Các loại chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

1. Chứng từ hải quan

 Theo quy định của Hải quan, chủ hàng phải xuất trình khi hàng hóa di chuyển xuyên quốc gia, bao gồm:

- 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại

- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.

-  01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương: Hợp đồng mua bán ngoại thương là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa.

- 01 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng kí kinh doanh lần đầu và là căn cứ xác doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.Giấy chứng nhận đăng kỹ mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

- 02 bản chính kê khai chi tiết hàng hoá: Là thông tin chi tiết hàng hoá trong kiện hàng, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Nó còn có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau.

1.1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một loại giấy tờ, văn bản, trong đó là số liệu kê khai số lượng hàng hóa do chủ sở hữu hàng hóa khai báo cho các lực lượng kiểm soát trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Bạn đọc cũng có thể hiểu đơn giản là tất cả các lo hàng hóa, sản phẩm nào đó khi được nhập khẩu, hay xuất khẩu đều được kiểm soát bởi cơ quan hải quan, và các loại thủ tục hải quan giấy tờ là điều bắt buộc, trong đó có tờ khai hải quan là thứ quan trọng nhất để xác định số lượng hàng hóa. Một lô hàng thiếu tờ khai hải quan sẽ bị dùng lại tất cả các hoạt động.

Tờ khai hải quan điện tử là tờ khai được khai báo trên phần mềm khai báo hải quan thương thì các doanh nghiệp dùng nhiều bên Thái Sơn, VINACCVIS hoặc FPT chiếm hơn 90% loại hình tờ khai xuất nhập khẩu. Ngoài ra vẫn có tờ khai giấy  các trường hợp khai báo hải quan điện tử sử dụng tờ khai giấy được quy định cu thể tại  điều 25 nghị định 08/2015/NĐ-CP với các trườn hợp sau:

a) Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của cư dân biên giới;

b) Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu vượt định mức miễn thuế của người xuất cảnh, nhập cảnh;

c) Hàng cứu trợ khẩn cấp, hàng viện trợ nhân đạo;

d) Hàng quà biếu, quà tặng, tài sản di chuyển của cá nhân;

đ) Hàng hóa là phương tiện chứa hàng hóa quay vòng theo phương thức tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập quy định tại Điểm a, Điểm b Khoản 1 Điều 49 NĐ 08/2015/NĐ-CP

e) Hàng hóa tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập để phục vụ công việc trong thời hạn nhất định trong trường hợp mang theo khách xuất cảnh, nhập cảnh;

g) Trường hợp hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, hệ thống khai hải quan điện tử không thực hiện được các giao dịch điện tử với nhau mà nguyên nhân có thể do một hoặc cả hai hệ thống hoặc do nguyên nhân khác….

1.2. Hợp đồng mua bán ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng nhập khẩu, là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng

Hợp đồng ngoại thương có những đặc điểm sau:

- Chủ thể kí hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau ( nếu các bên không có trụ sở thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú cả họ) khóa học xuất nhập khẩu lê ánh

- Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ nước này sang nước khác.

- Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được lập ở những nước khác nhau

Ví dụ: Công ty A ở Việt Nam xuất khẩu bán cho công ty B ở nước ngoài là vài tấn gao. Khi thực hiện việc thỏa thuận về mua bán loại gạo này họ đã lập ra hợp đồng ngoại thương để ghi nhận các điều khoản trong giao dịch, cụ thể bản hợp đồng này được lập làm hai bản tiếng Anh và tiếng Việt và có giá trị pháp lý như nhau.

2. Chứng từ với cảng và tàu

Trong vận chuyển hàng hóa đường biển những người giao/nhận hàng hóa cần chú ý xem xét chứng từ để kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ trong giai đoạn xếp hàng hóa lên tàu, cụ thể là:

- Chỉ thị xếp hàng của công ty vận tải

Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu theo những chỉ dẫn cần thiết.

- Biên lai thuyền phó

Là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.Việc cấp biên lai chứng tỏ rằng hàng đã được nhận và cấp xuống tàu nếu kiểm tra thấy bao bì không chắc chắn thfi phải ghi vào biên lai từ đó thuyền phó và thuyền trưởng sẽ dựa trên biên lai và kí vào vận đơn đường biển là tàu đã nhận hàng

- Vận đơn đường biển

Là chứng từ vân tải hàng hóa bằng đường biển rất quan trong do người chuyên chở hoặc đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã sắp xếp hàng lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có tác dụng như bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.Nó có tác dụng như là một bằng chứng của giao dịch cũng là bằng chứng hợp đồng chuyên chở

- Bản lược khai hàng hoá

Là bản liệt kê các loại hàng hóa được sắp xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Bảng lược khai hàng hóa phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn sao xong trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng.Nó cung cấp số lượng thống kê xuất khẩu cũng nhưu nhập khẩu và là bằng chứng để công ty vận tải dùng khi dỡ  hàng

- Phiếu kiểm đếm

Là một chứng từ gốc về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, bản sao của loại phiếu này sẽ đươc giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này.

- Sơ đồ xếp hàng

Là bản vẽ miêu tả sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu gồm những kí hiệu khác nhau để đánh dấu từng mặt hàng khác nhau, giao từng cảng khác nhau.Khi nhận được bản đăng kí chuyên chở, nhân viên và thuyền trưởng sẽ lập sơ đồ xếp hàng một cách hợp lý dẽ hiểu để làm việc trong quá trình vận chuyển

3. Chứng từ khác

Ngoài chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, còn các loại chứng từ về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán... Cụ thể:

- Giấy chứng nhận xuất xứ

Là loại chứng từ cung cấp thông tin về nơi sản xuất hàng được người của cơ quan có thẩm quyền của nước đó xác nhận.Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để từ từng chính sách của nhà nước vận dụng những chính sách ưu đã khi tính thuế.

- Hoá đơn thương mại

Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán do người bán hàng soạn ra để người yêu cầu mua phải trả đúng với số tiền đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng.

- Phiếu đóng gói

Là bảng kê khai tất cả các loại hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hộp). Phiếu đóng gói thường được đặt trong các bao bì hoặc túi gắn ở bên ngoài sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy. Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm: số, ngày lập hóa đơn; tên địa chỉ người bán và người mua; cảng xếp, dỡ; tên tàu, số chuyến; thông tin hàng hóa như số lượng, số kiện, trọng lượng, thể tích.

- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng

Là chứng từ mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, trọng lượng hàng hoá đã giao.

- Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm là giấy xác nhận do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm.Chứng từ bảo hiểm được lâp làm đơn bảo hiểm hay chứng nhận bảo hiểm

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật - Công ty luật Minh Khuê