Mục lục bài viết

1. Khái niệm về hóa đơn bán hàng

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn bán hàng là tài liệu chuyển quyền sở hữu hàng hóa từ người này sang người khác. Nó được sử dụng trong các tình huống mà chủ sở hữu cũ vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa. Hóa đơn bán hàng có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch khác nhau: mọi người có thể bán hàng hóa của họ, trao đổi chúng, làm quà tặng hoặc thế chấp để nhận khoản vay. Chúng chỉ có thể được sử dụng:
- chuyển quyền sở hữu hàng hóa mà mọi người đã sở hữu;
- chuyển quyền sở hữu hàng hóa hữu hình có thể di chuyển
- bởi các cá nhân và các doanh nghiệp chưa hợp nhất.
Các hóa đơn bán hàng tồn tại theo thông luật khá độc lập với bất kỳ luật nào. Ở Anh và xứ Wales, chúng được quy định bởi hai điều luật Victoria: Đạo luật  về hóa đơn bán hàng năm 1878 và Đạo luật hóa đơn bán hàng sửa đổi 1882. Khu vực này của luật đã được xem xét bởi Ủy ban Pháp luật, được công bố đề xuất thay đổi trong năm 2017

2. Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Tiết kiệm đến 90% chi phí dành cho Hóa đơn hàng năm: Không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn . Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí dành cho hóa đơn so với trước đây (tức là số tiền cho hóa đơn chỉ bằng 1/10 so với ban đầu).
Giảm thiểu rủi ro khi lưu trữ, vận chuyển và bảo quản hóa đơn: Không còn nỗi lo mất, cháy, hỏng, bị mờ hoặc bay mất thông tin và bảo quản hóa đơn cho doanh nghiệp.
Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng: Chuyển hóa đơn cho khách hàng đơn giản, nhanh chóng giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình công nợ. Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, qua tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu, Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường  -> Giảm thiểu chi phí chuyển phát nhanh hoặc rủi ro thất lạc hóa đơn khi vận chuyển.
Khởi tạo, nhập thông tin hóa đơn nhanh chóng: Không cần viết tay, trước khi ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gửi mail hóa đơn lập thử cho khách hàng  kiểm tra thông tin -> giúp kế toán tránh tình trạng viết nhầm, viết sai -> hạn chế việc xóa bỏ, hủy hóa đơn gây lãng phí
 An toàn thông tin, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm hóa đơn: kế toán không cần phải mất hàng giờ vào kho lưu trữ để tìm kiếm hóa đơn gốc. Thông tin hóa đơn được bảo mật.
Giảm 50% công việc của kế toán bằng cách tích hợp dữ liệu đầu vào với các phần mềm kế toán ........... nhanh chóng lên được báo cáo sổ sách thay vì phải ngồi nhập dữ liệu như trước đây.
Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Giảm chi phí nhân công giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.
Như vậy : Việc sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạc toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh, rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/ nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.

3. Điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
 Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4.  Quy định về mua hóa đơn của cơ quan thuế

- Các tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp (DN) thuộc diện phải mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: Tổ chức không phải là DN nhưng có hoạt động kinh doanh (gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án); hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức kinh doanh, DN nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu. DN đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế, có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

- DN thuộc loại rủi ro cao về thuế là

+ DN có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có một trong các dấu hiệu sau: Không có quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp các cơ sở vật chất như: nhà máy, xưởng sản xuất, kho hàng, phương tiện vận tải, cửa hàng và các cơ sở vật chất khác.

+ DN kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi.

+ DN có giao dịch qua ngân hàng đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

+ DN có 50% doanh thu/tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các DN mà chủ các DN này có mối quan hệ cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột hoặc quan hệ liên kết sở hữu chéo.

+ DN không thực hiện kê khai thuế theo quy định như: Không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh; nghỉ kinh doanh quá thời hạn đã thông báo tạm nghỉ kinh doanh với cơ quan thuế và cơ quan thuế kiểm tra xác nhận DN có sản xuất kinh doanh nhưng không kê khai thuế; không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh và không khai báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan thuế kiểm tra không xác định được nơi đăng ký thường trú, tạm trú của người đại diện theo quy định pháp luật, chủ DN. Người đại diện theo quy định pháp luật của DN bị khởi tố về tội trốn thuế; tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước.

+ DN đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh từ 2 lần trở lên trong vòng 12 tháng mà không khai báo theo quy định hoặc không kê khai, nộp thuế ở nơi đăng ký mới theo quy định. DN có dấu hiệu bất thường khác theo tiêu chí đánh giá rủi ro về thuế của cơ quan thuế

 

5. Cá nhân có được mua hóa đơn của bên thuế hay không ? 

Khi một cá nhân có cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, hay bán một mặt hàng gì đó cho doanh nghiệp và có phát sinh chi phí sẽ phát sinh vấn đề cần lưu ý đó là với những chi phí này doanh nghiệp có được đưa vào chi phí hay không. Để có thể đưa chi phí này vào hạch toán, các doanh nghiệp thường yêu cầu người cung cấp dịch vụ, hàng phải mua hóa đơn để doanh nghiệp có thể đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Vậy, vấn đề đặt ra đó là hiện nay cá nhân có được mua hóa đơn của bên thuế hay không ? Luật Minh Khuê sẽ đưa ra phân tích pháp lý về vấn đề này trong bài viết dưới đây. Rất mong bạn đọc nếu có ý kiến hoặc thắc mắc có thể đóng góp ý kiến hoặc liên hệ để góp ý về vấn đề này.

Theo Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: 

"1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

2. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng số tương ứng với đề nghị của tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh gọi là hóa đơn lẻ.

Tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ là loại hóa đơn bán hàng."

Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

"1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;"

Có thể thấy hiện nay, cá nhân có thể áp dụng hình thức mua hóa đơn hoặc đề nghị cơ quan thếu cấp hóa đơn để có thể xuất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối tượng được mua hóa đơn của bên thuế phải là đối tượng cá nhân có kinh doanh hoặc không là cá nhân có kinh doanh nhưng thuộc đối tượng phải kê khai nộp thuế GTGT. 

Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

“2. Các loại hóa đơn:
a) Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây
- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn Giá trị gia tăng : Dùng cho những DN kê khai thuế GTGT theo pp khấu trừ (DN có thể lựa chọn hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in)
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho những DN kê khai thuế GTGT theo pp trực triếp (phải lên cơ quan thuế để mua)

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê