Hồ sơ tự khai quyết toán thuế TNCN gồm những giấy tờ gì?

1. Khái niệm hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Để hiểu rõ mục đích của việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), trước tiên cần nắm bắt định nghĩa về khai quyết toán thuế. Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế năm 2019, khai quyết toán thuế được định nghĩa là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc khoảng thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Do đó, quyết toán thuế TNCN có thể hiểu là việc cá nhân có thu nhập chịu thuế tự thực hiện hoặc ủy quyền cho nơi trả thu nhập để tổng hợp toàn bộ thu nhập nhận được trong năm dương lịch và tính toán chính xác số thuế TNCN phải nộp. Quyết toán cũng bao gồm việc hoàn trả số thuế đã nộp thừa và điều chỉnh số thuế vào kỳ tiếp theo nếu cần. Mục đích cuối cùng của việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là để xác định chính xác số thuế mà cá nhân phải nộp, cũng như số thuế được hoàn và bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo. Quyết toán thuế giúp đảm bảo rằng số tiền thuế phải nộp được tính toán đúng đắn, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu thuế. Đồng thời, quy trình này cũng giúp điều chỉnh các khoản thuế đã nộp thừa, hoàn trả hoặc bù trừ số thuế cho kỳ sau, từ đó đảm bảo người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chính xác và đầy đủ. Điều này không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đúng đắn mà còn hỗ trợ cơ quan thuế trong việc quản lý và kiểm soát nguồn thu ngân sách một cách hiệu quả.

2. Thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Theo tiết 1.1 Tiểu mục 1 Mục 4 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hồ sơ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN, được ban hành kèm theo Phụ lục 2 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN, cũng được ban hành theo Phụ lục 2 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể căn cứ vào cơ sở dữ liệu để xử lý hồ sơ quyết toán mà không cần chứng từ khấu trừ thuế.

- Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế phải sử dụng bản in của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế.

- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ số tờ khai thuế) do cơ quan trả thu nhập cấp, hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

- Bản sao các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

- Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế mà người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký.

3. Quy định về thời hạn nộp hồ sơ

Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau: (a) Hồ sơ quyết toán thuế phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính, trong khi hồ sơ khai thuế năm phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính; (b) Đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch; và (c) Hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán phải nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề, trừ trường hợp mới bắt đầu kinh doanh thì phải nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

Theo quy định này, hạn chót để nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của năm 2023 trong năm 2024 được xác định như sau: Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, thời hạn nộp hồ sơ là ngày 31/3/2024, nhưng do ngày 31/3/2024 rơi vào Chủ nhật, nên thời hạn thực tế là ngày 01/4/2024. Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ là ngày 30/4/2024, nhưng vì ngày 30/4/2024 trùng với kỳ nghỉ lễ kéo dài đến ngày 01/5/2024, nên thời hạn thực tế là ngày 02/5/2024. Cần lưu ý rằng, đối với hồ sơ thuế điện tử, thời hạn nộp hồ sơ vẫn theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, trừ trường hợp có quy định cụ thể từ cơ quan thuế.

4. Các kênh nộp hồ sơ

Căn cứ tiểu mục 2.2 Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hướng dẫn về quyết toán thuế thu nhập cá nhân do Tổng cục Thuế ban hành, quy định về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

Đối với cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công từ một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm, hồ sơ khai quyết toán thuế phải nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế theo tháng hoặc quý trong năm. Nếu cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên, bao gồm cả trường hợp có thu nhập từ tổ chức đã khấu trừ thuế, hồ sơ quyết toán thuế phải nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trong trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân có thể lựa chọn nơi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cư trú.

Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên, hồ sơ quyết toán thuế được nộp như sau: Nếu cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào, thì hồ sơ quyết toán thuế nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức đó. Nếu cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tổ chức cuối cùng tính giảm trừ gia cảnh, hồ sơ quyết toán nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức cuối cùng. Ngược lại, nếu tổ chức cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh, hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú. Nếu cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ tổ chức nào, hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động, ký hợp đồng dưới 03 tháng, hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ tại một hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%, hồ sơ quyết toán thuế nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú. Nếu cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không còn làm việc tại tổ chức chi trả tại thời điểm quyết toán, hồ sơ quyết toán cũng nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Đối với cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công và có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, hồ sơ quyết toán thuế nộp tại cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế này cũng có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán theo quy định.

Nếu cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua trang web https://canhan.gdt.gov.vn, hệ thống sẽ hỗ trợ xác định cơ quan thuế dựa trên thông tin nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn kê khai, quyết toán thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC của Tổng Cục Thuế

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ.