1. Khái niệm về bản sao ?

Bản sao là bản ghi chép, thể hiện một cách nguyên văn, đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay bản gốc hay phần cần sao và được trình bày theo thể thức quy định.

Bản sao phải được thực hiện từ bản chính hoặc bản sao y bản chính, ghi rõ ngày, tháng, năm và phải được cá nhân, cơ quan có thẩm quyền kí chứng thực xác nhận, ví dụ như bản sao bìa hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh,...

Thẩm quyền cấp bản sao:

1) Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và có lưu trữ bản chính có thẩm quyền cấp bản sao;

2) Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền công chứng, chứng thực cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có bản chính trình cấp.

Bản sao có thể là:

1) Bản sao y bản chính với nội dung y bản chính được thực hiện từ bản chính;

2) Bản trích sao là bản có nội dung thể hiện một phần nội dung của văn bản chính, được thực hiện từ bản chính;

3) Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản nhưng được thực hiện từ bản sao y bản chính.

>> Xem thêm:  Làm giấy khai sinh cho con khi chỉ có bản sao giấy chứng nhận kết hôn?

Theo https://vi.wikipedia.org khái niệm được hiểu như sau:

Bản sao (facsimile - trong tiếng Latin là fac simile (nghĩa là 'làm giống hệt, cách đọc trên vẫn còn được phương Tây sử dụng cho đến cuối thế kỷ 19 là kết quả của sự sao chép hoặc sao chụp lại một quyển sách cũ, bản thảo viết tay, bản đồ, tranh nghệ thuật, hay những vật nguyên gốc có giá trị lịch sử. Nó khác với những loại hình tái tạo khác bởi mục đích chính của nó là cố gắng làm giống với bản chính một cách chính xác nhất có thể ở quy mô, màu sắc, trạng thái và chất lượng của vật liệu. Đối với sách hay những bản viết tay thường đòi hỏi bản sao phải đầy đủ toàn bộ, do đó, một bản sao không hoàn chỉnh thường được gọi là:" bản sao một phần". Những bản sao đôi khi được các nhà nghiên cứu sử dụng để nghiên cứu thay thế cho bản chính, mặt khác chúng cũng được bảo tàng sử dụng với mục địch bảo tồn văn hóa. Bên cạnh đó, nhiều bản sao bị sử dụng với mục đích thương mại, thường đi kèm với hàng loạt những quảng cáo. Chúng được sản xuất giới hạn cụ thể, thông thường là 500-2000 bản, và có giá khoảng vài nghìn đô la Mỹ.

2. Giá trị pháp lý của bản sao ?

Khi làm hồ sơ, chúng ta thường phải sử dụng đến rất nhiều loại giấy tờ. Các loại giấy tờ đó có thể là bản sao hoặc bản chính. Ví dụ như trong trường hợp làm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định các giấy tờ cần thiết như sau:

“Điều 23. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 78 Luật Doanh nghiệp .

Danh sách người đại diện theo ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của từng đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 78 Luật Doanh nghiệp. …”

Vậy theo quy định của pháp luật hiện hành, như thế nào được coi là bản sao? Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:

+ Bản chụp từ bản chính: thường gặp nhất là phô tô từ bản chính;

+ Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp): thường gặp nhất là bản sao Giấy khai sinh.

>> Giá trị pháp lý của bản sao là gì ?

>> Xem thêm:  Cấp lại Giấy khai sinh? Mất giấy khai sinh bản gốc và bản sao thì phải làm sao để được cấp lại ?

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao như sau:

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.…”

Như vậy, có nhiều bản sao có thể hình thành từ một bản chính (bằng cách chụp lại, phô tô, scan,..) song chỉ những bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính (sau đây gọi chung là bản sao hợp lệ) là có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

>> Bản sao có hiệu lực trong thời hạn bao lâu ?

Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

Như vậy, các quy định của pháp luật hiện hành về bản sao giấy tờ vẫn còn điểm bất cập, cần được sửa chữa, bổ sung để hoàn thiện hơn.

3. Sự khác nhau giữa bản sao và bản chụp là gì ?

3.1. Bản chụp là gì ?

Pháp luật không có quy định hay định nghĩa về bản chụp. Bản chụp ở đây bạn có thể hình dung nó là một bản tạo ra từ việc chụp lại bằng các thiết bị như điện thoại, máy ảnh,… một cách trực tiếp, sau đó được in ra và sử dụng.

Đối với các công việc liên quan tới cơ quan nhà nước, bản chụp không có giá trị pháp lí.

3.2. Bản sao là gì ?
Bản sao có thể hình dung là bản sao chép thông qua bản gốc bằng nhiều hình thức, bao gồm bản chụp, thường có dấu mộc chữ “BẢN SAO” và được công chứng, chứng thực, có giá trị pháp lý.

Căn cứ khoản 6 Điều 2 nghị định 23/2015/NĐ-CP định nghĩa về bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Điều 2. Giải thích từ ngữ
6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Ví dụ:

  • Bản sao giấy khai sinh, khai tử.
  • Bản sao chứng chỉ, bằng cấp đại học.
  • Bản sao sổ hộ khẩu.

3.3. Khác nhau cơ bản giữa bản chụp và bản sao

Như vậy, có hai sự khác nhau cơ bản:

Về hình thức

+ Bản chụp: Có thể được in ra trên giấy hoặc lưu lại trong thiết bị chụp.

+ Bản sao phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, nội dung đầy đủ, có sự chính xác, được công chứng chứng thực ở cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Về giá trị pháp lí:

+ Bản chụp không có giá trị pháp lí đối với cơ quan nhà nước.

+ Bản sao có giá trị pháp lí tương đương nếu được công chứng, chứng thực.

Tóm lại, bản sao và bản chụp là hai loại văn bản thứ cấp hoàn toàn khác nhau về cách thức hình thành cũng như giá trị pháp lý. Ngoài hai loại văn bản này còn có bản photo. Bản photo được photo ra từ bản chính. Mặc dù không thể nói bản photo có giá trị pháp lý nhưng thông thường khi đã được đối chiếu với bản chính thì bản photo có thể được sử dụng thay thế bản chính trong một số trường hợp.

4. Các thuật ngữ pháp lý liên quan đến bản sao ?

+ “Bản sao” giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là bản sao hợp lệ giấy tờ theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 05/2013/NĐ-CP ( căn cứ 01/2013/TT-BKHĐT Hết hiệu lực. )

+ Bản sao là: a) Bản sao có chứng thực (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, công văn hành chính); b) Bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp); c) Bản scan từ bản gốc (nếu thủ tục hành chính có áp dụng nộp hồ sơ qua mạng điện tử).” Căn cứ nghị định 120/2011/NĐ-CP

+ Bản sao Là bản chụp, bản in, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính. Đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT khi nộp “bản sao” cho cơ quan BHXH theo quy định tại văn bản này phải kèm theo bản chính để cơ quan BHXH kiểm tra, đối chiếu và trả lại cho đơn vị, người tham gia. (căn cứ quyết định 1111/QĐ-BHXH Hết hiệu lực).

+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính (căn cứ nghị định 79/2007/NĐ-CP Hết hiệu lực).

+ Bản sao là bản có chứng thực hoặc đóng dấu xác nhận của tổ chức, cá nhân (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện), bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp), bản scan từ bản gốc (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua mạng điện tử). Căn cứ thông tư 42/2013/TT-BCT hiện đã hết hiệu lực.

+ Bản sao bản ghi âm, ghi hình là bản sao chép trực tiếp hoặc gián tiếp một phần hoặc toàn bộ bản ghi âm, ghi hình. Căn cứ nghị định 100/2006/NĐ-CP Hết hiệu lực.

+ Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ, căn cứ Luật văn thư lưu trữ số 01/2011/QH13.

+ Bản sao các tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh và trong hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh là bản sao có chứng thực (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, công văn hành chính), căn cứ Nghị định số 120/2011/NĐ-CP.

+ Bản sao các tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh và trong hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh là bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp), căn cứ nghị định 120/2011/NĐ-CP.

+ Bản sao các tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh và trong hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh là bản scan từ bản gốc (nếu thủ tục hành chính có áp dụng nộp hồ sơ qua mạng điện tử) , căn cứ nghị định 120/2011/NĐ-CP.

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được chứng thực theo quy định pháp luật, căn cứ thông tư 212/2012/TT-BTC.

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực, căn cứ thông tư 01/2013/TT-BGTVT Hết hiệu lực.

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, căn cứ thông tư 213/2012/TT-BTC Hết hiệu lực.

+ Bản sao hợp lệ là bản sao có chứng thực của cơ quan công chứng hoặc bản sao có xác nhận của doanh nghiệp, căn cứ thông tư 25/2010/TT-BKHCN văn bản này hiện đã hết hiệu lực.

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực, căn cứ Quyết định số 124/2008/QĐ-BTC (Hết hiệu lực).

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được công chứng hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, căn cứ thông tư số 23/2009/TT-BCT (Hết hiệu lực).

+ Bản sao hợp lệ là bản sao được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực, căn cứ quyết định 27/2007/QĐ-BTC (Hết hiệu lực).

+ Bản sao hợp lệ là giấy tờ đã được chứng thực hoặc được sao y bản chính bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ thông tư 36/2013/TT-BCT.

+ Bản sao hợp pháp là bản sao được cơ quan thẩm quyền nhà nước xác nhận (công chứng nhà nước, đại diện chính quyền các cấp, cơ quan thầm quyền các Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ), căn cứ Quyết định 15/2006/QĐ-BTS (Hết hiệu lực).

+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và được trình bày theo thể thức quy định, căn cứ thông tư 91/2012/TT-BQP.

+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định, căn cứ Thông tư 04/2013/TT-BNV.

+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định, căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP.

+ Bản sao tác phẩm là bản sao chép trực tiếp hoặc gián tiếp một phần hoặc toàn bộ tác phẩm. Bản sao chụp tác phẩm cũng là bản sao tác phẩm, căn cứ nghị định 100/2006/NĐ-CP (Hết hiệu lực).

+ Bản sao tác phẩm kiến trúc là bản sao chép hoặc sao chụp lại một phần hoặc toàn bộ tác phẩm kiến trúc, căn cứ thông tư liên tịch số 04/2003/TTLT-BVHTT-BXD (Hết hiệu lực).

+ Bản sao tác phẩm mỹ thuật là bản sao chép toàn bộ tác phẩm mỹ thuật, có kích thước lớn hơn hoặc nhỏ hơn tác phẩm mỹ thuật gốc, ghi đầy đủ ở phía sau các thông tin: tên tác giả, tên tác phẩm, chất liệu, năm sáng tác tác phẩm gốc, tên người sao chép; đối với bản sao tác phẩm mỹ thuật về lãnh tụ, danh nhân văn hóa, anh hùng dân tộc phải ghi số giấy phép, ngày cấp giấy phép sao chép, căn cứ thông tư 18/2013/TT-BVHTTDL (Hết hiệu lực).

+ Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy đinh và phải được đóng dấu sao y của cấp có thẩm quyền, căn cứ quyết định 1939/QĐ-BTC.

+ Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính, căn cứ thông tư 04/2013/TT-BNV

+ Bản sao y bản chính Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản gốc hoặc bản chính căn cứ Quyết định 91/2012/TT-BQP.

+ Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính căn cứ nghị định 110/2004/NĐ-CP.

+ Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính, căn cứ Quyết định 02/2014/QĐ-UBND của Tỉnh Quảng Bình.

+ Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc, căn cứ nghị định 79/2007/NĐ-CP (Hết hiệu lực).

+ Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, căn cứ nghị định 79/2007/NĐ-CP (Hết hiệu lực).

+ Dữ liệu viễn thám dạng bản sao là dữ liệu được sao nguyên từ dữ liệu viễn thám dạng bản gốc hoặc từ dữ liệu viễn thám dạng bản chính.

5. Bản sao chứng thực có khác bản sao từ bản gốc ?

Có thể so sánh hai khái niệm này dưới các tiêu chí sau:

Tiêu chí

Cấp bản sao từ sổ gốc

Chứng thực bản sao từ bản chính

Định nghĩa

Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

(khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

(khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Giá trị pháp lý

Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bản chất

Căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao

Mà sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp (khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao. Bản chính bao gồm:

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại;

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

(khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Chủ thể có quyền yêu cầu

Theo Điều 16 Nghị định 23, chỉ có 3 nhóm cá nhân, tổ chức sau có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

1- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;

2- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

3- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Không giới hạn chủ thể có quyền yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính nhưng phải đảm bảo điều kiện:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực (khoản 1 Điều 20 Nghị định 23);

- Phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực (khoản 1 Điều 19 Nghị định 23).

Thẩm quyền thực hiện

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc

- UBND xã, phường, thị trấn;

- Công chứng viên;

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Trình tự, thủ tục thực hiện

Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là:

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

-> xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính

Lưu ý: Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ quy định, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

Bước 2: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

- Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

- Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao

Thời hạn thực hiện

Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì phải thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

(khoản 4 Điều 17 Nghị định 23)

Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ (Điều 7 Nghị định 23).

Trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao:

- Từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản;

- Bản chính có nhiều trang; - Yêu cầu số lượng nhiều bản sao;

- Nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu.

Thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 2 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

(Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Mọi vướng mắc pháp lý liên quan đến việc cấp bản sao Vui lòng liên hệ trực tiếp với luật sư qua số: 1900.6162 để được hỗ trợ trực tiếp.

>> Xem thêm:  Xin làm lại giấy khai sinh khi bị bị mất giấy khai sinh bản chính, chỉ còn bản sao thì phải làm như thế nào ? ở đâu ?

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật hành chính - Công ty luật Minh Khuê

>> Xem thêm:  Làm lại bản sao giấy khai sinh trong trường hợp nào?