Quy định về chứng từ sử dụng trong thanh toán liên ngân hàng ra sao?

1. Pháp luật về thanh toán liên ngân hàng

Theo quy định tại Khoản 27 Điều 2 của Thông tư 08/2024/TT-NHNN, thanh toán điện tử liên ngân hàng là quá trình xử lý các giao dịch thanh toán điện tử liên ngân hàng từ khi khởi tạo lệnh thanh toán cho đến khi hoàn tất thực hiện lệnh thanh toán, thực hiện qua mạng máy tính. Hệ thống Thanh toán liên ngân hàng Quốc gia bao gồm các thành phần sau: Trung tâm Xử lý Quốc gia, Trung tâm Xử lý Quốc gia dự phòng, phần mềm cài đặt tại các thành viên và đơn vị thành viên để xử lý các lệnh thanh toán.

Các cấu phần xử lý nghiệp vụ gồm:

- Cấu phần thanh toán giá trị cao: Đây là phần xử lý để quyết toán tức thời cho các lệnh thanh toán trong đồng tiền địa phương (VND) sử dụng dịch vụ thanh toán giá trị cao. Đây thường là các giao dịch có giá trị lớn và yêu cầu đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.

- Cấu phần thanh toán ngoại tệ: Đối với các lệnh thanh toán được thực hiện trong ngoại tệ, cấu phần này quyết toán tức thời sử dụng dịch vụ thanh toán ngoại tệ. Đây là quá trình xử lý các giao dịch trong các đơn vị tiền tệ khác nhau, với việc xử lý nhanh chóng và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

- Cấu phần thanh toán giá trị thấp: Đây là phần xử lý để thực hiện thanh toán các lệnh có giá trị thấp sử dụng dịch vụ thanh toán giá trị thấp. Các giao dịch này thường được xử lý tự động để giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

- Cấu phần xử lý tài khoản thanh toán và kiểm tra, đối chiếu số liệu: Đây là phần quan trọng để kiểm tra, hạch toán và đối chiếu các dữ liệu liên quan đến lệnh thanh toán. Nó bao gồm kiểm tra và xác nhận các giao dịch thanh toán đã được thực hiện đúng quy trình và theo đúng các tiêu chuẩn an toàn và pháp lý. Các kết quả bù trừ giá trị thấp và quyết toán ròng từ các hệ thống khác cũng được xử lý trong phần này để đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong dữ liệu tài chính của ngân hàng.

2. Nội dung quy định về chứng từ sử dụng trong thanh toán liên ngân hàng

Theo Điều 6 của Thông tư 08/2024/TT-NHNN, chứng từ sử dụng trong thanh toán liên ngân hàng có thể là chứng từ bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành về chế độ chứng từ kế toán. 

Chứng từ bằng giấy là những tài liệu như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và các văn bản tương tự được in và sử dụng để chứng minh các giao dịch kinh tế. Còn chứng từ điện tử là những tài liệu được tạo, xử lý, lưu trữ và truyền tải bằng các phương tiện điện tử như email, file PDF ký điện tử, hay hệ thống quản lý tài liệu điện tử được pháp luật công nhận và cho phép sử dụng.

Cơ sở để lập lệnh thanh toán trong hoạt động thanh toán liên ngân hàng là các chứng từ được sử dụng để chứng minh các giao dịch kinh tế. Những chứng từ này bao gồm các tài liệu như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê, biên nhận và các văn bản tương tự. Các chứng từ này là căn cứ để ngân hàng thực hiện lệnh thanh toán giữa các bên liên quan đến giao dịch thanh toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán liên ngân hàng.

Lệnh thanh toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử theo mẫu, đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các giao dịch thanh toán, và cũng giúp tối ưu hóa quy trình xử lý và lưu trữ thông tin thanh toán. Các mẫu lệnh thanh toán điện tử thường được thiết kế để bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết để ngân hàng xử lý và thực hiện giao dịch một cách hiệu quả và an toàn.

3. Vai trò của chứng từ sử dụng thanh toán liên ngân hàng

Chứng từ thanh toán liên ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình thanh toán giữa các ngân hàng và giữa các tổ chức tài chính. Vai trò chính của chứng từ thanh toán liên ngân hàng bao gồm:

- Xác nhận giao dịch: Chứng từ thanh toán xác nhận rằng người gửi (hoặc bên yêu cầu thanh toán) đã yêu cầu và cho phép ngân hàng thực hiện giao dịch thanh toán như được ghi rõ trên chứng từ. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện dưới sự chấp thuận của các bên liên quan. Chứng từ thanh toán cũng có vai trò là bằng chứng pháp lý quan trọng để chứng minh sự hiện diện của một giao dịch thanh toán.

Nó cung cấp thông tin về các điều khoản và điều kiện của giao dịch, các bên liên quan, số tiền thanh toán và các thông tin quan trọng khác. Bằng việc có chứng từ thanh toán, các tổ chức tài chính có thể đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát trong quá trình thực hiện giao dịch thanh toán. Nó giúp họ rõ ràng hơn về các hoạt động tài chính và quản lý rủi ro liên quan đến các giao dịch này.

- Minh bạch và chứng minh pháp lý: Chứng từ thanh toán cung cấp minh chứng pháp lý cho việc thực hiện các giao dịch tài chính. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng trong trường hợp có tranh chấp hoặc cần phải chứng minh tính hợp lệ của một giao dịch thanh toán. Nó cung cấp các thông tin cụ thể và chính xác để hỗ trợ trong các vụ tranh cãi pháp lý và giúp xác định trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch.

Chứng từ thanh toán cũng là cơ sở để giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính của các tổ chức tài chính. Nó cho phép các cơ quan giám sát và quản lý có thể đánh giá sự tuân thủ các quy định pháp luật và các quy trình nội bộ của tổ chức trong việc thực hiện các giao dịch thanh toán.

- Cơ sở để xử lý và quản lý rủi ro: Chứng từ thanh toán là căn cứ chính để xác nhận và hạch toán các giao dịch thanh toán. Nó cung cấp thông tin chi tiết về các lệnh thanh toán bao gồm ngày thực hiện, các bên tham gia, số tiền và các điều kiện giao dịch. Nhờ đó, ngân hàng và tổ chức tài chính có thể xử lý các giao dịch một cách chính xác và kịp thời. Bằng việc có chứng từ thanh toán, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện một cách an toàn và hiệu quả.

Các thông tin chi tiết trên chứng từ giúp họ đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan đến thanh toán, như đảm bảo tính hợp lệ của các lệnh thanh toán và xác nhận sự tương thích với các chính sách và quy trình nội bộ. Chứng từ thanh toán cung cấp dữ liệu để phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan đến thanh toán, bao gồm các rủi ro về tài chính, pháp lý và thực hiện. Việc hiểu rõ các rủi ro này giúp các tổ chức có thể áp dụng các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn.

- Chứng từ thanh toán điện tử: Chứng từ thanh toán điện tử loại bỏ được các bước giấy tờ và thủ tục rườm rà. Người gửi và người nhận có thể gửi, nhận và xử lý chứng từ một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn qua các hệ thống mạng máy tính. Do tính tự động hóa cao, chứng từ thanh toán điện tử giúp giảm thiểu sai sót do con người, nhờ đó tăng cường tính chính xác trong quá trình ghi nhận và xử lý giao dịch thanh toán. So với chứng từ giấy, chứng từ thanh toán điện tử cho phép giao dịch được thực hiện nhanh chóng hơn, từ đó giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường tính linh hoạt trong quản lý tài chính và thanh toán.

Tóm lại, chứng từ thanh toán liên ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, chứng minh và quản lý các giao dịch thanh toán giữa các tổ chức tài chính, đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong hoạt động tài chính.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Quy định về việc sử dụng dịch vụ thanh toán liên ngân hàng ra sao? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!