Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN năm 2024

1. Cơ sở pháp lý

Căn cứ pháp lý cho việc khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2024 đối với cá nhân tự mình thực hiện thủ tục này trực tiếp tại cơ quan thuế được quy định rõ ràng tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Cụ thể, theo điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này, các cá nhân có nghĩa vụ phải lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN một cách chính xác và đầy đủ.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP đã cụ thể hóa các quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN nhằm đảm bảo sự tuân thủ và minh bạch trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của công dân. Đối với năm 2024, các cá nhân có nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác phải tự mình xác định số tiền thuế đã nộp trong năm và tính toán xem liệu có phải nộp thêm hoặc được hoàn thuế hay không. Quá trình này yêu cầu các cá nhân phải thu thập đầy đủ các chứng từ, giấy tờ liên quan đến thu nhập, số tiền đã khấu trừ thuế, cũng như các khoản đóng góp khác mà luật pháp quy định.

Để thực hiện đúng nghĩa vụ này, cá nhân cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu cần thiết như tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN, bản sao các giấy tờ liên quan đến thu nhập và khấu trừ thuế, cùng với các tài liệu minh chứng khác nếu có. Tất cả các tài liệu này cần được nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền nơi cá nhân cư trú hoặc nơi cá nhân đăng ký mã số thuế.

Quy định này không chỉ nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc khai thuế mà còn là cơ sở để cơ quan thuế thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý nếu có sai sót hoặc gian lận trong khai báo thuế. Do đó, việc hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý là rất quan trọng, nhằm tránh những rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của chính cá nhân trong quá trình khai quyết toán thuế TNCN.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP cũng nhấn mạnh việc cá nhân tự chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã khai báo, và nếu có sai phạm, cá nhân có thể phải chịu các biện pháp xử lý theo quy định pháp luật. Vì vậy, việc nắm vững các quy định liên quan đến hồ sơ khai quyết toán thuế là vô cùng cần thiết để đảm bảo quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế diễn ra suôn sẻ và đúng luật.

2. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Căn cứ tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021, các quy định cụ thể về đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã được đề ra một cách chi tiết. Những đối tượng này bao gồm cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, cũng như các tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế TNCN. Dưới đây là những trường hợp cụ thể:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm tự khai quyết toán thuế nếu trong quá trình làm việc, họ có phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế đã nộp thừa cần hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên nhưng tổng số ngày có mặt tại Việt Nam trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên đến Việt Nam đạt từ 183 ngày trở lên. Những cá nhân này phải thực hiện khai quyết toán thuế cho cả giai đoạn 12 tháng liên tục này.

Ngoài ra, đối với cá nhân là người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam, họ cần khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi rời khỏi Việt Nam. Trong trường hợp không thể thực hiện trực tiếp, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác thực hiện việc quyết toán thuế thay. Tổ chức, cá nhân nhận ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm về số thuế TNCN còn phải nộp hoặc hoàn trả số thuế thừa.

Đặc biệt, các cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo và thuộc diện xét giảm thuế sẽ phải tự mình khai quyết toán thuế với cơ quan thuế mà không thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công:

Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN cho các cá nhân thuộc diện ủy quyền. Điều này không phụ thuộc vào việc có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Nếu cá nhân ủy quyền và có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống, thuộc diện được miễn thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải khai báo thông tin cá nhân này tại hồ sơ khai quyết toán thuế, nhưng không tổng hợp số thuế phải nộp thêm. Nếu tổ chức đã thực hiện quyết toán trước khi Nghị định 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực, không cần điều chỉnh hồi tố.

Ngoài ra, nếu có trường hợp cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do các thay đổi như sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân, bao gồm cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập được ủy quyền quyết toán thuế:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay. Điều này áp dụng cho các cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả khi không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân có thu nhập vãng lai ở các nơi khác không vượt quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%, không cần yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Nếu sau khi đã ủy quyền mà cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi rõ nội dung để cá nhân tự thực hiện việc quyết toán với cơ quan thuế.

Như vậy, các quy định này không chỉ nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc nộp thuế, mà còn giúp các cá nhân và tổ chức hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình trong việc thực hiện quyết toán thuế TNCN, tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.

3. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2024 đối với cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế cần phải bao gồm nhiều tài liệu chi tiết, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quá trình quyết toán. Cụ thể, hồ sơ bao gồm các thành phần sau:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Đây là tài liệu chủ đạo và bắt buộc trong bộ hồ sơ, được lập theo mẫu 02/QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai này là cơ sở để cá nhân khai báo các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản đã nộp và tính toán số thuế cần phải nộp thêm hoặc được hoàn lại sau khi quyết toán.

- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Được lập theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN, phụ lục này cũng ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là tài liệu rất quan trọng đối với những cá nhân có người phụ thuộc và muốn được giảm trừ thuế trên cơ sở này. Việc kê khai chi tiết và chính xác thông tin về người phụ thuộc giúp xác định chính xác số thuế phải nộp.

- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có): Các bản sao này là tài liệu chứng minh số tiền thuế mà cá nhân đã nộp trong năm. Điều này bao gồm:

+ Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ, mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ.

+ Trong trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế sẽ sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ điện tử (bản giấy tự in chuyển đổi từ chứng từ gốc điện tử).

- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng: Đây là các tài liệu xác nhận số thuế đã nộp, do cơ quan trả thu nhập cấp. Đối với thu nhập từ nước ngoài, nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, cá nhân có thể cung cấp bản sao chứng từ ngân hàng có xác nhận của người nộp thuế.

- Bản sao các hóa đơn chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học: Nếu có tham gia đóng góp, cá nhân cần nộp kèm các tài liệu chứng minh cho các khoản đóng góp này để được giảm trừ thuế.

- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả từ các tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài: Đối với cá nhân nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài, cần cung cấp tài liệu chứng minh về số tiền đã nhận được.

- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc: Trong trường hợp cá nhân muốn tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế nhưng người phụ thuộc đó chưa được đăng ký, thì cần nộp kèm hồ sơ đăng ký người phụ thuộc. Điều này đảm bảo rằng việc giảm trừ thuế cho người phụ thuộc được thực hiện một cách hợp lệ và đúng quy định.

Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này không chỉ giúp cá nhân hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách minh bạch mà còn giúp tránh được các sai sót, tranh chấp về sau. Cá nhân cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các chứng từ, giấy tờ liên quan trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế để đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi và chính xác.

4. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 cùng với hướng dẫn tại Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021, thời hạn khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được xác định như sau:

Đối với tổ chức trả thu nhập:

- Các tổ chức có trách nhiệm trả thu nhập cho người lao động, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức hành chính sự nghiệp, và các tổ chức khác, cần thực hiện việc khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn quy định. Thời hạn cuối cùng để các tổ chức nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Điều này có nghĩa là đối với năm 2023, hạn cuối để nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày 31/3/2024.

- Tuy nhiên, do ngày 31/3/2024 rơi vào ngày Chủ Nhật, một ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thời hạn này sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo là ngày 01/4/2024, căn cứ theo khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015. Điều này đảm bảo rằng các tổ chức có đủ thời gian để chuẩn bị và nộp hồ sơ quyết toán thuế mà không vi phạm quy định pháp luật.

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế:

- Các cá nhân có nghĩa vụ quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, bao gồm những người có nhiều nguồn thu nhập, thu nhập từ nhiều nơi, hoặc các trường hợp khác không thuộc diện tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, cần nộp hồ sơ quyết toán thuế trước ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Do đó, hạn cuối cùng để các cá nhân này nộp hồ sơ quyết toán thuế cho năm 2023 là ngày 30/4/2024.

- Tuy nhiên, ngày 30/4/2024 lại trùng với ngày nghỉ lễ, một ngày nghỉ chính thức theo quy định của pháp luật. Do đó, tương tự như đối với tổ chức trả thu nhập, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo, cụ thể là ngày 02/5/2024. Đây là quy định hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi của cá nhân trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà không bị áp lực về thời gian nộp hồ sơ.

Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN:

- Đối với các cá nhân có phát sinh nghĩa vụ hoàn thuế TNCN nhưng nộp hồ sơ quyết toán thuế sau thời hạn quy định, Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan cũng đưa ra quy định đặc biệt. Cụ thể, nếu cá nhân chậm nộp tờ khai quyết toán thuế, họ sẽ không bị áp dụng hình thức phạt vi phạm hành chính về việc khai quyết toán thuế quá hạn, miễn là có phát sinh hoàn thuế. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế trong trường hợp có sự chậm trễ không cố ý và khuyến khích việc nộp hồ sơ để được hoàn thuế kịp thời.

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quy định cụ thể và chi tiết trong pháp luật Việt Nam, nhằm đảm bảo người nộp thuế có thể thực hiện nghĩa vụ thuế một cách thuận tiện và chính xác. Theo hướng dẫn tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nơi cư trú, nơi làm việc, số lượng nguồn thu nhập và cách thức cá nhân khai thuế trong năm.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất?

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn để giải đáp mọi thắc mắc.