1. Thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một phiên bản điện tử của hóa đơn truyền thống (hóa đơn giấy) được sử dụng để ghi chép các giao dịch thương mại, dịch vụ hoặc tài chính. Hóa đơn điện tử không còn dạng giấy mà thay vào đó, nó được tạo, lưu trữ, quản lý và truyền tải dưới dạng điện tử thông qua các phương tiện kỹ thuật số như máy tính và mạng internet.
Hóa đơn điện tử thường chứa các thông tin cần thiết như tên và địa chỉ của người bán và người mua, mô tả về sản phẩm hoặc dịch vụ được giao dịch, giá trị, thuế, tổng cộng thanh toán, và các thông tin khác liên quan đến giao dịch. Hóa đơn điện tử có tính năng tự động tính toán thuế và tổng cộng, giúp giảm nguy cơ sai sót tính toán và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Giảm tác động tiêu cực đối với môi trường bởi vì không cần sử dụng giấy in.
- Tăng tính minh bạch và khả năng theo dõi giao dịch.
- Dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập thông tin hóa đơn.
- Thúc đẩy quá trình thanh toán và giao dịch trực tuyến.
Hóa đơn điện tử thường được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh, giao dịch thương mại điện tử và các lĩnh vực khác để nâng cao hiệu suất và tính hiện đại của quá trình quản lý tài chính và thuế.
2. 06 nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được đề xuất sửa đổi bổ sung
Nội dung trích từ bản dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có 6 điểm chính được đề xuất sửa đổi và bổ sung:
Sửa đổi và bổ sung quy định về hóa đơn điện tử:
Điều này nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch và tạo thuận lợi cho người nộp thuế cũng như các tổ chức trong việc sử dụng hóa đơn, biên lai và chứng từ điện tử. Ngoài ra, cũng có quy định mới về quản lý chứng từ trong hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng và kinh doanh giải trí có đặt cược.
Bổ sung quy định về giải pháp phòng ngừa gian lận:
Điều này liên quan đến việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bởi các doanh nghiệp và việc sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, quy định về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng được bổ sung.
Sửa đổi và bổ sung quy định về biên lai và chứng từ:
Có sự điều chỉnh và bổ sung quy định liên quan đến việc tạo và quản lý biên lai và chứng từ điện tử.
Sửa đổi và bổ sung quy định về thông tin hóa đơn điện tử:
Điều này bao gồm việc thay đổi và bổ sung quy định liên quan đến tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin từ hóa đơn điện tử.
Sửa đổi và bổ sung quy định về trách nhiệm quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ:
Điều này liên quan đến việc điều chỉnh trách nhiệm của các bên trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn và chứng từ điện tử.
Sửa đổi các biểu mẫu và thủ tục:
Bản dự thảo Nghị định cũng đề xuất sửa đổi các biểu mẫu và thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử. Hoàn thiện các biểu mẫu và thủ tục theo hướng đơn giản, minh bạch, dễ hiểu.
Những sửa đổi và bổ sung này có thể nhằm nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và tính khắc phục sai sót trong việc sử dụng hóa đơn điện tử và liên quan đến việc quản lý các giao dịch tài chính và thuế của các tổ chức và cá nhân.
3. Những nội dung đáng chú ý về xử lý hóa đơn điện tử của Dự thảo sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, có một số điểm cụ thể liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Dưới đây là chi tiết về những sửa đổi và bổ sung được đề xuất:
Sửa đổi khoản 1 Điều 19 (hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế):
Trong khoản 1, dự thảo đề xuất thay đổi quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
a. Hóa đơn điện tử đã lập sai, bao gồm cả hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
b. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và cơ quan thuế.
c. Hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế của người mua.
Khi xảy ra các tình huống trên, người bán có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định này. Thông báo này bao gồm việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sai và yêu cầu lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. Cơ quan thuế có trách nhiệm thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sai trên hệ thống của mình.
Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn điện tử sai sót, đồng thời giúp người bán và người mua thực hiện các thay đổi và điều chỉnh cần thiết trong giao dịch tài chính và thuế của họ.
Sửa đổi tiêu đề + điểm a, b khoản 2 Điều 19:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán, người mua đã kê khai thuế thì xử lý như sau:
a) Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không sai mã số thuế hoặc sai về các nội dung không phải là các nội dung của hóa đơn theo quy định từ khoản 1 đến khoản 13 Điều 10 Nghị định này thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp sai về hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thuế suất; thành tiền chưa có thuế GTGT; tiền thuế; tổng tiền có thuế GTGT thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số ngày tháng năm”. Người bán được lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai.
b.2) ...(Nội dung cụ thể của lựa chọn thứ hai được đề xuất)."
Bổ sung khoản 3 Điều 19:
Trước khi hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 của Điều này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Hoặc người bán phải thực hiện thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn điện tử, thông báo này có thể được đăng trên trang web của đơn vị bán hàng (nếu có).
Quy định này nhấn mạnh sự quan trọng của việc xác định và ghi rõ những sai sót trên hóa đơn điện tử trước khi thực hiện các biện pháp như hủy, điều chỉnh hoặc thay thế. Người bán và người mua phải có thỏa thuận về những sai sót cụ thể hoặc người bán cần thông báo một cách đầy đủ và minh bạch về sai sót đó. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai và đề xuất các biện pháp điều chỉnh.
Dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử đề xuất sửa đổi và di chuyển khoản 3 Điều 19 hiện hành thành khoản 4 Điều 19 trong quy định mới.
Sửa đổi khoản 4 Điều 19:
Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐTT quy định tại khoản 1 của Điều này, thì hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB, được ban hành kèm theo Nghị định này.
Đối với trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐTT quy định tại khoản 4 của Điều này, thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận thông báo và kết quả xử lý cũng theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB, được ban hành kèm theo Nghị định này.
Điều này áp dụng cho trường hợp khi người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định. Hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế sẽ tự động thông báo và gửi kết quả xử lý cho người bán, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.
Bổ sung khoản 6 Điều 19:
Nội dung đề cập trong sửa đổi khoản 6 của dự thảo Nghị định về hóa đơn điện tử là một phần quy định chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử trong các tình huống cụ thể. Dưới đây là phân tích chi tiết từng điểm:
a) Xử lý hóa đơn điện tử khi có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng trong quá trình thanh toán: Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ không có sai sót, nhưng có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng trong quá trình thanh toán, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thay thế cho hóa đơn đã lập.
b) Xử lý hóa đơn điện tử bị lập trùng: Trong trường hợp có nhiều hóa đơn điện tử bị lập trùng cho cùng một giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập trùng theo quy định tại khoản 1.
c) Xử lý hóa đơn khi thu tiền trước và sau đó hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước rồi sau đó có sự hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại khoản 1. Nếu có phát sinh hủy một phần việc cung cấp dịch vụ, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại điểm b của khoản 2.
d) Xử lý hóa đơn khi người mua trả lại hàng hoá: Điều này chia thành ba trường hợp:
- Người mua trả lại toàn bộ hàng hoá, người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại khoản 1.
- Người mua trả lại một phần hàng hoá, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại điểm b của khoản 2.
- Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
đ) Xử lý hóa đơn điện tử khi tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán thực hiện giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ: Trong trường hợp đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ và sau đó có giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ cho đơn vị chấp nhận thẻ, tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại khoản 2. Không cần có thông tin "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số...ký hiệu....ngày...tháng...năm..." trên hóa đơn điều chỉnh.
e) Xử lý hóa đơn điện tử cho các dịch vụ viễn thông và thẻ cào: Trong trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông và sử dụng thẻ cào dịch vụ viễn thông trả trước để thanh toán cước dịch vụ trả sau, doanh nghiệp viễn thông sẽ lập hóa đơn GTGT theo quy định dựa trên dữ liệu từ bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác hoặc khách hàng.
