1. Xử lý sai xót trong thông báo phát hành hóa đơn

1.1 Quy định về thông báo phát hành hóa đơn

Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về việc thông báo phát hành hóa đơn : Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Ngoài ra theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định :

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Bên cạnh đó theo Công văn số 5435/TCT-CS ngày 5/11/2016 về xử phạt hành chính hoá đơn hướng dẫn: trường hợp khi gửi thông báo phát hành hóa đơn lần 2, doanh nghiệp ghi sai thông tin về mẫu số hóa đơn đã đăng ký tại thông báo phát hành lần đầu và cơ quan thuế chỉ phát hiện ra sai sót này khi doanh nghiệp nộp báo cáo hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ báo để doanh nghiệp gửi lại thông báo phát hành mới và không bị xử phạt.

1.2 Xử phạt vi phạm đối với trường hợp doanh nghiệp lập thông báo phát hành không đầy đủ thông tin

Trường hợp doanh nghiệp lập thông báo phát hành không đầy đủ thông tin sẽ bị phạt theo Điều 23 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về quy định về Thông báo phát hành hóa đơn :

Điều 23. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
b) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới;
c) Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng;
b) Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định;
c) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
d) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, b khoản 2 và khoản 3 Điều này.

Theo đó, việc thực hiện thông báo phát hành hóa đơn sai sẽ không bị xử phạt nhưng đồng thời doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh thông báo đúng theo yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh nhưng vẫn xuất hóa đơn cho khách hàng thì vẫn sẽ bị xử phạt. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải chú ý một số hành vi có thể bị xử phạt đối với các hình vi như không điều chỉnh hóa đơn sai so với thông báo phát hành hoặc hành vi không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn.

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn.

1.3 Lập thông báo phát hành hoá đơn:

- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm có:

Tên doanh nghiệp phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại doanh nghiệp
Các loại hóa đơn phát hành: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn
Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in), tên và mã số thuế của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử);
Ngày lập Thông báo phát hành hóa đơn, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

Hóa đơn mẫu

Nội dung hoá đơn mẫu thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

1.4 Nộp Thông báo phát hành hóa đơn

+ Nộp thông báo phát hành hóa đơn trực tiếp tại chi cục thuế

– Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quản lý trực tiếp nơi tổ chức, cá nhân phát hành thông báo đóng trụ sở chính.

– Thời gian: Chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành hóa đơn.

– Giải quyết: Cơ quan thuế đóng dấu xác nhận

+ Trường hợp cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết. Doanh nghiệp điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

+ Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn đảm bảo đủ nội dung theo quy định pháp luật, Cơ quan thuế lưu thông báo phát hành hoá đơn và hoá đơn mẫu để theo dõi. Tổng cục Thuế căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

Để nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng, doanh nghiệp cần có chữ ký số còn hạn sử dụng và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng tại trang nhantokhai.gdt.gov.vn

Bước 2: Khai trực tuyến thông báo phát hành hóa đơn và ký bằng chữ ký số. Sau đó gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Bước 3: Gửi kèm mẫu hóa đơn qua mạng.

Lưu ý: Doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

2. Sử dụng hoá đơn sau thông báo phát hành

– Doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn sau 5 ngày kể từ ngày phát hành thông báo

– Niêm yết thông báo phát hành hóa đơn tại trụ sở doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn

-Doanh nghiệp nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng hoặc theo quý. Việc thông báo phát hành hoá đơn làm phát sinh giá trị sử dụng của hoá đơn, và không xác định thời điểm hết giá trị của hoá đơn.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê