Thư ký Tòa án trong vụ án hình sự có nhiệm vụ và quyền hạn gì?

Thư ký Tòa án là một trong những chức danh công chức tư pháp quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính hợp pháp và trôi chảy của toàn bộ quá trình tố tụng, từ giai đoạn chuẩn bị xét xử đến khi kết thúc phiên tòa. Vị trí này đòi hỏi sự cân bằng giữa kiến thức pháp luật chuyên sâu (trình độ cử nhân Luật ), kỹ năng hành chính nghiệp vụ, và trách nhiệm cá nhân cao.

Trong tố tụng hình sự, Thư ký Tòa án còn được coi là Chủ thể Tiến hành Tố tụng, gánh vác trách nhiệm đặc thù đối với việc ghi chép biên bản phiên tòa - một tài liệu tố tụng có giá trị pháp lý tuyệt đối về diễn biến và tính khách quan của vụ án. Báo cáo này sẽ phân tích chi tiết cơ sở pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn của Thư ký Tòa án trong cả ba lĩnh vực tố tụng (Hình sự, Dân sự, Hành chính), làm rõ sự khác biệt với vai trò của Thẩm phán, và đặc biệt nhấn mạnh khung trách nhiệm pháp lý (bao gồm hình sự và kỷ luật) nhằm đánh giá toàn diện tầm quan trọng chiến lược và những thách thức mà đội ngũ này đang phải đối mặt trong hệ thống tư pháp Việt Nam.

1. Cơ sở pháp lý của thư ký tòa án

1.1. Khái niệm, phân ngạch và tiêu chuẩn bổ nhiệm

Thư ký Tòa án là một chức danh công chức chuyên môn nghiệp vụ, đóng vai trò hỗ trợ thiết yếu trong các hoạt động xét xử và hành chính tư pháp tại Tòa án. Vị trí này không chỉ đơn thuần là công việc hành chính mà đòi hỏi kiến thức pháp luật chuyên sâu, được khẳng định qua tiêu chuẩn bổ nhiệm, yêu cầu phải có trình độ cử nhân Luật trở lên.

Về phân ngạch, Thư ký Tòa án được phân thành các ngạch chuyên môn gồm Thư ký viên, Thư ký viên chính và Thư ký viên cao cấp. Sự phân ngạch này phản ánh kinh nghiệm, thâm niên và năng lực giải quyết công việc phức tạp trong tố tụng. Về mặt pháp lý, tiêu chuẩn bổ nhiệm Thư ký Tòa án đang có sự điều chỉnh quan trọng. Bắt đầu từ ngày 01/01/2025, tiêu chuẩn này sẽ được thực hiện theo quy định mới tại Điều 117 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2024 (Luật số 34/2024/QH15).

1.2. Sự phát triển của khung pháp lý và tầm quan trọng chiến lược

Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2024, có hiệu lực từ đầu năm 2025, đã củng cố và nâng cao vị thế pháp lý của Thư ký Tòa án. Điều 119 của Luật này khẳng định Thư ký Tòa án là người giữ vai trò hỗ trợ không thể thiếu trong toàn bộ chu trình hoạt động tư pháp của Tòa án.

Việc pháp luật chính thức thừa nhận tầm quan trọng chiến lược này đi kèm với các chính sách nhằm tăng cường thu hút và giữ chân nhân tài chất lượng. Công việc của Thư ký Tòa án có thể đòi hỏi làm việc nhiều giờ và chịu áp lực lớn, đặc biệt trong các giai đoạn gấp rút của vụ án. Nhằm giải quyết thách thức này, Điều 143 Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2024 quy định rõ ràng về chính sách ưu tiên chế độ tiền lương và phụ cấp đối với Thư ký Tòa án (cùng với Thẩm phán và Thẩm tra viên). Quy định này phản ánh sự công nhận về tính chất công việc phức tạp, đòi hỏi chuyên môn cao, đồng thời là một giải pháp chính sách để ổn định đội ngũ. Một đội ngũ Thư ký có chất lượng và sự ổn định sẽ gián tiếp nâng cao hiệu quả hoạt động tố tụng và giảm thiểu rủi ro sai sót trong các hồ sơ nhạy cảm, đặc biệt là vụ án hình sự.

Ngoài ra, Thư ký Tòa án còn có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng. Sau một thời gian làm việc nhất định, họ có thể thăng tiến lên chức danh Thẩm tra viên. Điều này định vị chức danh Thư ký không chỉ là một vị trí hành chính đơn thuần mà là một bước đệm quan trọng trong sự nghiệp tư pháp, khuyến khích sự gắn bó lâu dài và đầu tư vào năng lực chuyên môn.

2. Thư ký tòa án trong vụ án hình sự có nhiệm vụ, quyền hạn gì? 

Pháp luật Tố tụng Hình sự Việt Nam đặt Thư ký Tòa án vào một vị trí đặc biệt do tính chất nghiêm trọng của các vụ án. Thư ký Tòa án được phân công tiến hành tố tụng đối với vụ án hình sự, giữ vai trò là một trong những chủ thể tiến hành tố tụng (THTT). Căn cứ khoản 1 Điều 47 Bộ luật tố tụng hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2021 và 2025 (BLTTHS) quy định thư ký tòa trong vụ án hình sự có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: 

"1. Thư ký Tòa án được phân công tiến hành tố tụng đối với vụ án hình sự có những nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Kiểm tra sự có mặt của những người được Tòa án triệu tập; nếu có người vắng mặt thì phải nêu lý do;

b) Phổ biến nội quy phiên tòa;

c) Báo cáo Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên tòa và những người vắng mặt;

d) Ghi biên bản phiên tòa;

đ) Tiến hành hoạt động tố tụng khác thuộc thẩm quyền của Tòa án theo sự phân công của Chánh án Tòa án." 

Các nhiệm vụ và quyền hạn của họ không chỉ mang tính hành chính mà còn gắn liền với trách nhiệm bảo đảm tính hợp pháp và công minh của hoạt động xét xử. Các nhiệm vụ và quyền hạn cốt lõi được quy định tại Khoản 1, Điều 47 BLTTHS và được phân tích thành hai nhóm chính: công tác chuẩn bị phiên tòa và nhiệm vụ tại phiên tòa.

2.1. Công tác chuẩn bị và quản lý thủ tục phiên tòa hình sự

Đây là các hoạt động mang tính thủ tục bắt buộc được thực hiện trước khi Hội đồng xét xử (HĐXX) chính thức khai mạc phiên tòa.

Kiểm tra sự có mặt và làm rõ lý do vắng mặt (điểm a, c khoản 1 Điều 47 BLTTHS): Thư ký Tòa án có nhiệm vụ kiểm tra sự có mặt của tất cả những người được Tòa án triệu tập đến phiên tòa (bao gồm bị cáo, bị hại, kiểm sát viên, người bào chữa, người làm chứng, v.v.). Đây là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thường bao gồm việc kiểm tra cả giấy tờ tùy thân của những người tham gia. Nếu có người vắng mặt, Thư ký phải nêu rõ lý do vắng mặt. Sau đó, Thư ký phải báo cáo đầy đủ danh sách những người có mặt và vắng mặt, cùng với lý do vắng mặt, lên Hội đồng xét xử (thường là Chủ tọa phiên tòa). Báo cáo này là cơ sở để HĐXX quyết định phiên tòa có thể tiếp tục tiến hành hay không, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên được bảo đảm.

Phổ biến nội quy phiên tòa (điểm b khoản 1 Điều 47 BLTTHS): Thư ký Tòa án chịu trách nhiệm phổ biến nội quy phiên tòa cho tất cả những người tham dự và tham gia tố tụng. Việc này nhằm duy trì trật tự và kỷ cương trong phòng xử án, đảm bảo phiên tòa diễn ra nghiêm túc và đúng quy định pháp luật.

2.2. Nhiệm vụ tại phiên tòa 

Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 47 BLTTHS quy định nhiệm vụ của thư ký tòa án như sau: 

• Ghi biên bản phiên tòa là nhiệm vụ quan trọng nhất và mang tính chất nghiệp vụ cao nhất của Thư ký Tòa án.
• Tính chất của biên bản: Biên bản phiên tòa là văn bản tố tụng ghi lại toàn bộ diễn biến phiên tòa một cách đầy đủ, trung thực và khách quan. Nội dung ghi chép bao gồm thời gian, địa điểm, mọi diễn biến tại phiên tòa, các câu hỏi, câu trả lời, lời trình bày của người tham gia tố tụng và các quyết định của HĐXX.
• Giá trị pháp lý: Tính toàn vẹn và chính xác của biên bản có ý nghĩa tối quan trọng, bởi nó là một trong những tài liệu căn cứ để Tòa án cấp phúc thẩm, giám đốc thẩm xem xét lại quá trình xét xử và tính hợp pháp của bản án.
• Cơ chế kiểm soát: Sau khi phiên tòa kết thúc, Chủ tọa phiên tòa phải kiểm tra biên bản và cùng với Thư ký Tòa án ký xác nhận vào biên bản đó. Cơ chế ký xác nhận này là thủ tục bắt buộc, khẳng định trách nhiệm chung của cả Chủ tọa và Thư ký về tính chính xác của nội dung được ghi lại.
• Hỗ trợ công nghệ: Pháp luật cũng cho phép sử dụng thêm công cụ ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh để hỗ trợ việc ghi chép và đảm bảo tính minh bạch của phiên tòa.

Nhiệm vụ và quyền hạn mở rộng (điểm đ khoản 1 Điều 47 BLTTHS): Tiến hành hoạt động tố tụng khác là việc Thư ký Tòa án được thực hiện các hoạt động tố tụng khác thuộc thẩm quyền của Tòa án theo sự phân công của Chánh án Tòa án. Nhiệm vụ này bao gồm các công tác hành chính tư pháp và nghiệp vụ khác như thực hiện các công việc nghiệp vụ được phân công trong giai đoạn chuẩn bị xét xử (sắp xếp, hoàn thiện hồ sơ vụ án, chuyển giao văn bản tố tụng). Quy định này khẳng định rằng Thư ký Tòa án không chỉ làm việc trong phòng xử án mà còn hỗ trợ Chánh án thực hiện các công việc tư pháp ngoài phiên tòa để đảm bảo tiến trình tố tụng chung được thông suốt và đúng quy định.

3. Chức năng trong tố tụng dân sự và tố tụng hành chính 

Mặc dù có sự khác biệt về đối tượng giải quyết (hình sự liên quan đến tự do, dân sự liên quan đến tài sản/quan hệ cá nhân, hành chính liên quan đến quyết định quản lý nhà nước), chức năng cốt lõi của Thư ký Tòa án qua các lĩnh vực tố tụng vẫn giữ sự thống nhất cao.

3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn trong tố tụng dân sự 

Nhiệm vụ và quyền hạn trong tố tụng dân sự được quy định chi tiết tại Điều 51 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Khi được Chánh án phân công, Thư ký Tòa án thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Chuẩn bị công tác nghiệp vụ: Chuẩn bị các công tác cần thiết trước khi khai mạc phiên tòa. Điều này bao gồm việc lập biên bản lấy lời khai của người tham gia tố tụng.
• Kiểm tra thành phần tham gia: Kiểm tra sự có mặt của những người được triệu tập, kết hợp với việc kiểm tra giấy tờ tùy thân (như CMND, Hộ chiếu) và báo cáo cho Hội đồng xét xử về danh sách và lý do vắng mặt.
• Ghi biên bản: Ghi biên bản phiên tòa, phiên họp. Yêu cầu biên bản phải đầy đủ, khách quan và thể hiện toàn bộ diễn biến. Ngoài việc ghi biên bản, có thể sử dụng thêm công cụ ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh để hỗ trợ việc ghi chép và đảm bảo tính minh bạch của phiên tòa.

Biên bản phiên tòa dân sự cũng đóng vai trò là tài liệu quan trọng để Tòa án cấp trên (phúc thẩm, giám đốc thẩm) xem xét lại quá trình giải quyết vụ việc.

3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn trong tố tụng hành chính 

Trong tố tụng hành chính, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư ký Tòa án được quy định tại Điều 38 Luật Tố tụng Hành chính 2015. Các nhiệm vụ này gần như đồng nhất với tố tụng dân sự (TTDS)  và tố tụng hình sự (TTHS) xét về mặt thủ tục hành chính: 

• Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên toà.
• Phổ biến nội quy phiên toà.
• Báo cáo với Hội đồng xét xử về sự có mặt, vắng mặt của những người tham gia phiên toà theo giấy triệu tập của Toà án và lý do vắng mặt.
• Ghi biên bản phiên toà.
• Tiến hành các hoạt động tố tụng khác theo quy định của Luật Tố tụng hành chính.

Việc so sánh nhiệm vụ giữa ba lĩnh vực tố tụng cho thấy một mô hình chức năng cốt lõi được tiêu chuẩn hóa cao độ: hỗ trợ hành chính, quản lý hồ sơ, và ghi chép diễn biến. Tuy nhiên, mặc dù công việc có vẻ đồng nhất, nó đòi hỏi Thư ký Tòa án phải có khả năng chuyển đổi và nắm vững các khác biệt về thủ tục chi tiết của từng loại án (ví dụ: quy định về chứng cứ, thành phần tham gia tố tụng như Bị hại, Nguyên đơn dân sự trong TTHS khác với Đương sự trong TTDS).

Điều này tạo ra một thách thức lớn trong đào tạo. Thư ký Tòa án phải được huấn luyện chuyên sâu để nhận thức rõ mức độ nghiêm trọng và yêu cầu thủ tục khác nhau giữa Tố tụng Hình sự (liên quan đến quyền tự do cá nhân) và các lĩnh vực khác.

Kết luận

Thư ký Tòa án đóng vai trò là trụ cột nghiệp vụ không thể thiếu trong hệ thống tư pháp Việt Nam. Họ là cầu nối giữa công tác hành chính tư pháp và hoạt động xét xử, đảm bảo tính hợp pháp và tính khách quan của hồ sơ tố tụng. Mặc dù thực hiện chức năng hỗ trợ và chịu sự phân công của Chánh án, vị trí này trong tố tụng hình sự lại mang tư cách chủ thể tiến hành tố tụng, đồng nghĩa với việc họ phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý độc lập rất cao, bao gồm cả khung hình phạt nghiêm khắc có thể truy cứu trách nhiệm hình sự. 

Mọi thắc mắc quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến số Hotline: 1900.6162 để gặp luật sư tư vấn trực tiếp giải đáp các thắc mắc. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!