Các trường hợp thay đổi thư ký Tòa án trong vụ án hình sự

Trong cơ chế vận hành của hệ thống tư pháp hình sự, tính khách quan và sự vô tư của những người tiến hành tố tụng là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sự công bằng và hợp pháp của phán quyết cuối cùng. Thư ký Tòa án (TKTA) là một trong những người tiến hành tố tụng, dù đảm nhiệm vai trò chủ yếu là hỗ trợ hành chính, nhưng lại nắm giữ trách nhiệm ghi chép Biên bản phiên tòa - một tài liệu tố tụng có giá trị pháp lý tối cao, ghi lại toàn bộ diễn biến và chứng cứ tại phiên xét xử. Tính trung thực của Biên bản này là yếu tố quyết định sự liêm chính của hồ sơ vụ án.

Do tầm quan trọng này, Bộ luật Tố tụng Hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2021 và 2025 (BLTTHS) đã thiết lập những quy định nghiêm ngặt về việc loại trừ bất kỳ yếu tố nào có thể gây xung đột lợi ích hoặc thiên vị đối với TKTA. Sự cần thiết phải thay đổi TKTA không chỉ xuất phát từ yêu cầu loại bỏ rủi ro sai sót trong ghi chép, mà còn nhằm duy trì niềm tin của công chúng vào nguyên tắc "Phụng công thủ pháp, chí công vô tư" của ngành Tòa án. Khi một TKTA có dấu hiệu không vô tư, việc không thay đổi họ kịp thời có thể cấu thành vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng, đe dọa trực tiếp đến tính hợp pháp của bản án.

1. Thư ký Tòa án trong tố tụng hình sự

1.1. Vị trí pháp lý và vai trò của thư ký Tòa án trong tố tụng hình sự

Thư ký Tòa án là một mắt xích không thể thiếu trong guồng máy tố tụng hình sự, đảm nhiệm các chức năng hỗ trợ hành chính và ghi chép có ý nghĩa pháp lý tối cao, góp phần đảm bảo tính liên tục và hợp pháp của quá trình xét xử.

1.1.1. Vị trí là cán bộ công chức và người tiến hành tố tụng 

Về mặt hành chính, TKTA có vị trí là một cán bộ, công chức Nhà nước, được biên chế và hưởng lương từ ngân sách. Theo tư tưởng của Chủ tịch Hồ Chí Minh, cán bộ là "cái gốc của mọi công việc," và công việc thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào chất lượng cán bộ. Vị trí của TKTA là "chỗ" xác định riêng cho họ trong bộ máy tư pháp, được thể hiện thông qua các nhiệm vụ và quyền hạn được pháp luật ghi nhận.

Trong Tố tụng Hình sự, TKTA được xác định là một trong những người có thẩm quyền tiến hành tố tụng. Sự tham gia của họ, mặc dù mang tính chất hỗ trợ và hành chính, lại là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính hợp pháp của các hoạt động tố tụng thuộc thẩm quyền của Tòa án.

1.1.2. Nhiệm vụ và giá trị pháp lý của biên bản phiên tòa

Nhiệm vụ chính của TKTA bao gồm hỗ trợ hoạt động tố tụng, chuẩn bị hồ sơ vụ án , và đặc biệt quan trọng là ghi Biên bản phiên tòa. Biên bản phiên tòa không chỉ là một tài liệu hành chính thông thường; đó là một tài liệu tố tụng hết sức quan trọng, có giá trị là bằng chứng chính thức ghi lại toàn bộ sự thật khách quan diễn ra tại Tòa án.

Biên bản phiên tòa phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm mở phiên tòa và mọi diễn biến từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, bao gồm các câu hỏi, câu trả lời, lời trình bày của người tham gia tố tụng và các quyết định được Hội đồng xét xử (HĐXX) đưa ra. Tính trung thực của TKTA khi lập biên bản là yếu tố quyết định tính hợp pháp của tài liệu tố tụng này.

1.1.3. Mối liên hệ nhân quả giữa vai trò hành chính và hậu quả pháp lý tối cao

Thực tế cho thấy, vai trò của TKTA, mặc dù được xem là hỗ trợ, lại ẩn chứa một rủi ro pháp lý cực kỳ nghiêm trọng. Nếu TKTA thiếu trung thực, họ có thể dễ dàng lợi dụng vị trí tiếp xúc nhiều với hồ sơ, tài liệu chứng cứ để làm sai lệch hồ sơ vụ án, đặc biệt là nội dung Biên bản phiên tòa. Sự sai lệch này không chỉ là một vi phạm hành chính đơn thuần mà cấu thành vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng. Vi phạm này có thể là căn cứ pháp lý để Tòa án cấp trên hủy bản án ở cấp phúc thẩm hoặc giám đốc thẩm.

Do đó, việc Bộ luật Tố tụng Hình sự thể hiện cơ chế vận hành của hệ thống tư pháp hình sự, tính khách quan và sự vô tư của những người tiến hành tố tụng là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sự công bằng và hợp pháp của phán quyết cuối cùng. Thư ký Tòa án là một trong những người tiến hành tố tụng, dù đảm nhiệm vai trò chủ yếu là hỗ trợ hành chính, nhưng lại nắm giữ trách nhiệm ghi chép Biên bản phiên tòa - một tài liệu tố tụng có giá trị pháp lý tối cao, ghi lại toàn bộ diễn biến và chứng cứ tại phiên xét xử. Tính trung thực của Biên bản này là yếu tố quyết định sự liêm chính của hồ sơ vụ án.

Do tầm quan trọng này, BLTTHS đã thiết lập những quy định nghiêm ngặt về việc loại trừ bất kỳ yếu tố nào có thể gây xung đột lợi ích hoặc thiên vị đối với TKTA. Sự cần thiết phải thay đổi TKTA không chỉ xuất phát từ yêu cầu loại bỏ rủi ro sai sót trong ghi chép, mà còn nhằm duy trì niềm tin của công chúng vào nguyên tắc "Phụng công thủ pháp, chí công vô tư" của ngành Tòa án. Khi một TKTA có dấu hiệu không vô tư, việc không thay đổi họ kịp thời có thể cấu thành vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng, đe dọa trực tiếp đến tính hợp pháp của bản án.

1.2. Nguyên tắc khách quan, vô tư và lý do thay đổi Thư ký tòa án 

Nguyên tắc hoạt động cơ bản của toàn ngành Tòa án là "Phụng công thủ pháp, chí công vô tư". Để thực hiện nguyên tắc này, TKTA, với vị trí là người hoạt động trong cơ quan đi tìm công lý, phải có đức tính trung thực tuyệt đối.

Sự cần thiết của việc thay đổi TKTA xuất phát từ yêu cầu bảo vệ tính khách quan của việc giải quyết vụ án. Khi có dấu hiệu xung đột lợi ích hoặc thiên vị, niềm tin vào sự công minh của pháp luật bị đe dọa.

Thực tiễn cho thấy, không ít vụ tiêu cực như "chạy án" hay "vòi vĩnh" đã biểu hiện sự xuống cấp về đạo đức của một số cán bộ Tòa án. Do đó, việc quy định các trường hợp phải từ chối hoặc bị thay đổi (Điều 49, Điều 54 BLTTHS 2015) là biện pháp phòng ngừa nhằm loại trừ mọi yếu tố cá nhân có thể làm biến chất, tha hóa cán bộ, dẫn đến làm sai lệch hồ sơ hoặc ảnh hưởng đến sự công bằng của phán quyết.

Ngoài ra, TKTA thường là người đầu tiên người dân tiếp xúc khi liên hệ với Tòa án. Phương pháp và thái độ làm việc của TKTA có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người dân và niềm tin của họ đối với hệ thống tư pháp. Việc loại bỏ ngay lập tức một TKTA khi có căn cứ rõ ràng không vô tư không chỉ là thủ tục pháp lý bắt buộc mà còn là hành động chiến lược nhằm duy trì sự thiện cảm, xóa bỏ rào cản tâm lý, và củng cố niềm tin của công chúng vào tính liêm chính và công bằng của Tòa án.

2. Các trường hợp thay đổi Thư ký tòa án trong vụ án hình sự 

Việc thay đổi Thư ký Tòa án trong vụ án hình sự được quy định cụ thể tại BLTTHS, chủ yếu dựa trên Điều 49 BLTTHS các trường hợp chung áp dụng cho tất cả NHTT " Người có thẩm quyền tiến hành tố tụng phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi khi thuộc một trong các trường hợp: Đồng thời là bị hại, đương sự; là người đại diện, người thân thích của bị hại, đương sự hoặc của bị can, bị cáo; Đã tham gia với tư cách là người bào chữa, người làm chứng, người giám định, người định giá tài sản, người phiên dịch, người dịch thuật trong vụ án đó;Có căn cứ rõ ràng khác để cho rằng họ có thể không vô tư trong khi làm nhiệm vụ." và Điều 54 BLTTHS quy định các trường hợ phải từ chối hoặc thay đổi Thư ký tòa án trong vụ án hình sự: "Thư ký Tòa án phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi khi thuộc một trong các trường hợp: Trường hợp quy định tại Điều 49 của Bộ luật này; Đã tiến hành tố tụng vụ án đó với tư cách là Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Điều tra viên, Cán bộ điều tra, Thẩm phán, Hội thẩm, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án". 

BLTTHS dành một chương quy định về việc thay đổi Người tiến hành tố tụng, từ Điều 49 đến Điều 54, nhằm đảm bảo rằng tất cả những người tham gia vào quá trình giải quyết vụ án hình sự đều phải duy trì tính khách quan và vô tư tuyệt đối. Sự khách quan này được pháp lý hóa thông qua việc loại trừ các mối quan hệ và vai trò có thể gây xung đột lợi ích.

Điều 54 BLTTHS quy định cụ thể và đầy đủ các trường hợp Thư ký Tòa án phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi. Căn cứ thay đổi TKTA được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp các trường hợp xung đột lợi ích chung và các trường hợp xung đột chức danh tố tụng đặc thù.

 - Áp dụng các căn cứ chung về xung đột lợi ích cá nhân (điểm a, Khoản 1, Điều 54 dẫn chiếu Điều 49 BLTTHS)

Theo Khoản 1a Điều 54 , Thư ký Tòa án phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi khi thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 49 của Bộ luật này. Điều này khẳng định sự đồng nhất trong nguyên tắc loại trừ xung đột lợi ích đối với TKTA tương đương với các chức danh tiến hành tố tụng cấp cao như Điều tra viên, Kiểm sát viên, và Thẩm phán.

Các căn cứ chính tại Điều 49 bao gồm:

• Xung đột lợi ích trực tiếp (Khoản 1): TKTA đồng thời là bị hại, đương sự; là người đại diện, người thân thích của bị hại, đương sự hoặc của bị can, bị cáo.
• Xung đột vai trò tham gia (Khoản 2): TKTA đã tham gia vụ án đó với tư cách là người bào chữa, người làm chứng, người giám định, người định giá tài sản, người phiên dịch, người dịch thuật.
• Xung đột khách quan tổng quát (Khoản 3): Có căn cứ rõ ràng khác để cho rằng họ có thể không vô tư trong khi làm nhiệm vụ.

- Căn cứ đặc thù về việc luân chuyển chức danh tố tụng (điểm b, khoản 1, Điều 54)

Điểm b, khoản 1 Điều 54 quy định một căn cứ đặc thù và bắt buộc riêng cho Thư ký Tòa án nhằm ngăn chặn sự chuyển giao vai trò trong cùng một vụ án: TKTA phải thay đổi nếu: "Đã tiến hành tố tụng vụ án đó với tư cách là Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Điều tra viên, Cán bộ điều tra, Thẩm phán, Hội thẩm, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án".

Quy định này thiết lập một hàng rào pháp lý để loại trừ các trường hợp sau:

• Chức danh đã từng đưa ra quyết định hoặc truy tố: Ngăn chặn việc một người đã từng ở vị trí Kiểm sát viên hay Thẩm phán trong vụ án đó, nay chuyển sang vai trò TKTA hỗ trợ xét xử. Sự chuyển đổi này có thể dẫn đến định kiến tích lũy, làm ảnh hưởng đến tính khách quan trong việc ghi chép và tham mưu.
• Chức danh đã từng tham gia điều tra/thẩm tra: Ngăn chặn người đã tham gia điều tra (Điều tra viên) hoặc thẩm tra hồ sơ (Thẩm tra viên) tiếp tục làm TKTA tại phiên tòa.
• Đã từng là TKTA trước đó: Ngay cả việc đã từng làm Thư ký Tòa án trong các giai đoạn tố tụng trước của cùng vụ án đó cũng là căn cứ bắt buộc phải thay đổi.

Yêu cầu này đảm bảo tính độc lập và khách quan tuyệt đối của từng vai trò và từng giai đoạn tố tụng, ngay cả đối với các chức danh mang tính chất hỗ trợ như Thư ký Tòa án.

3. Các trường hợp thư ký Tòa án phải từ chối hoặc bị thay đổi 

Các trường hợp bắt buộc TKTA phải từ chối tham gia tố tụng hoặc bị người có thẩm quyền ra quyết định thay đổi được chia thành ba nhóm chính, tập trung vào xung đột lợi ích cá nhân, xung đột vai trò tham gia, và xung đột chức danh tiến hành tố tụng.

3.1. Các trường hợp xung đột lợi ích trực tiếp (khoản 1 Điều 49)

TKTA phải từ chối hoặc bị thay đổi khi họ có mối quan hệ trực tiếp hoặc thân thích với các bên liên quan trong vụ án:

Là Bị hại, đương sự (Tư cách cá nhân): TKTA đồng thời là người bị thiệt hại do tội phạm gây ra hoặc là người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hình sự.

Là Người đại diện/Người thân thích: TKTA là người đại diện hoặc người thân thích của Bị hại, Đương sự, Bị can, hoặc Bị cáo. Trong TTHS, "người thân thích" thường bao gồm cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, và các mối quan hệ họ hàng gần gũi.

Sự tham gia trong những vai trò này khiến TKTA trở thành một bên có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp, làm mất đi tính khách quan trong việc ghi chép và hỗ trợ tố tụng. Việc có người thân thích dính líu đến vụ án, dù chỉ là đương sự (người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan), đã đủ căn cứ để đặt ra nghi vấn về tính vô tư, cho thấy pháp luật ưu tiên tuyệt đối cho tính khách quan hình thức hơn hiệu suất tố tụng.

3.2. Các trường hợp đã tham gia tố tụng với tư cách khác (Khoản 2 Điều 49) 

TKTA phải từ chối hoặc bị thay đổi nếu họ đã từng tham gia vụ án đó với tư cách là: Người bào chữa, Người làm chứng, Người giám định, Người định giá tài sản, Người phiên dịch, hoặc Người dịch thuật.

Việc đã tham gia ở các vai trò này đồng nghĩa với việc TKTA đã hình thành nhận định hoặc quan điểm về sự thật vụ án, hoặc đã đóng góp vào việc tạo ra chứng cứ. Khi chuyển sang vai trò hỗ trợ xét xử, họ không còn đảm bảo được sự "vô tư" cần thiết để ghi chép lại một cách trung thực và khách quan mọi diễn biến tại phiên tòa.

3.3. Trường hợp xung đột lợi ích tiềm ẩn hoặc chuyên môn đặc thù 

- Có căn cứ rõ ràng khác để cho rằng họ có thể không vô tư (Khoản 3 Điều 49). Các ví dụ điển hình bao gồm:

• Quan hệ tình cảm, quan hệ thông gia.
• Quan hệ công tác, đặc biệt khi vụ án liên quan đến thủ trưởng cơ quan, nơi người thân của TKTA làm việc.
• Quan hệ kinh tế, chẳng hạn như TKTA là cổ đông hoặc đối tác làm ăn với bị hại, hoặc TKTA nợ tiền một trong các đương sự.

Việc xác định "căn cứ rõ ràng khác" đòi hỏi sự đánh giá cẩn trọng của Chánh án hoặc HĐXX, dựa trên nguyên tắc khả năng cao phát sinh sự thiếu vô tư, thể hiện ý chí của nhà làm luật trong việc loại trừ mọi nghi ngờ về tính công tâm của Tòa án.

- Đã tiến hành tố tụng vụ án đó với tư cách là người tiến hành tố tụng khác (điểm b, khoản 1, Điều 54). TKTA phải thay đổi nếu đã từng là: Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Điều tra viên, Cán bộ điều tra, Thẩm phán, Hội thẩm, hoặc Thẩm tra viên trong vụ án đó.

Quy định này đặc biệt nhấn mạnh rằng việc chuyển đổi từ vai trò chủ động ra quyết định (Thẩm phán, KSV) hoặc chủ động thu thập chứng cứ (Điều tra viên) sang vai trò hỗ trợ ghi chép (TKTA) trong cùng một vụ án là không được phép. Điều này ngăn chặn sự thiên vị hoặc định kiến tích lũy trong các giai đoạn tố tụng trước.

4. Kết luận

Việc thay đổi Thư ký Tòa án trong tố tụng hình sự là yêu cầu pháp lý bắt buộc và tối quan trọng, nhằm bảo đảm nguyên tắc khách quan, vô tư tuyệt đối trong việc giải quyết vụ án. Dựa trên BLTTHS, căn cứ thay đổi TKTA được xây dựng trên hai nhóm nguyên tắc chính: xung đột lợi ích cá nhân (Điều 49) và xung đột vai trò tố tụng (Điều 54).

TKTA phải từ chối hoặc bị thay đổi nếu có bất kỳ mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp nào với các bên liên quan trong vụ án, bao gồm:Đồng thời là bị hại, đương sự, hoặc là người thân thích/người đại diện của bị hại, đương sự, bị can, bị cáo. Có căn cứ rõ ràng khác chứng minh sự thiếu vô tư khi làm nhiệm vụ (ví dụ: quan hệ kinh tế, công tác, hoặc các mối quan hệ xã hội gây xung đột lợi ích).

TKTA không được phép tham gia vụ án nếu đã từng đóng vai trò cung cấp chứng cứ hoặc ở vị trí ra quyết định trong cùng vụ án đó: Đã tham gia với tư cách là người làm chứng, người bào chữa, người giám định, người phiên dịch, hoặc người dịch thuật. Đã tiến hành tố tụng với bất kỳ chức danh nào khác, bao gồm Kiểm sát viên, Điều tra viên, Thẩm phán, Hội thẩm, Thẩm tra viên, hoặc thậm chí đã từng là Thư ký Tòa án trong giai đoạn trước của vụ án đó. Những quy định nghiêm ngặt này không chỉ là thủ tục hành chính mà là hàng rào pháp lý nhằm bảo vệ sự liêm chính của hồ sơ vụ án (đặc biệt là Biên bản phiên tòa) và củng cố niềm tin của công chúng vào tính công bằng của hệ thống tư pháp hình sự.

Mọi thắc mắc về mặt pháp lý mời quý khách hàng liên hệ hotline Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6162 để được giải đáp kịp thời.

Xin trân trọng cảm ơn!