Các trường hợp phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2024

1. Khái niệm quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật quản lý thuế năm 2019, việc khai quyết toán thuế được hiểu là quá trình xác định số tiền thuế mà người nộp thuế phải đóng cho năm tính thuế hoặc cho thời gian tính thuế từ đầu năm đến khi chấm dứt hoạt động kinh doanh phát sinh nghĩa vụ thuế. Quyết toán thuế cũng bao gồm việc xác định số thuế phải nộp từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế đến khi chấm dứt hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác về số thuế mà người nộp thuế phải thực hiện.

Đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), quyết toán thuế được hiểu là cá nhân có thu nhập chịu thuế tự tiến hành hoặc ủy quyền cho cơ quan, tổ chức chi trả thu nhập để thực hiện việc tổng hợp lại toàn bộ số thu nhập đã nhận trong suốt năm dương lịch. Thông qua đó, sẽ tính toán chính xác số thuế TNCN mà cá nhân đó phải nộp, cũng như xác định rõ ràng số thuế đã nộp thừa để yêu cầu hoàn thuế, hoặc sử dụng số thuế thừa để bù trừ cho các kỳ tính thuế tiếp theo. Đây là một quá trình quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế cũng như thực hiện đầy đủ trách nhiệm về thuế với nhà nước.

Ngoài ra, việc quyết toán thuế TNCN còn giúp các bên liên quan, bao gồm cả cơ quan thuế và người nộp thuế, hoàn thành nghĩa vụ thuế của mình một cách rõ ràng, minh bạch và chính xác. Đây là căn cứ pháp lý vững chắc để đảm bảo rằng không có trường hợp nộp thiếu thuế hoặc nộp thừa thuế mà không được xử lý đúng theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình quyết toán thuế giúp duy trì tính công bằng trong hệ thống thuế và đảm bảo nguồn thu cho ngân sách nhà nước.

2. Các trường hợp phải quyết toán thuế TNCN

Theo tiểu mục 1 Mục I Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 do Tổng cục Thuế ban hành, hướng dẫn cụ thể về việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế như sau:

Thứ nhất, đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên nhưng không đáp ứng điều kiện để ủy quyền cho nơi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, cá nhân phải trực tiếp thực hiện khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Điều này áp dụng trong trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế đã nộp thừa muốn đề nghị hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo. Quy định này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quyết toán thuế đối với các cá nhân có nguồn thu nhập phức tạp từ nhiều nơi.

Thứ hai, đối với cá nhân cư trú có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng tính từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam trong 12 tháng liên tục đạt 183 ngày trở lên, thì cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế lần đầu cho kỳ 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Quy định này nhằm điều chỉnh và xác định chính xác thời điểm quyết toán thuế cho các cá nhân nước ngoài có thời gian cư trú tại Việt Nam không trọn vẹn trong năm dương lịch.

Thứ ba, cá nhân là người nước ngoài, khi kết thúc hợp đồng lao động và chuẩn bị xuất cảnh khỏi Việt Nam, có trách nhiệm thực hiện khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi rời khỏi Việt Nam. Nếu chưa hoàn tất thủ tục quyết toán thuế, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc một cá nhân/tổ chức khác thực hiện quyết toán thuế thay mình. Đối với các trường hợp được ủy quyền này, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm đối với số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc hoàn trả thuế thừa cho cá nhân.

Thứ tư, đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán mà chưa được khấu trừ thuế trong năm, cá nhân phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế. Điều này cũng áp dụng trong trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế đã nộp thừa cần được hoàn hoặc bù trừ vào các kỳ khai thuế tiếp theo. Quy định này đảm bảo các cá nhân có thu nhập từ các nguồn nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.

Cuối cùng, đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, hoặc mắc bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, cá nhân không được phép ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay. Thay vào đó, cá nhân phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định. Điều này đảm bảo rằng những cá nhân gặp khó khăn trong quá trình nộp thuế vẫn có thể được xem xét giảm thuế một cách hợp lý và minh bạch.

3. Hồ sơ, thủ tục quyết toán thuế TNCN

Theo hướng dẫn tại tiểu mục 1 Mục IV của Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 do Cục thuế TP. Hà Nội ban hành, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với kỳ tính thuế năm 2022 được quy định cụ thể cho cả cá nhân và tổ chức trả thu nhập như sau:

Thứ nhất, đối với cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN, mẫu này được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là tờ khai quan trọng, giúp xác định số thuế mà cá nhân phải nộp hoặc được hoàn lại.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, cũng được ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Phụ lục này được sử dụng để khai báo và tính toán các khoản giảm trừ cho người phụ thuộc, nhằm xác định chính xác thu nhập chịu thuế sau khi đã khấu trừ các khoản giảm trừ.
• Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm, bao gồm cả số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ xem xét xử lý hồ sơ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế mà không bắt buộc phải có chứng từ này. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân trong quá trình nộp hồ sơ quyết toán thuế, đặc biệt khi tổ chức trả thu nhập không còn hoạt động.
• Trường hợp tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cá nhân nộp bản thể hiện của chứng từ khấu trừ điện tử này, tức bản giấy do người nộp thuế tự in từ chứng từ điện tử do tổ chức trả thu nhập gửi.
• Bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do cơ quan trả thu nhập cấp, hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài. Trong trường hợp cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy chứng nhận số thuế đã nộp, cá nhân có thể nộp chứng từ ngân hàng kèm xác nhận của chính mình.
• Bản sao các hóa đơn chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có). Các khoản đóng góp này có thể được khấu trừ khi tính thuế, do đó cần có tài liệu chứng minh.
• Tài liệu chứng minh thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán, hoặc thu nhập từ nước ngoài nếu cá nhân có nhận thu nhập từ các nguồn này. Điều này đảm bảo việc quyết toán thuế đầy đủ và chính xác đối với các khoản thu nhập từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu có), theo hướng dẫn tại Công văn này, cần nộp nếu tại thời điểm quyết toán, cá nhân chưa đăng ký người phụ thuộc nhưng vẫn muốn tính giảm trừ.

Thứ hai, đối với tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là mẫu tờ khai dùng để báo cáo tổng thu nhập của cá nhân và tổ chức trong năm tính thuế.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, sử dụng mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN, và Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần, mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN, đều được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC. Các phụ lục này chi tiết các mức thuế áp dụng cho từng cá nhân.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN, giúp tổ chức kê khai và tính toán các khoản giảm trừ thuế cho cá nhân.

Cuối cùng, trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế thay, cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN. Mẫu này được ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC và giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi thực hiện quyết toán thuế thay cho người nộp thuế.

Theo tiểu mục 2, Mục IV của Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023, quy định về nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã được nêu rõ ràng dựa trên hướng dẫn tại Khoản 8 Điều 11 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN trực tuyến thông qua trang web https://canhan.gdt.gov.vn, hệ thống sẽ tự động hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế mà cá nhân đã kê khai trong năm.

Cụ thể, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được phân chia thành hai đối tượng chính. Thứ nhất là đối với các tổ chức trả thu nhập, họ sẽ nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức đó. Thứ hai, đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, nơi nộp hồ sơ sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố cụ thể như loại thu nhập và hình thức khai thuế trong năm.

Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và tự khai thuế trong năm, hồ sơ quyết toán sẽ được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã thực hiện khai thuế trong năm. Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi hoặc thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, cá nhân sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân có thể tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ, tại cơ quan thuế nơi tổ chức trả thu nhập hoặc nơi cá nhân cư trú.

Nếu cá nhân cư trú có thu nhập từ nhiều nơi và thuộc diện khấu trừ thuế tại nguồn, nơi nộp hồ sơ quyết toán sẽ là cơ quan thuế quản lý tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có tính giảm trừ gia cảnh. Trong trường hợp thay đổi nơi làm việc, hồ sơ quyết toán sẽ được nộp tại cơ quan thuế của tổ chức cuối cùng trả thu nhập có tính giảm trừ gia cảnh. Nếu không có tổ chức nào tính giảm trừ gia cảnh cho cá nhân, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng ngắn hạn dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tại một hay nhiều nơi đã khấu trừ 10% thu nhập, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không còn làm việc tại tổ chức nào, nơi nộp hồ sơ sẽ là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Ngoài ra, đối với các cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện tự quyết toán thuế và có yêu cầu giảm thuế do các lý do đặc biệt như thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, nơi nộp hồ sơ chính là cơ quan thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ giảm thuế.

Như vậy, quy định về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định cụ thể và rõ ràng, giúp các cá nhân và tổ chức dễ dàng thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật.

Xem thêm bài viết: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể?

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.