Bộ phận tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ chi nhánh ngân hàng nước ngoài

1. Tuyến bảo vệ của bộ phận tuân thủ trong hệ thống kiểm soát nội bộ chi nhánh ngân hàng nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 13/2018/TT-NHNN thì hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thiết kế với ba tuyến bảo vệ độc lập nhằm đảm bảo sự an toàn và minh bạch trong hoạt động của tổ chức.

- Tuyến bảo vệ đầu tiên trong hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và ổn định của tổ chức. Nó không chỉ giúp nhận diện và đánh giá các nguy cơ mà còn thực hiện các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

+ Trong phạm vi này, các bộ phận kinh doanh, bao gồm cả phòng phát triển sản phẩm, đóng vai trò tối quan trọng. Họ không chỉ thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng của tổ chức mà còn phải đối mặt với các quyết định mang tính chất rủi ro. Việc nhận diện và đánh giá các nguy cơ từ các hoạt động của họ là một phần không thể thiếu của quá trình quản lý rủi ro tổng thể.

+ Các bộ phận có trách nhiệm phân bổ, kiểm soát và giảm thiểu rủi ro đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tổ chức khỏi những mất mát không mong muốn. Sự hiểu biết sâu rộng về mỗi loại giao dịch và hoạt động kinh doanh cụ thể cùng với khả năng đưa ra các biện pháp cụ thể để giảm thiểu rủi ro là yếu tố then chốt trong việc duy trì sự ổn định và bền vững.

+ Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán cũng đóng vai trò không thể phủ nhận trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Bằng cách đảm bảo các quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự chặt chẽ cùng việc quản lý tài chính một cách minh bạch và chính xác, họ góp phần quan trọng vào việc xây dựng một môi trường làm việc an toàn và bền vững.

- Tuyến bảo vệ thứ hai không chỉ giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thiết lập chính sách quản lý rủi ro mà còn đảm nhận nhiệm vụ quan trọng về việc định rõ các quy định nội bộ liên quan đến quản trị rủi ro, đo lường, theo dõi và tuân thủ các quy định pháp luật. Cụ thể, các bộ phận dưới đây được giao trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ này:

+ Bộ phận tuân thủ quy định, là cột mốc quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ mọi quy định được nêu ra tại Điều 18 của Thông tư. Trong vai trò này, họ không chỉ đảm bảo rằng tất cả các quy định được thực thi một cách nghiêm ngặt mà còn phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo sự hiệu quả và tính phù hợp của các biện pháp tuân thủ.

+ Bộ phận quản lý rủi ro, như một trụ cột của tuyến bảo vệ này, chịu trách nhiệm về việc thiết lập và thi hành các chính sách, quy trình và hệ thống để quản lý rủi ro theo đúng Điều 22 của Thông tư. Bao gồm việc phân tích, đánh giá và quản lý các rủi ro một cách toàn diện và có chất lượng, đồng thời liên tục theo dõi và cập nhật các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo sự an toàn và ổn định của tổ chức.

- Tuyến bảo vệ thứ ba, với sứ mệnh quan trọng là thực hiện kiểm toán nội bộ, đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc đảm bảo tính minh bạch và chất lượng của hoạt động tổ chức. Bộ phận kiểm toán nội bộ là trụ cột chính thức thực hiện nhiệm vụ này, tuân thủ chặt chẽ các quy định đã được nêu rõ trong Luật các tổ chức tín dụng cùng với các hướng dẫn tại Thông tư này.

Qua việc thực hiện kiểm toán nội bộ, bộ phận này không chỉ đảm bảo sự tuân thủ đúng đắn của tổ chức theo quy định pháp luật mà còn tạo ra một cơ chế tự kiểm tra và cân nhắc nội bộ về mọi khía cạnh của hoạt động, từ quản trị rủi ro, sự hiệu quả của các chính sách đến sự minh bạch trong tài chính và quản lý. Không chỉ là bước quan trọng để tăng cường sự đáng tin cậy và uy tín của tổ chức mà còn đóng góp tích cực vào việc phát triển một môi trường hoạt động công bằng và bền vững.

=> Như vậy, dựa trên các quy định đã nêu, có thể khẳng định rằng bộ phận tuân thủ đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc kiểm soát nội bộ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài, và được xếp vào tuyến bảo vệ thứ hai của hệ thống này. Thể hiện sự nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định và chuẩn mực, cũng như sự chịu trách nhiệm trong việc giám sát và đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra trong phạm vi pháp lý và các nguyên tắc đạo đức. Đồng thời, vai trò này cũng phản ánh sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và tầng lớp quản lý trong việc thúc đẩy sự tuân thủ và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động của tổ chức.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tuân thủ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài 

Dựa trên quy định tại khoản 2 của Điều 18 trong Thông tư 13/2018/TT-NHNN, bộ phận tuân thủ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài được ủy quyền một loạt nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) trong việc thực hiện các quy định tại điểm d của khoản 2 trong Điều 5 của Thông tư này, giúp đảm bảo rằng các quy định này được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.

+ Chịu trách nhiệm báo cáo đến Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, ngân hàng mẹ và Ban kiểm soát về các vi phạm nghiêm trọng trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật, cũng như các thay đổi liên quan đến quy định pháp luật theo những quy định nội bộ của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

+ Thực hiện việc rà soát và đánh giá các quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận tuân thủ, sau đó đề xuất cho Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) những điều chỉnh, bổ sung cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp của chúng. Thể hiện cam kết của tổ chức trong việc liên tục cải tiến và hoàn thiện cơ chế quản lý và kiểm soát nội bộ.

- Việc báo cáo định kỳ và đột xuất đến Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) về tình hình tuân thủ các quy định pháp luật không chỉ là một phần quan trọng của quy trình kiểm soát nội bộ mà còn là cơ hội để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động trong giới hạn của luật pháp và các chuẩn mực đạo đức. Đồng thời, việc thông báo đến Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) và các bộ phận liên quan về bất kỳ thay đổi nào trong quy định pháp luật, theo những quy định nội bộ của ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài, là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý rủi ro và tuân thủ.

Trong trường hợp này, việc báo cáo và thông báo không chỉ đảm bảo rằng Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) có thông tin đầy đủ và kịp thời để đưa ra các quyết định chiến lược mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và đồng bộ, trong đó mọi thành viên của tổ chức đều được thông tin và có thể hành động phù hợp. Thể hiện cam kết của tổ chức trong việc duy trì sự tuân thủ và sẵn sàng thích nghi với môi trường pháp luật thay đổi liên tục.

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan không chỉ là một phần quan trọng của quy trình xây dựng và rà soát quy định nội bộ để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật mà còn là cơ hội để tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả. Bên cạnh đó, vai trò này cũng bao gồm việc xử lý mọi khó khăn và vướng mắc xuất phát từ việc tuân thủ các quy định pháp luật, tuân theo các quy định nội bộ của ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

Qua việc hỗ trợ và tư vấn, các bộ phận liên quan có thể chắc chắn rằng các quy định nội bộ được xây dựng và thực thi một cách chặt chẽ và hợp lý, đảm bảo rằng mọi hoạt động được tiến hành trong phạm vi luật pháp và các nguyên tắc đạo đức. Đồng thời, qua việc giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ pháp luật, tổ chức không chỉ giữ vững uy tín mà còn thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với việc thực hiện trách nhiệm và tôn trọng luật pháp.

3. Nguyên tắc trao đổi thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài

Dựa trên những quy định được ghi nhận tại khoản 3 của Điều 19 trong Thông tư 13/2018/TT-NHNN, cơ chế trao đổi thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau:

- Trao đổi thông tin về mục tiêu, chiến lược, chính sách và quy trình từ cấp cao xuống cấp dưới và đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan. Đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều được thông tin đầy đủ và kịp thời về những hướng đi và mục tiêu chiến lược, từ đó tạo ra sự đồng thuận và sự tham gia tích cực trong việc thực hiện các chính sách và quy trình.

- Trao đổi thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ và kết quả hoạt động từ cấp dưới lên cấp cao, bao gồm Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, ngân hàng mẹ, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc), và từ các chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc khác của ngân hàng thương mại lên trụ sở chính. Mục tiêu là để mọi bên có cái nhìn toàn diện về các trạng thái rủi ro và tình hình hoạt động kinh doanh của tổ chức, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và biện pháp phòng ngừa một cách chặt chẽ và hiệu quả. Đồng thời, việc này cũng giúp tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý và điều hành tổ chức.

- Thông tin liên quan đến các sản phẩm mới, hoạt động trên thị trường mới và các vấn đề như tổn thất, gian lận, cũng như nguy cơ xảy ra chúng, được chia sẻ kịp thời với bộ phận quản lý rủi ro, kiểm toán nội bộ và các bộ phận liên quan khác. Đảm bảo rằng tổ chức có cái nhìn toàn diện về các rủi ro và tình hình kinh doanh, từ đó có thể thực hiện các biện pháp phòng tránh và quản lý rủi ro một cách chủ động.

- Cơ chế báo cáo được xây dựng để đảm bảo tính trực tiếp, độc lập và kịp thời, đến các cấp có thẩm quyền, về bất kỳ hành vi vi phạm pháp luật, quy định nội bộ hoặc các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp nào của các cá nhân hoặc bộ phận. Đặc biệt, việc bảo mật thông tin và bảo vệ người cung cấp thông tin được coi là ưu tiên hàng đầu trong quy trình này.

- Tần suất trao đổi thông tin được điều chỉnh sao cho phù hợp với mức độ rủi ro, tức là càng cao rủi ro thì việc trao đổi thông tin sẽ diễn ra càng thường xuyên. Giúp tổ chức linh hoạt trong việc đối phó với các tình huống nguy cơ và đảm bảo sự phản ứng nhanh chóng và hiệu quả.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Hệ thống kiểm toán và hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Hoạt động kiểm toán trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.