Các trường hợp nộp bản photo là được, không cần phải chứng thực

1. Các trường hợp chỉ cần nộp bản photo là được, không cần chứng thực. 

Khi chúng ta đi làm một thủ tục hành chính nào đó thì chúng ta sẽ nhận thấy rằng có những giấy tờ thì người tiếp nhận hồ sơ họ yêu cầu phải nộp bản sao có chứng thực cũng có lúc họ chỉ cần bản photo và kèm theo đó là xuất trình bản gốc để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và đối chiếu thông tin. 

Theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì có quy định về bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trong tường hợp mà pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm là sẽ tiếp nhận bản sao và không được yêu cầu bản sao có chứng thực. Tuy nhiên thì mặc dù trong trường hợp không yêu cầu công chứng mà chỉ yêu cầu có bản photo nhưng người có thẩm quyền vẫn được yêu cầu xuất trình bản chính để có thể đối chiếu thông tin. Theo đó thì người tiến hành đối chiếu sẽ có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. 

Ngoài ra thì cơ quan tổ chức tiến hành tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính. Ngoại trừ trường hợp mà cơ quan có thẩm quyền có căn cứ cho rằng bản sao đó là giả mạo, bất hợp pháp thì được yêu cầu xuất trình bản chính để có thể đối chiếu hoặc là tiến hành xác minh lại nếu thấy việc đó là cần thiết. 

Như vậy thì những trường hợp mà pháp luật quy định chỉ nộp bản sao thì cơ quan tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận không được yêu cầu bản sao có chứng thực đối với những giấy tờ khác. Cơ quan chức năng có thẩm quyền có thể yêu cầu xuất trình bản chính để minh kiểm tra theo quy định. Đối với mỗi thủ tục thì có những yêu cầu riêng và khác biệt nhau, cho nên chúng tôi không thể liệt kê ra cho các bạn một danh sách cụ thể, vì có thể đổi với thủ tục này thì chỉ cần bản  photo là đáp ứng nhưng với thủ tục khác thì lại cần giấy tờ bản sao có chứng thực. Bởi vậy mà các bạn cần xem xét xem quy định của pháp luật quy định như thế nào về những giấy tờ đó rồi chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Và dĩ nhiên cũng tránh tình trạng mà cơ quan tổ chức có thẩm quyền lại yêu cầu bản chứng thực đối với bản sao theo quy định pháp luật. 

2.Những giấy tờ được chứng thực không đúng quy định thì có giá trị pháp lý không?

Quy định về vấn đề này thì các bạn có thể dựa vào quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định về giá trị pháp lý của những giấy tờ được chứng thực không đúng quy định như sau:

Những giấy tờ và văn bản mà được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký nhưng không đúng theo quy định của pháp luật thì không có giá trị pháp lý. Theo đó thì chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phải ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn phòng chứng thực với giấy tờ, văn bản do Phòng tư pháp chứng thực. Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ cũng như là các văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. 

Ngay sau khi mà ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ và các văn bản chứng thực, chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện, chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm là đăng tải thông tin về những giấy tờ và các văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên công thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 

Bên cạnh đó thì người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng quản lý lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm là ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ văn bản chứng thực không có giá trị pháp lý đối với giấy tờ văn bản mà do mình thực hiện chứng thực, đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp ký lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình. 

Cuối cùng thì việc ban hành các quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định. 

Như vậy thì các văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không đúng quy định của pháp luật thì sẽ không có giá trị pháp lý và sẽ bị hủy bỏ theo quy định của pháp luật. 

3. Người thực hiện chứng thực có quyền và nghĩa vụ như thế nào? 

Như chúng ta đã biết thì người có thẩm quyền thực hiện chứng thực sẽ phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về thực hiện chứng thực. Vậy thì pháp luật có quy định nào về quyền, nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực hay không. 

Theo đó thì quy định về nghĩa vụ, quyền của người chứng thực được quy định một cách cụ thể tại Điều 9 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.  Do đó thì người thực hiện chứng thực có nghĩa vụ và quyền như sau:

- Người thực hiện chứng thực có nghĩa vụ phải bảo đảm trung thực, chính xác và khách quan khi thực hiện chứng thực. 

- Người thực hiện chứng thực sẽ không được chứng thực hợp đồng, giao dịch và chứng thực chữ ký có tên liên quan đến tài sản, lợi ích của ban thân mình hoặc là những người thân thích đó có thể là vợ hoặc chồng cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ; còn đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà; chị em ruột, anh chị em ruột hoặc là vợ chồng; cháu là con của con đẻ hoặc con nuôi. Như vậy thì người thực hiện chứng thực sẽ không được phép chứng thực cho bản thân hoặc là những người thân thích của mình khi liên quan đến tài sản lợi íc của bản thân hoặc những người thân thích

- Người thực hiện chứng thực sẽ từ chối chứng thực trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật

- Người thực hiện chứng thực yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải cung cấp những thông tin cần thiết để có thể xác minh tính hợp pháp của giấy tờ văn bản được yêu cầu chứng thực. 

- Người thực hiện chứng thực có quyền và nghĩa vụ trong lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giải mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của nghị định 155/2020/NĐ-CP. 

- Người thực hiện chứng thực có quyền và nghĩa vụ là hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền có chứng thực nếu như mà nộp hồ sơ không đúng cho cơ quan có thẩm quyền 

Còn trong trường hợp mà người thực hiện chứng thực muốn từ chối chứng thực thì người thực hiện cần phải nêu rõ lý do và giải thích bằng một văn bản cụ thể cho người yêu cầu chứng thực

Các bạn có thể theo dõi thêm một sô nội dung thông tin bài viết sau đây để có thêm thông tin chi tiết. 

Chứng thực là gì? những giấy tờ bắt buộc công chứng chứng thực. 

Ai là người có thẩm quyền chứng thực? Quy định của pháp luật về địa điểm chứng thực

Quy định của pháp luật về sổ chứng thực và số chứng thực theo pháp  luật

Trên đây là toàn bộ những nội dung và thông tin mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến trường hợp nào yêu cầu bản sao, trường hợp nào yêu cầu chứng thực. Mong rằng thông qua những nội dung và thông tin mà chúng tôi cung cấp thì đã giúp ích cho các bạn trong việc thực hiện chứng thực. Nếu các bạn còn có những nội dung câu hỏi thắc mắc khác có liên quan thì liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn