1. Giới thiệu về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Khái niệm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử:

- Ký hiệu mẫu số là một chuỗi ký tự được sử dụng để phân biệt các loại hóa đơn điện tử khác nhau.

- Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự được sử dụng để xác định nguồn gốc, xuất xứ của hóa đơn điện tử.

Tầm quan trọng của việc phân biệt các nhóm ký hiệu:

Việc phân biệt các nhóm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử có tầm quan trọng trong việc:

- Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả: Giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, chống gian lận, trốn thuế.

- Phân loại hóa đơn điện tử: Giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại các loại hóa đơn điện tử khác nhau để phục vụ cho công tác kế toán, quản lý.

- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử: Giúp người mua hàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trước khi thanh toán.

Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử là những thông tin quan trọng giúp phân biệt các loại hóa đơn điện tử khác nhau và có vai trò quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả. Doanh nghiệp và người mua hàng cần nắm rõ các quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.

2. Phân loại các nhóm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về phân loại các nhóm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

 

2.1. Phân loại theo loại hóa đơn

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT):

+ Ký hiệu mẫu số: 01GTKT

+ Nội dung: Ghi nhận doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

+ Ví dụ: Hóa đơn GTGT cho dịch vụ vận tải, hóa đơn GTGT cho bán lẻ xăng dầu,...

- Hóa đơn bán hàng:

+ Ký hiệu mẫu số: 02GTKT

+ Nội dung: Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc được miễn thuế GTGT.

+ Ví dụ: Hóa đơn bán hàng cho hàng hóa miễn thuế GTGT, hóa đơn bán vé máy bay nội địa,...

- Hóa đơn bán tài sản công:

+ Ký hiệu mẫu số: 03GTKT

+ Nội dung: Ghi nhận doanh thu từ việc bán tài sản công.

+ Ví dụ: Hóa đơn bán tài sản công cho tổ chức, cá nhân khác, hóa đơn bán phế liệu,...

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý:

+ Ký hiệu mẫu số: 04GTKT

+ Nội dung: Ghi nhận việc xuất kho hàng hóa để gửi bán đại lý.

+ Ví dụ: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cho đại lý phân phối, phiếu xuất kho hàng cho cửa hàng bán lẻ,...

- Tem, vé, thẻ điện tử:

+ Ký hiệu mẫu số: 04GTKT hoặc 05GTKT

+ Nội dung: Ghi nhận doanh thu từ việc bán tem, vé, thẻ điện tử.

+ Ví dụ: Hóa đơn bán vé xem phim, hóa đơn bán thẻ nạp điện thoại,...

 

2.2. Phân loại theo đặc điểm khác

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

- Ký hiệu đầu tiên là chữ C hoặc K:

+ C: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

+ K: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự in.

- Hai ký tự tiếp theo là hai số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

- Ký hiệu đầu tiên là chữ N.

- Hai ký tự tiếp theo là hai số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn.

 

3. Quy tắc cấu tạo ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Cấu trúc chung của ký hiệu:

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu của hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi 6 ký tự bao gồm cả chữ và số, dùng để thể hiện các thông tin về loại hóa đơn điện tử, bao gồm có mã của cơ quan thuế hay không, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Giải thích ý nghĩa từng thành phần trong ký hiệu:

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định gồm sáu (06) ký tự, bao gồm cả chữ viết và chữ số, nhằm phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử và các chi tiết liên quan. Cụ thể:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái, có thể là C hoặc K, thể hiện loại hóa đơn điện tử:

+ C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số, thể hiện năm lập hóa đơn điện tử. Năm này được xác định bằng hai chữ số cuối của năm dương lịch.

- Ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái, thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, được xác định như sau:

+ T: Hóa đơn điện tử được doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức, được doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ L: Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ M: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối là chữ viết, được người bán tự xác định để phản ánh các thông tin quản lý. Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại, hai ký tự này sẽ được sử dụng để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau. Trong trường hợp không có nhu cầu quản lý, chúng sẽ được ghi là YY.

Ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử thường được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn, hoặc ở một vị trí dễ nhận biết khác trên hóa đơn.

Ví dụ về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử cụ thể:

- "1C22TAA": Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được sử dụng bởi doanh nghiệp, tổ chức đăng ký với cơ quan thuế.

- "2C22TBB": Hóa đơn bán hàng, có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được sử dụng bởi doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế.

- "1C23LBB": Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023, và được cấp bởi cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

- "1K23TYY": Hóa đơn giá trị gia tăng, không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023, và được sử dụng bởi doanh nghiệp, tổ chức đăng ký với cơ quan thuế.

- "1K22DAA": Hóa đơn giá trị gia tăng, không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc, do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

- "6K22NAB": Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

- "6K22BAB": Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử, không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

 

4. Hướng dẫn tra cứu thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Các nguồn thông tin chính thống:

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal

- Website của cơ quan thuế địa phương: Ví dụ: Website của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh: https://tphcm.gdt.gov.vn/wps/portal 

- Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: Hầu hết các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đều có chức năng tra cứu thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử.

Quy trình tra cứu thông tin chi tiết:

Bước 1: Truy cập vào một trong các nguồn thông tin chính thống nêu trên.

Bước 2: Chọn mục "Tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử".

Bước 3: Nhập thông tin cần tra cứu, bao gồm:

- Ký hiệu mẫu số hoặc ký hiệu hóa đơn điện tử.

- Loại hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công,...).

- Năm lập hóa đơn.

Bước 4: Nhấn nút "Tra cứu".

Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử được tra cứu, bao gồm:

- Loại hóa đơn.

- Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

- Số thứ tự của hóa đơn.

- Ngày lập hóa đơn.

- Mức thuế GTGT (đối với hóa đơn GTGT).

 

5. Lưu ý khi sử dụng ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Đảm bảo tính chính xác, thống nhất:

- Doanh nghiệp cần sử dụng đúng ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định.

- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử cần được ghi rõ ràng, chính xác trong hóa đơn điện tử.

- Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định của cơ quan thuế.

Sử dụng đúng ký hiệu cho từng loại hóa đơn:

- Doanh nghiệp cần sử dụng đúng ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử cho từng loại hóa đơn.

- Không sử dụng ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử của loại hóa đơn này cho loại hóa đơn khác.

Cập nhật thông tin mới nhất về quy định:

- Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về quy định liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử.

- Có thể tham khảo thông tin trên website của Tổng cục Thuế, website của cơ quan thuế địa phương hoặc phần mềm quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Xem thêm: Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Các nhóm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử hiện nay? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!