1. Kiểm soát nội bộ là gì?

Theo luật Kế toán năm 2014: "Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tỏ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra"

Hệ thông kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp cần làm để tránh những rủi ro khong đáng có. 

Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn thực hiện phương án vận hành đó, thì có khả quan trong việc thực hiện kế hoạch, dự án để ra hay không? Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản và ngân sách của công ty.

2. Tại sao cần kiểm soát nội bộ?

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó việc quản lý phải được thực hiện bằng những quy định rõ ràng nhằm thực hiện một số mục tiêu sau:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kết hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm,...)

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính;

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các  quy định của luât pháp;

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra;

- Bảo vệ quyênf lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

3. Hệ thống kiểm toán và hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Hệ thông kiểm soát nội bộ được hiểu là các quy định và các thủ tục kiểm soát do dơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.

  Hệ thống kế toán được hiểu là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.

Thủ tục kiểm soát được hiểu là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.

4. Mục đích của hệ thông kiểm soát nội bộ 

Kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm bảo đảm:

- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền;

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập báo cáo tài chính phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành;

- Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng ý của Ban Gám đốc;

- Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quản kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để xử lý nếu có chênh lệch.

5. Hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:

+ Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

+ Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

+  Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hienejchuwcs năng, nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

+ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;

+ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.

Hiểu biết hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Trong phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính kiểm toán viên chủ yếu quan tâm đến các chính sách, thủ tục của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ có liên quan đến cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính. Việc tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán và việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ giúp cho kiểm toán viên:

- Xác định được phạm vi kiểm toán cần thiết đối với nhwungx sai sót trọng yếu có thể tồn tại trong báo cáo tài chính;

- Xem xét những nhân tố có khả năng gây ra sai sót trọng yếu;

- Xây dựng các thủ tục kiểm toán thích hợp.

Khi tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ hiểu biết được việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Điều đó giúp cho kiểm toán viên xác định được khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính cần được kiểm tra cũng như việc thiết lập các thủ tục kiểm tra cần thiết.

Nội dung lịch trình và phạm vi của các thủ tục tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thay đổi tùy theo các điều kiện cụ thể sau:

- Quy mô, tính chất phức tạp của đơn vị và của hệ thống tin học của đơn vị (Ví dụ: áp dụng chương trình vi tính từng phần hoặc toàn bộ; sử dụng từng máy đơn lẻ hoặc nối mạng,...)

- Mức độ trọng yếu theo xác định của kiểm toán viên và công ty kiểm toán;

- Các loại kiểm soát nội bộ (Ví dụ: Kiểm soát hàng mua, bàng bán; kiểm soát tiền mặt,...);

- Nội dung các quy định của đơn vị đối với những thủ tục kiểm soát cụ thể (Ví dụ: Quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy trình nhập kho, quy trình xuất kho,...) 

- Mức độ nhiều hay ít của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lưu giữ các tài liệu kiểm soát nội bộ của khách hàng;

- Đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng là cao hay thấp.

Để hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải dự vào:

- Kinh nghiệm và hiểu biết của mình trước đây về đơn vị; 

- Nội dung và kết quả trao đổi với Ban Giám đốc, với các phòng, ban và đối chiếu với các tài liệu liên quan;

- Việc kiểm tra, xem xét các tài liệu, các thông tin do hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp;

- Việc quan sát các hoạt động và nghiệp vụ của đơn vị, nhưu: tổ chức hệ thống thông tin, quản lý nhân sự, hệ thống kiểm soát nội bộ, quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế, giao dịch giữa các bộ phận trong đơn vị.

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.

6. Môi trường kiểm soát 

Kiểm toán viên phải hiểu biết về môi trường kiểm soát của đơn vị để đanh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt đông của thành viên hội đồng quản trị và ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các nhân tố chủ thể để đánh giá môi trường kiểm soát:

- Chức năng, nhiệm vụ của hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban chức năng của đơn vị;

- Tư duy quản lý, phòng cách điêu fhanhf của thành viên Hội đồng quản trị và Ban giám đốc;

- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó;

- Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý kiểm soát, chức năng của kiểm toán nội bộ, chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự và sự phân định trách nhiệm;

- Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của nhà nước, chỉ đạo của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn;

7. Hệ thống kế toán

Kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kế toán và thực hiện công việc kế toán của đơn vị để xác định được:

- Các loiaj nghiệp vụ kinh tế chủ yếu; 

- Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;

- Tổ chức bộ máy kế toán;

- Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính;

  - Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình abyf báo cáo tài chính.

8. Thủ tục kiểm soát

Kiểm toán viên phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đợn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chưng trình kiểm toán viên dựa vào hiểu biết của mình về môi trường kiểm soát để xác định những thủ tục còn thiếu, cần thiết phải bổ sung thêm. (Ví dụ: Khi tìm hiểu về quy trình kê toán tiền gửi ngân hàng, kiểm toán viên sẽ xem xét thủ tục đối chiếu với ngân hàng có được thiết lập và thực hiện không?).

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến từng đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; 

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

- Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán;

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với kế hoạch, dự toán.

Khi xem xét các thủ tục kiểm soát, phải xem các thủ tục này có được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc cơ bản, như: chế độ thủ trưởng, nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc tách biệt về trách nhiệm, nguyên tắc phân cấp, ủy quyền,..