liên tục, không tự ý lấy số liệu của một vài tháng để nhân cơ học thành số liệu cả năm.

Trường hợp cơ quan mới thành lập, có nhiệm vụ chuyển giao hoặc chưa có đủ dữ liệu, cần ghi rõ thời gian thống kê thực tế, nguồn dữ liệu kế thừa và phần số liệu dự báo có căn cứ để giải trình.

Thứ ba, không tính trùng nhân lực và thời gian làm việc khi kê khai nhiệm vụ kiêm nhiệm.

Một cá nhân có thể đảm nhiệm vị trí việc làm chính và thực hiện thêm nhiệm vụ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, hồ sơ phải xác định rõ vị trí chính, phần việc kiêm nhiệm và tỷ trọng thời gian thực hiện. Chỉ tiêu biên chế của một người không được tính trùng tại nhiều cơ quan, đơn vị.

Thứ tư, đánh giá đúng tác động của chuyển đổi số và thuê dịch vụ ngoài.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa và cải cách quy trình có thể làm thay đổi khối lượng, thời gian thực hiện công việc. Cơ quan cần phản ánh đúng những thay đổi này khi tính toán nhu cầu nhân lực.

Đối với những công việc đã được tổ chức thực hiện thông qua dịch vụ thuê ngoài theo quy định, cần xác định đúng hình thức sử dụng lao động và không mặc nhiên xây dựng thành vị trí việc làm công chức hoặc viên chức chuyên trách.

Thứ năm, kết quả xác định nhu cầu nhân lực không đồng nghĩa với quyền tăng biên chế.

Nếu kết quả tính toán cho thấy thiếu nhân lực, cơ quan cần ưu tiên rà soát quy trình, sắp xếp lại nhiệm vụ, điều chuyển nhân sự, đào tạo và nâng cao năng suất làm việc. Việc đề xuất điều chỉnh biên chế phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, trình tự và định hướng quản lý biên chế.

Thứ sáu, không mặc nhiên cho rằng rà soát vị trí việc làm làm thay đổi ngay tiền lương, phụ cấp hoặc ngạch của cá nhân.

Việc rà soát, chuẩn hóa vị trí việc làm là hoạt động tổ chức và quản lý nhân lực. Những thay đổi về ngạch, bậc, chức vụ hoặc chế độ tiền lương của từng người phải được thực hiện theo quyết định và căn cứ pháp lý tương ứng, không tự động phát sinh chỉ vì cơ quan hoàn thành việc rà soát.

Thứ bảy, phải phân biệt quy định áp dụng cho công chức và viên chức.

Công chức trong cơ quan hành chính và viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác nhau. Cơ quan cần sử dụng đúng danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc, khung năng lực và thẩm quyền phê duyệt tương ứng.

Thứ tám, chú trọng trách nhiệm của người đứng đầu và bộ phận tham mưu tổ chức cán bộ.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra kết quả rà soát trong phạm vi quản lý. Bộ phận tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thu thập dữ liệu, chuẩn hóa hồ sơ, kiểm tra tính thống nhất và tổng hợp phương án nhân lực.

Đối với các đơn vị có nhiều nhiệm vụ liên ngành hoặc có sự thay đổi về chức năng, tổ chức bộ máy, cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan đầu mối để bảo đảm dữ liệu được phân định chính xác, tránh chồng chéo trách nhiệm.

Có thể thấy, xác định vị trí việc làm không chỉ là yêu cầu về hồ sơ tổ chức cán bộ mà còn là bước quan trọng trong đổi mới phương thức quản trị nhân lực của hệ thống chính trị. Việc triển khai đúng quy định, dựa trên chức năng, nhiệm vụ và sản phẩm đầu ra sẽ giúp cơ quan bố trí nhân lực hợp lý, nâng cao trách nhiệm cá nhân và sử dụng hiệu quả nguồn lực công.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Bộ Nội vụ hướng dẫn về xây dựng Đề án vị trí việc làm
• Tiền lương mới theo vị trí việc làm cán bộ công chức viên chức